テレワーク導入時の注意点とは？
新型ウイルスコロナの影響により、テレワークを導入するケースが増えています。
また働き方改革の一環として、今後もテレワークが導入された点数は増えていくものと思われます。
この記事では テレワーク導入時の注意点など紹介していきます。
目次
テレワークを導入しやすい業界・業務
テレワークと一言でいっても、導入しやすい業界・業務としにくいものがあります。
導入しやすい業界・業務
プログラマーやWＥＢデザイナー、システムエンジニアなどはICTツールがあれば、在宅でも十分仕事ができます。
また事務作業やコールセンターなどもシステムがしっかりとしていれば問題ありません。
また営業はできる業界もあるのではないでしょうか。
導入しにくい業界・業務
製造業や生産業、接客業はテレワークでは容易ではありません。
また販売業はネット販売でないと無理なので、業務としては成り立たないでしょう。
テレワークを導入するために必要なこと
テレワークを導入するためには、以下のものが必要になります。
- パソコン（タブレット、スマートフォンなど）
- ウェブ環境
- テレワーク導入システム
- オンライン会議ソフト
パソコン（タブレット、スマートフォンなど）
まずテレワークをするにはパソコンが必要になります。
タブレットやスマートフォンでもできないわけではないですが、仕事という観点であればパソコンがあるのが望ましいでしょう。
現在多くの人がパソコンを所持していると思いますが、個人のパソコンを会社のテレワークに使うことは望ましいことではありません。
そのためテレワーク利用者分のパソコンを、会社が準備する必要があります。
もし自宅のパソコンなどを使う場合、個人情報の管理やセキュリティ上に問題があります。
そもそも公私混同しているといった考え方もできます。
ウェブ環境
テレマークをする上では特に Web 環境が重要です。
ウェブ環境が安定していないと、安定した通信ができず会議中に何度もネットが切断されてしまうということもあります。
また動画などを共有する場合など、ウェブが環境より重要になります。
テレワーク導入システム
会社でテレワークを導入する場合は、テレワーク導入システムを使うことがおすすめです。
テレワークに必要な機能は全て備わっており、会社の業務に合ったシステムを選ぶことができます。
オンライン会議ソフト
現在様々なオンライン会議ソフトがあります。
それぞれの特徴があり、新型ウイルスコロナの影響もありオンライン会議ソフトの需要は高まっております。
テレワークのメリット
人材の確保・離職抑制
育児や介護と仕事の両立を考えている人材を確保したり、引き止めたりするためにテレワークの活用が有効です。
前述の「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」におけるテレワーク活用と従業員数の増減（直近3年間）に関するデータによると、テレワーク未導入企業では0.6%の従業員減となっているのに対してテレワーク導入企業では12.1%増となっています。
業務プロセスの革新（生産性向上、ペーパーレス化、情報の共有化）
テレワーク導入をきっかけに、情報の共有やペーパーレス化への対応など業務プロセスが整備されます。
新たなツールの導入や業務フローの改善などにより、生産性の向上につながります。
コストの削減
オフィスを拡張せずに人員を増やすことが可能なことや交通費の支給しなくても済むことなどから、コスト削減効果もあります。
ペーパーレス化や業務効率化に成功すればさらにコスト削減効果は大きくなります。
非常時の事業継続性の確保
大きな災害やシステムトラブルなどにより本社が機能不全に陥ってしまった際に、在宅や遠隔地で働くテレワーカーによって被害や影響を軽減することができます。
企業イメージの向上
さまざまな事情を持つ従業員に働きやすい環境を提供することにより、「従業員を大切にする企業」として企業イメージをアップさせることができます。
テレワークを導入する時の注意点とは
次にテレワークを導入するときの注意点を説明していきます。
特にあげられる注意点は、以下の内容となります。
- 勤怠管理が難しい
- ネット環境の充実
- セキュリティ対策
- モチベーションのあげかた
- コミュニケーションの取り方
勤怠管理が難しい
出社することがないので、勤怠管理が難しくなります。
タイムカードを押してる場合でも、勤怠管理システムを使ってパソコンのログイン時間なので管理していた場合でもテレワークの場合はこれらが使えなくなります。
基本的に自己申告なので、筋トレ完了することが難しくなるのです。
また逆に深夜などでも仕事をする人が出てくると、残業代の管理も容易ではありません。
ネット環境の充実
社内であればネット環境を整備するのは、さほど難しいことではないですが自宅のネット環境を変えることは容易ではありまえん。
インフラネットなどをうまく使う必要があるでしょう。
セキュリティ対策
セキュリティ対策も社内でしているのに比べて、テレワークの場合ははるかに難しくなります。
そこでセキュリティの強いテレワーク導入システムを選ぶことをおすすめします。
独自にセキュリティ対策を導入するのは簡単ではありません。
このように浸透しつつあるテレワークですが、メリットがある一方で、情報漏えいやコンピューターウイルス感染のリスクも含んでいます。
情報のやり取りに社外のネットワークを利用したり、カフェやコワーキングスペースといった従業員以外の第三者が立ち入ることのできる場所で作業を行う場合があるからです。
実際に以下のようなセキュリティ被害が発生しています。
- 個人情報が記録されたUSBメモリの紛失
- フィッシングサイトへの誘導
- Web会議システムの認証情報への攻撃
機密性の高い情報が社外へ出てしまうとサイバー犯罪などのケースで企業が事実上の被害者となる可能性が大いにあります。
また、クライアントや雇用している社員に対して加害者にもなってしまったりするため、社会的な責任を問われるおそれがあることも事実です。
企業としては今後ますます、テレワーク環境を前提としたセキュリティ対策を強化していく必要があるでしょう。
しかし企業の体制や求められるセキュリティレベルは多岐にわたりますので、全ての企業に共通する「この製品を導入すればセキュリティ問題が全て解決する」という指針は存在しません。
それでは、安全にテレワークを運用するために各企業が注力すべきポイントは一体何なのでしょうか。
テレワークの実施で求められるのは「総合的なセキュリティ対策」
情報漏洩やウイルス感染など多様なリスクがあるテレワークの安全性を担保するには、「総合的なセキュリティ対策」が欠かせません。
総務省の「テレワークセキュリティガイドライン 第４版」では、「ルール・技術・物理」といった3つの観点からバランスの良いセキュリティ対策を実施する重要性が指摘されています。
モチベーションのあげかた
自宅一人で仕事をすることになるので、モチベーションを上げるのが簡単ではありません。
社内であればすぐに人に聞けることでも、自宅ではそうはいきません。
また周りに誘惑するものが自宅では多く、モチベーションをあげる方法は各自工夫をする必要があります。
コミュニケーションの取り方
オンライン会議以外は、チャットや電話でのコミュニケーションとなります。
現在では資料を共有するなど、さまざまなツールがありますが、それでも実際に会うことと比較をしたらコミュニケーションの質は落ちてしまいます。
表情が伝わったら伝えやすいことでも、テレワークの場合はきちんと言葉で伝える必要があります。
ＷＥＢ会議は表情が伝わりますが、会うことと比べると伝わりづらいのがほとんです。
テレワーク助成金とは
現在日本政府では、新型ウィルスコロナ影響もありテレワークの定着や促進を進めています。
新型ウイルスコロナの影響以外にも、働き方改革として残業対策や地方での仕事の促進などテレワークを促進する理由はさまざまです。
そこでテレワークを促進するための助成金を発表しています。
まず助成金対象の事業者は以下のような状況となっています。
- 常時雇用する労働者が2人以上999人以下で、都内に本社又は事業所を置く中堅・中小企業等
- 都が実施する「2020TDM推進プロジェクト」に参加していること
- 都が実施する「テレワーク東京ルール実践企業宣言制度」に登録していること（実績報告時まで）
助成限度額・助成率とは
事業者の規模（常時雇用する労働者数） 助成金の上限 助成率 30人以上999人以下 250万円 2分の1 2人以上30人未満 150万円 3分の2 申請方法
申請方法は郵送もしくは電子申請となっています。
申請受付期間
令和3年5月10日（月曜日）から令和3年12月24日（金曜日）まで
引用：東京しごと財団
まとめ
新型ウイルスコロナの影響、また働き方改革により今後もテレワークを導入する企業は増えるでしょう。
しかしセキュリティや勤怠管理など、そもそもテレワーク導入に向かない業界など、問題点は残されています。
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