システム導入後運用する時の注意点とは

システムは導入前に準備することが多く、システム導入が完了すると一安心してしまうのではないでしょうか。

しかし実際には導入後の運用も重要です。

運用後に効果がないとシステム導入した意味がなくなり、場合によっては他のシステムの導入なども考える必要もでてきます。

それではシステム導入後運用するときの注意点をご紹介していきます。

 

システム導入後にすること

それではまずシステム導入後にするべきことを説明していきます。

システムは導入することが目的ではなく、全従業員が使いこなし、業務効率をあげることが重要です。

• システムに慣れること
• 全従業員にシステムの使い方を教授すること

 

システムに慣れること

まずはシステムに慣れることが必要になります。

基準となるのは、現在やっている方法よりも手順が少なくて、なおかつ作業時間を短くできることです。

最初のうちは慣れなくても仕方ないですが、長期間たっても慣れないようであれば、システムの変更も考えないといけません。

またこうならないように、導入する前から使いやすさは十分にチェックするようにしてください。

システムに強い人でなく、ほとんど知識のない方も試しておくことが重要です。

また画面の見やすさも大切な要素になります。

機能が多すぎて、どこにどのボタンがあるかなどわかりづらいシステムはあまりおすすめできません。

 

全従業員にシステムの使い方を教授すること

まず担当者がシステムを完全に使えるようになったら、次に全従業員にシステムを使えるようにしてもらうことが大切です。

システムの良さの一つに、全従業員が情報を共有できることがあげられます。

しかし一部の担当者だけがシステムを使えても、結局は情報を共有することができません。

 

 

システムを運用しはじめてからすること

システムの運用を始めると、以下のようなことをする必要があります。

• 定期的に使い勝手を確認する
• 効果測定を行う
• システムの保守作業をチェックする
• システムを運用してから注意したいこととは

 

定期的に使い勝手を確認する

システムを導入する理由の一つに、業務効率化の向上があげられます。

しかし従業員がシステムを使うのに苦労をしていては、かえって業務の時間がかかってしまったり、手間がかかります。

そこで定期的に従業員に使い勝手を確認して、フィードバックをもらうことが重要です。

担当者だけでなく、全従業員が見やすいようなシステムであることが必要です。

もし誰が使っても使いやすいシステムであったら、新しい従業員が入ってもすぐに引継ぎをすることができます。

また新しい従業員によって、さまざまなデータをシステムで確認することができるので、新しい職場になじみやすいメリットがあります。

 

効果測定を行う

使い勝手以外にも、システムがどのような効果をもたらしているのか効果測定を行うこともおすすめします。

効果測定をしないと、費用対効果を出すことができずシステムを導入して良かったかもわからないのです。

 

システムの保守作業をチェックする

システムは一度開発をしたら、いつでも確実に動作をするわけではありません。

通常通りに動作をしなくなるケースもあります。

システムはさまざまな業務をまとめてできるメリットがある反面、使えなくなったらさまざまな業務に影響がでてきまします。

そのため定期的な点検など保守作業は重要です。

社内ですることもありますが、基本的にはシステムを導入してもらうたとき、保守作業までサービスを確認をすることが重要です。

 

システム運用とは

あらためてシステム運用とはどのようなことをするのでしょうか。

具体的にいえばITシステムにおいて円滑に作業をできるように、システムの状態を確認することをいいます。

 

システムを運用してから注意したいこととは

システムを運用してから、以下のように注意したい点があります。

• データのバックアップ
• 不安があったらすぐにベンダーに相談する
• セキュリティ対策
• 費用対効果が悪ければ見直しも必要

 

データのバックアップ

ITシステムは便利ですが、思ったような動きがしなくなることがあります。

データが出さなくなることもゼロではありません。そこでデータのバックアップは常にとっておくことが重要です。

システムを導入する時に、データの保護に関しても相談しておくと、運用後も楽になります。

 

不安があったらすぐにベンダーに相談する

ちょっとでもシステムの動きがおかしいなど、不安になった場合はすぐにベンダーに相談することが重要です。

またいつでも相談できるベンダーを選ぶことも十分頭にいれてください。

 

セキュリティ対策

従業員全員がみられるといっても、管理画面など経営者だけがログインできるなどの設定は必要です。

逆にシステムを導入することにより、不正につながってしまうケースがあります。

また誰がログインしたかなども確認できるようにしたいものです。

また外部から侵入のケースもあります。そのためにシステムを導入する時にセキュリティ対策に関しても聞いておくことが大切です。

 

費用対効果が悪ければ見直しも必要

定期的に費用対効果を確認し、悪い時期が続けばシステムを利用すること自体見直しが必要になるケース、もしくは違うシステムを導入する必要があるケースもあります。

 

 

まとめ

システムは導入したら終わりではありません。

従業員全員が使いやすくするために教育が必要であったり、また使いやすさなどの意見をまとめることも必要です。

従業員が使いづらいシステムであったら、かえって業務効率化どころか長い時間かかってしまいます。

費用対効果も定期的に確認をするようにしてください。

長期スパンで費用対効果が出ない場合は、見直しを考える必要があります。

最後にこのようなことがないように、費用対効果のシミュレーションやお試しで従業員が使ってみるなど事前準備によって、導入後にすることが変わってきます。

 

 

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