バックオフィスの生産性向上支援するITベンダー6選

「バックオフィス」という用語を聞いたことがありますでしょうか？「バックオフィス」は、企業・団体の事業部・部門のなかで、お客先様に対応する部門・製品を製造する本業の中核を担う事業部・部門を支援する間接的な業務を行う事業部・部門のことをいいます。

言い換えると間接部門・管理部門・事務部門・スタッフ部門等と呼称されます。

近年「バックオフィスの生産性はなぜ上がらないままなのか」と注目されています。

最新のIT技術・IoT・AI（人工知能）の飛躍的進歩により、フロントオフィス（バックオフィスの対義語です。）の生産性は向上しています。

バックオフィスの生産性が向上しない理由のひとつが「勤怠管理」といわれています。

従来、従業員の出退勤管理は「タイムカード」を使用していました。

月初めに「タイムカード」を収集して勤務時間を計算します。

残業時間・深夜勤務・休出勤務を計算して給与システムに入力します。

その後、社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税を計算し、給与明細表の発行、給振データ作成します。

12月には年末調整、年明けには市区町村ごとに住民税を納付します。

それぞれがリンケージしていないので「勤怠管理」～「納税」までの人力には膨大な工数と担当者を抱えています。

現在は、出退勤時は「ICカード」で管理しています。

その出退勤データを人事・給与システム・財務出納システムと連携することで、バックオフィスの生産性が向上するはずです。

これから、「バックオフィス」とは何か？効率化させるメリット・方法の紹介と、支援するITベンダーを紹介していきます。

 

 

 

１．バックオフィスとは何か？

「バックオフィス」は、経理や人事、総務など、「基本的に顧客と関わることがない職種や業務」「製造工場等で製品を製造しない業務」「非プロフィット業務」の総称です。

企業・団体の「バックオフィス」に該当する事業部・部門と業務を紹介していきます。

法務部門は、企業・団体の契約業務・コンプライアンス等を担当します。

経理・会計・財務部門は、企業・団体会計・予算管理・資産運用・出納理等を担当します。

人事・労務部門は、人材採用・人事異動・労働環境・社会保険等を担当します。

総務・庶務部門は、社内の設備・備品の管理・社内規定の整備、社内行事の運営・株主総会等を担当します。

情報システム部門は、基幹システム・サブシステムの運用・保守・社内外のネットワーク・イントラネット環境・セキュリティー対策等を担当します。

また、お客先様・仕入先様と直接やり取りが発生する営業・購買やカスタマーサポート、マーケティング等は、フロントオフィス（プロフィット部門）と称されます。

企業・団体は直接利益を生み出すフロントオフィス業務を注視され、有益に基づくインセンティブ報酬が支給されるケースがある花形部門です。

そのなかで、「バックオフィス」業務がないと企業・団体の活動は成立しません。

「バックオフィス」業務は、企業・団体の活動の柱となる「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の経営資源を管理する役割があり、経営層と密接に関係しています。

「バックオフィス」の生産性が向上することで、企業・団体の経営資源を最大限に活用することができます。

そのため、「バックオフィス」業務改善・高位な精度の経営判断を支援することができるのです。

 

 

２．バックオフィスを効率化させるメリット

「バックオフィス」を効率化させるメリットを紹介します。

第1に経費削減につながります。

「バックオフィス」業務の効率化は、人件費・固定経費の削減につながります。

たとえば、受付嬢を配置せずにICT対応機器に置き換えると人件費の削減ができます。

出退勤管理がオフライン型のタイムカードを使用しているときは、ICカードの出退勤ソリューションに置き換えると給与計算、会計の自動仕訳までリンケージできるので、大幅な人件費経費を削減することが可能です。

第２に生産性の向上につながります。

たとえば、勤務日報などの定型化された業務をIT化する・旅費交通費の申請をIT化することで、紙媒体の精査・管理をする人件費が不要になります。

フロントオフィス部門の担当者は業務日報・旅費交通費を起票する工数が削減できるので、本来業務に専念することができます。

第３に人為的なミスの軽減につながります。

従来は、手書きで起票した紙媒体の内容を操作員がデータ入力をしていました。

さらに入力データを第三者が入力原票と入力結果を精査する工数が必要でした。

データ発生源で入力することで、後工程が削減できます。

さらに入力ミスをして、やり直す工程が不要になります。

 

 

３．バックオフィスを効率化させる方法

「バックオフィス」を効率化させる方法を紹介します。

第１に「バックオフィス」業務をアウトソーシングします。

「バックオフィス」業務をアウトソーシングすれば、人件費の削減・専門的なスキルをもつ従業員が不要になります。

たとえば、ITスキルの高い技術者・法務担当に司法試験の有資格者を雇用する必要がありません。

アウトソーシングは固定の削減ができますが、社内の個人情報・機密情報を委託先に提供するので、情報漏洩のリスクがあります。

委託先のセキュリティー対策を見極めて選定しましょう。

第２にクラウドシステムの導入です。

「バックオフィス」業務は、勤怠管理・人事管理・給与管理・財務会計・CRM等をクラウド・コンピューティングサービスに置き換えることができます。

置き換えたクラウド・コンピューティングサービスと既存の基幹システムとの連携をすれば情報の一元管理化ができます。

クラウド・コンピューティングサービス導入はインターネットを介しますので、上記と同様にセキュリティー対策を見極めましょう。

第３にAI（人工知能）による自動化です。

AI（人工知能）は蓄積したビックデータを集計・分析して機械学習（ML）をします。

その結果を基に業務の最適化を目指します。

人材採用業務・経理の請求書・領収書等の自動仕訳業務をAIに置き換えて効率化を図れます。

 

 

４．バックオフィスの生産性向上支援するITベンダー6選

「バックオフィス」の生産性向上支援するITベンダー6選を紹介します。

その１「freee会計・経理サービス」です。

「freee会計・経理サービス」は、東京都品川区のfreee株式会社が提供するクラウド・コンピューティングサービスです。

クラウド型会計ソフトのシェアNo.1といわれています。

特徴は、会計・簿記の知識がなくても直感的に使えるように設計されています。

また、経費精算業務等のサービスも充実しいて「バックオフィス」業務を総合的に支援するソリューションです。

チャットサポート機能があります。

公式URL　https://www.freee.co.jp/

その２「MFクラウド会計」です。

「MFクラウド会計」は、東京都港区の東京都港区の株式会社マネーフォワードが提供するクラウド・コンピューティングサービスです。

特徴は現金出納帳、総勘定元帳等の帳票を自動作成します。

経理作業を大幅に短縮することができます。

また、請求書作成・給与計算・マイナンバー管理等のサービスも充実しています。

オールインワンで導入をすると総合的な「バックオフィス」支援が可能になります。

公式URL　https://biz.moneyforward.com/

その３「弥生会計」です。

「弥生会計」は、東京都千代田区の弥生株式会社が提供するクラウド・コンピューティングサービスです。

パッケージ型の製品で高名な「弥生会計」のクラウド型です。

特徴は、経理の初心者が必要項目・金額を入力すると取引入力ができます。

その結果が損益計算書に反映されます。

確定申告・決算業務まで幅広く対応します。

公式URL　https://www.yayoi-kk.co.jp/lp/

その４「楽楽明細」です。

「楽楽明細」は、東京都渋谷区の株式会社ラクスが提供する業務代行サービスです。

特徴は、請求書・納品書・支払明細書等の帳票の発行が可能です。

さらに、Web経由・メール・郵送の発送形態に対応しています。

公式URL　https://www.rakurakumeisai.jp/

その５「ジョブカン経費精算」です。

「ジョブカン経費精算」は、東京都渋谷区の株式会社 DONUTSが提供するクラウド・コンピューティングサービスです。

特徴は、経理業務全般を自動化する経費精算システムです。

経費申請の包括管理および自動仕訳・振込データを作成します。

ヒューマンエラー削減を図ることができるソリューションです。

公式URL　https://ex.jobcan.ne.jp/

その６「SmartHR」です。

「SmartHR」は、東京都港区の株式会社SmartHRが提供するクラウド・コンピューティングサービスです。

特徴は①勤怠管理・給与計算を連携させた仕組みを提供します。

②会計システム全般をサポートしているので、上記①の業務を包括的に統合した運用ができます。

③機能追加で人材マネジメントソリューションがあります。

公式URL　https://smarthr.jp/

 

 

まとめ

「バックオフィス」は、企業・団体の会計・経理・財務・人事・総務・庶務・法務・情シス等、企業・団体の社内業務を担う重要な部門です。

慢性的な人材（人財）不足・多様化された働き方の課題があるなかで、「バックオフィス」業務の生産性向上が求められています。

「バックオフィス」の生産性向上には、クラウド・コンピューティングサービスやアウトソーシング等に置き換え方法があります。

事前にROIを見極めてから検討をしましょう。

※注意事項があります。

外部システムへの置き換えは、企業・団体が導入している基幹システムに影響することがあります。

影響を精査して導入することをおすすめします。

 

 

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