テレビ会議システムを推進する開発パートナー選びのポイント

2019年末に始まった新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、政府首脳・都道府県知事から在宅勤務・リモートワーク・テレワークの要請がありました。

そのため、企業・団体は社内外の会議を「テレビ会議システム」「オンライン会議システム」「インターネットWeb会議システム」など、集合して対面しない会議システムの導入を推進しています。

ところで「テレビ会議システム」「オンライン会議システム」「インターネットWeb会議システム」と聞くと、会議出席者がモニター画面を介して議論する・離れた場所同士をつないで会議をする仕組みです。

これから「テレビ会議システム」について紹介をしていきます。

「テレビ会議システム」は、会議室などにテレビ会議用の専用機材を設置します。

予め設置工事を行った専用機器を設置した場所間でのテレビ・ビデオ通話をする仕組みです。

企業・団体は複数拠点・複数の事業所・生産工場を結んだ会議で利活用しています。

これから「テレビ会議システム」を紹介していきます。

 

 

１．テレビ会議システムとは何か？

「テレビ会議システム」は、会議出席者がモニター画面を介してリアルタイムで議論する遠隔地を接続した通信インフラを介した会議をする仕組みです。

「テレビ会議システム」は全世界の支店や事業拠点で就業している従業員・お取引先様とコミュニケーションが取れることができます。

出張費用・外出コスト・移動時間が削減できます。

パソコンやタブレット端末を利用する仕組みとは異なり、テレビ会議専用ハードウェア・帯域保証された回線を利用します。

そのため、拠点間の接続障害や不正侵入などの不具合が発生しません。

遠隔地間のコミュニケーションの質を保持した仕組みです。

「テレビ会議システム」は高画質・高音声で会議出席者の表情をうかがうことができる微細なシーンを伝達できます。

会議室で論議をしている臨場感のある会議システムです。

 

 

２．インターネットWeb会議システムと何が違うのでしょうか？

前章で紹介しましたが、「テレビ会議システム」「インターネットWeb会議システム」など、集合して対面しない会議システムの技法がありますが、「テレビ会議システム」「インターネットWeb会議システム」とは何が違うのでしょうか？

これから「テレビ会議システム」「インターネットWeb会議システム」の相違点を紹介します。

下記の比較表を参照してください。

	テレビ会議システム	インターネットWeb会議システム
費用	高額	低額
機材	専用機材	パソコン・タブレット・スマートフォン
場所	機器を設置工事した会議室	不問・インターネットが接続できるところ

「テレビ会議システム」は会議室に専用機材を設置工事して利用します。

「インターネットWeb会議システム」はインターネットに接続できるパソコン・タブレット端末等があれば、クラウド版のWeb会議システムが利用できます。

これから、「テレビ会議システム」導入のメリット」を紹介します。

 

 

３．テレビ会議システム導入のメリット

「テレビ会議システム」導入のメリットを紹介します。

第1に移動にかかる時間と交通費を削減します。

たとえば、企業・団体の「経営会議」を開催するために、海外の拠点・国内の拠点から取締役・執行役員・監査役を一か所に集合したとき、航空券・新幹線の交通費と宿泊代を合計すると高額な費用がかかります。

また、重役の移動ですから秘書や添え人の同行があり得ます。

大会議室の会議から「テレビ会議システム」に移行したことで、年間約1,000万円の経費削減が成功しました。

第2に迅速な意思決定が可能になることです。

「経営会議」「役員会議」の重要な会議をタイムラグが無く迅速な意思決定が可能になります。

また、緊急事態や不測自体が生じたとき、リアルタイムで会議開催が行えます。

第3に遠隔地にいる会議参加者のコミュニケーションが向上します。

「テレビ会議システム」導入によって、面識のない遠隔地の事業所の会議参加者や海外拠点の会議参加者が対面会議をする機会がありません。

しかし、新製品のプロジェクト会議などを「テレビ会議システム」を使用することで、対面会議に近い会議を開催することができます。

遠隔地を接続するツールはメールやFAXでの文書交換だけ進めることをせずに、対面に近いコミュニケーションをとることで意思決定の迅速化と生産性が向上するようです。

第4に会議に限定せずに用途は多様です。

「テレビ会議システム」は対面会議に近い仕組みです。

会議室等に専用機器を設置して設備を会議に限定するだけでは、効率的に「テレビ会議システム」を活用しているとはいえません。

会議に限定せず「研修」「教育」を目的にした用途も可能です。

双方向の学習・社員研修が可能になります。

毎年4月から数ヶ月間行う新入社員研修にも活用できます。

全国の新入社員を拠点に集合させる費用が削減できます。

第5に災害時のコミュニケーションがとれます。

「テレビ会議のシステム」は、専用の回線を使用するので安定した通信環境です。

地震・台風等の災害時に不通になることはありません。

被災地の現状報告や支援体制を迅速に決定することができます。

 

 

４．テレビ会議システム導入の失敗事例

「テレビ会議システム」導入の失敗事例を紹介します。

第1に会議室がいつも予約されているので緊急時に活用できないことです。

新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、企業・団体は社内外の会議を「テレビ会議システム」に移行しています。

そのため会議室はいつも予約されていて、急な会議ができません。

会議内容に優先順位を付与するか、「インターネットWeb会議システム」で凌ぎましょう。

第2に海外拠点との通信がうまくいかないことです。

「テレビ会議システム」は安定した通信環境が魅力です。

しかし、海外拠点との通信インフラは専用回線ではありません。

そのため、会議中に通信障害を生じることがあるようです。

接続前に他社の事例や通信の安定性に関する情報を確認してからすすめましょう。

第3に「テレビ会議システム」機器が日々進化しています。

「テレビ会議システム」のハードウェア・セキュリティー対策は飛躍的な進歩をしています。

導入した時期と比較すると、基幹システムのハードウェア・セキュリティー対策とスペック差が生じるようになるケースが散見されます。

「オンライン会議システム」は会議室に機器設置工事をするので、パソコン・タブレット端末のようにすぐに買い替えることはできません。

機能・使いやすさ・バージョンアップの可否を比較検討してから導入しましょう。

第4に「テレビ会議システム」機器操作に手間取り、会議ができないことがあります。

在宅勤務・テレワーク勤務要請で「テレビ会議システム」を導入しても、機器の操作が煩雑なときシステムが起動しないケースがあります。

本部からリモートで起動できるシステムを導入することを選択肢に入れましょう。

無駄にした時間は戻ってきません。

 

 

５．テレビ会議システムを推進する開発パートナー選びのポイント

「テレビ会議システム」を推進する開発パートナー選びは、複数のメーカーからの最新機器の相見積もりをとりましょう。

前章で紹介しましたが企業・団体の事業所に設置する「テレビ会議システム」は各拠点に機器設置工事と専用通信回線敷設工事を要します。

見積もりには、本体ソリューションとは別に運用保守の見積もりを同時に取りましょう。

（本体・サポート体制をまとめた見積もりでも構いません。）また、導入事例を多く有している大手電機メーカー・ITベンダー企業・通信インフラメーカーであることを基準として選択してください。

見積価格が安価であることでパートナー企業を選択することも良いと思いますが、各拠点をサポートできる運用保守サービスが充実しているパートナー企業であることを重視してください。

全国的な運用保守サービス体制を有するパートナー企業でないと、安定した「テレビ会議システム」の利活用ができません。

また、現在の社内通信インフラの設置を請け負った大手電機メーカー・ITベンダー企業・通信インフラメーカー住宅設備機器メーカーに相談してみることをお勧めします。

 

 

まとめ

「テレビ会議システム」は最新のシステムを導入しましょう。

システムの進化においていかれないよう、最新のシステム製品を選びましょう。

近年では、企業・団体の経営形態に沿ったようにカスタマイズできるシステムがあります。

多くの製品を見比べてみることをおすすめします。

 

 

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