テレワークでおすすめのツールとは？
新型コロナウィルスの流行に伴う緊急事態宣言により、地域により差はあれど、多くの企業がテレワークを導入せざるを得ない状況となりました。
2021年3月に経済産業省が公開した「コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ」では、最も多い時で、大企業では4.5日/週、中小企業では3.6日/週の頻度でテレワークを導入していたと報告されています。
また、同調査では、ポストコロナにおいて、実に約8割の従業者がテレワークの継続を希望していると報告されています。
一方で、「職場勤務と比較してテレワークの生産性が低い」と労働者の82%、法人に至っては92%が回答しています。
この記事では、テレワークの課題・メリットを整理した上で、必要なツールを紹介します。
テレワークとは
テレワークとは「Tele（離れた）」と「Work（働く）」を組み合わせた造語であり、時間や場所の制限を受けずに働く柔軟な働き方のことを指します。
テレワークの種類
テレワークには大きく以下の2つの働き方があります。
- 在宅勤務
- サテライトオフィス勤務
在宅勤務
在宅で主にネットワークを通して会議をしたり、作業を共有するするなどの方法で仕事をしていきます。
基本的に出社しないのですが、月に1度のみなど出社するケースもあります。
通勤時間がないので時間にゆとりができ、ライフワークバランスにすぐれています。
しかし逆にコミュニケーションがとりづらいなどの問題点もあります。
サテライトオフィス勤務
サテライト・オフィスは、一部の従業員にとって本社よりも通勤しやすい場所に建てられたオフィスです。
そのため、多くのサテライトオフィスは非常に小さく、数人が仕事をするのに十分なスペースと通信環境を備えているケースが多いです。
サテライトオフィス勤務もテレワークの一種といえます。
テレワークのメリット
テレワークは企業・従業員・社会に対して大きなメリットを与えます。
従業員、そして企業側それぞれのメリットを説明していきます。
従業員にとってのメリット
まずは従業員にとってのメリットを説明していきます。
テレワークをすることで、多彩な働き方をできるようになります。
- 多様な働き方の実現
- ワークライフバランスを提供できる
- 災害などからの安全確保
多様な働き方の実現
テレワークを導入することで、従業員は自分のライフスタイルに合わせた働き方を選択できるようになります。
例えば育児や介護などでフルタイムで出社することが難しい場合には、在宅勤務をすることで、空いた時間のみ自宅で作業をすることができます。
このようにテレワークの導入は、採用する側も通勤を意識しないでいいなどとメリットがあります。
ワークライフバランスを提供できる
テレワークは通勤が必要なく、従業員は自分の時間をより自由に使えるようになります。
残業時間や通勤時間を削減できるため、家族とゆったりとすごしたり自分をスキルアップさせるためにスクールに通うなどさまざまなことができるようになるため、理想とするワークライフバランスを実現できるようになるでしょう。
災害などからの安全確保
感染症や地震、台風などの災害発生時においても、テレワークはメリットがあります。
外出することなく業務が行えるため、感染症の感染リスクを下げられたり、自然災害発生時にも安全な場所から業務を行えたりと、安全確保に大きな影響を与えます。
企業にとってのメリット
テレワークは従業員にとってだけでなく、企業にとっても以下のようなメリットがあります。
- オフィス賃料・交通費などのコスト削減
- 企業イメージの向上
- 人材確保
オフィス賃料・交通費などのコスト削減
コスト削減もテレワークの大きなメリットです。
会社に出社する社員が減ることになるためオフィスを小さくしたり、交通費を削減することができるようになるため、毎月の固定費削減が見込めます。
企業イメージの向上
テレワークの導入は働き方改革へもつながり、残業を減らし社員のライフワークバランスにもつながるのです。
政府は働き方改革やライフワークバランスを推奨していることからも、企業イメージの向上につながります。
人材確保
出社する必要があれば、通勤できる人材を採用するしかありません。
しかしテレワークであれば日本全国から人材を採用することができるのです。
日本は高齢化社会で少子化であることから、人材不足が問題になっています。
そこでテレワークを導入することで優秀な人材を確保できるのです。
テレワークでおすすめのツール
それではテレワークにおすすめのツールをご紹介していきます。
WEB会議ツール
テレワークに必須なのは、WEB会議ツールです。
特におすすめのWEB会議ツールをご紹介していきます。
- ZOOM
- Google Workspace
- Skype
ZOOM
Zoomは、いつでも、どこでも、どの端末からでも複数人での同時参加が可能なWeb会議システムです。
- 画面共有（資料共有）機能
- ホワイトボード機能
- 録画機能
- アンケート/投票機能
Web会議システムは、Microsoft TeamsやGoogle Meet等、多数のグローバル大手企業がプロダクトを提供している領域です。
その中でも独自の配信技術により実現されている音声・映像の質の高さが特徴のソリューションです。
Web会議を行う上で、最も重要ポイントにおいて最高品質の体験を提供している事がZoomの強みであると言えるでしょう。
金額は無料から利用可能ですが、3人以上が参加する場合40分の時間制限があります。
時間制限無しで利用したい場合には、1人あたり月額2,000円のプロプランの契約がおすすめです。
Google Workspace
Google Workspaceは、Googleが提供しており2020年10月に「G Suite」からリニューアルされました。
グループウェアの代表的な機能としては、以下が挙げられます。
- 電子メール機能
- ファイル共有機能（ストレージ機能）
- スケジュール管理機能（カレンダー既往）
- チャット機能
- ワークフロー機能（承認機能）
一般的なグループウェアの機能以外にも、以下の機能を有しています。
- ドキュメント機能（Google Document）
- プレゼンテーション機能（Google Slide）
- 表計算機能（Google Spreadsheet）
- アンケート機能（Google Form）
- Web会議システム（Google Meet）
Skype
Skypeの通話は無料で無制限です。
いつでも、どこでも、無料でSkypeを使うことができます。
Skypeではグループを作成してビデオ通話も可能です。
ファイルの容量に制限がないので、テレワークでのオンライン会議に使うことができます。
もうひとつの優れた機能は、Skypeを使って相手とチャットしているときに、テキストメッセージを送信するオプションがあることです。
コメントボックスの下にあるスターボタンをクリックすると、テキストを追加して送信することができます。
Skypeの最大の強みは、セキュリティとプライバシーです。
送信されるすべてのデータを暗号化することで、ユーザーの身元と通信内容を保護します。
テレワークに便利なソフト
テレワークでは以下のようなソフトもよく利用されています。
それぞれの特徴を説明していきます。
- Stock
- Dropbox
- Google Drive
Stock
「チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒」こんな方におすすめなのがStockです。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
Dropbox
共有したいdropbox上のデータは、リンクとして共有できるので、簡単にファイル共有を行えます。
また、フォルダ権限の管理も可能なので、共有相手の制限ができます。
ビジネスプランの場合以下のように4つの料金形態があります。
Professional(個人)(1ユーザー・¥2,000/月)
Standard(1ユーザー・¥1,250/月)
Advanced(1ユーザー・¥2,000/月)
Enterprise (要問い合わせ)
それぞれ、ファイルのアップロード容量とセキュリティ面に違いがあります。
Google Drive
Google Drive内に保存されている「フォルダ」や「ファイル」は、それぞれのリンクを渡すだけで共有ができます。
また、「閲覧のみ」「編集可能」の権限設定もすることが可能です。
15GBまでの容量なら、誰でも完全無料で利用することができます。
15GB以上を利用する場合は料金が発生します。
まとめ
テレワークは新型ウイルスコロナの対策だけでなく、働き方改革の一環として今後も需要が高くなっていくことでしょう。
そこでテレワークをスムーズに進めるために必要なツールをご紹介してきました。
テレワークをご検討されている方は、ぜひこれらのツールを使ってみてはいかがでしょうか。
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