ビジネスチャットを導入支援する開発パートナー選びのポイント

「ビジネスチャット」というIT用語を聞いたことがありますでしょうか？ 「ビジネスチャット」は、インターネット上でビジネスに必要なコミュニケーションを円滑にするツールのことです。

「ビジネスチャット」は、場所と時間を気にせずにコミュニケーションを取ることができるツールです。

市場に流通している「ビジネスチャット」ツールは、セキュリティー対策が強化されたことと、在宅勤務・テレワーク・リモートワークによる働き方の多様化で、導入する企業・団体が増加しています。

個人ユースのチャットツールと「ビジネスチャット」ツールと何が違うのか、よくわからない方々がいらっしゃるのではないでしょうか？

これから「ビジネスチャット」とは何か？「ビジネスチャット」の機能、メリット・デメリットを紹介していきます。

 

 

１．ビジネスチャットとは何か？

「ビジネスチャット」は、企業・団体がインターネット環境・イントラネット環境下において業務上必要なコミュニケーションを効率化・活性化させるツールのことを示します。

「ビジネスチャット」はテキストデータ（文字データだけのファイルです。）のリアルタイムコミュニケーション手段で、SNSなどの手軽さにより、円滑なコミュニケーションを取ること実現できます。

個人ユースのチャットサービスは普及がすすんでいています。

また、大手のITベンチャー企業・ITベンチャー企業が製品をリリースしています。

近年は、ビジネスユースに特化したチャットサービスを導入する企業・団体が増えています。

チャットサービスの機能としては、個人ユースのチャットサービスと大きな相違点はありません。

企業・団体内の業務効率化・コミュニケーションを円滑にする目的のため、安心・安全なツールとしてのセキュリティー機能が強化されています。

また、「ビジネスチャット」には、コミュニケーション機能以外に、グループ間の情報共有・タスク管理の機能もあります。

 

 

２．ビジネスチャットの機能

「ビジネスチャット」の機能を紹介します。

第1に「ビジネスチャット」ツールに搭載されている標準的な機能を紹介します。

①チャット（テキストデータの送受信）機能、②グループ作成機能（事業部・部門などをグループ化する機能です。）③音声通話・ビデオ通話機能、④ファイル（情報・データベースなど）共有機能です。

第２「ビジネスチャット」ツールによって使える異なる独自機能の一部を紹介します。

①タスク管理機能（事業部・部門などグループで共有します。）

②アラート機能、③他社のアプリケーションソフトウェアとの連携機能（制約が多くあります。）

③日報機能、④業種に応じたセキュリティー機能、⑤「既読」「未読」のマーキング機能、⑥ブックマーク機能、⑦カレンダー共有機能（全社向け・または事業部・部門などグループで共有します。）、⑧GPS機能、⑨翻訳機能です。

「ビジネスチャット」を導入する目的と範囲を明確にして、搭載機能を検討しましょう。

 

 

３．ビジネスチャットのメリット

「ビジネスチャット」を利用するメリットを紹介します。

第1に時間・場所を気にせずに利活用できます。

2020年にパンデミックを引き起こした新型コロナウイルス感染症により、在宅勤務・テレワーク・リモートワークが導入されて働き方が変化しました。

「ビジネスチャット」は多様化する働き方に順応できるツールです。

「ビジネスチャット」は、パソコン・タブレット端末・スマートフォン等の多様な端末で利活用できます。

また、Windows・Android・iOS等の多様なOSにも対応しています。

インターネット環境に接続するIT機器であれば、利活用できます。

第２にeメールより簡単なコミュニケーションを取ることができます。

eメールのメッセージ本文は、件名に「企画書をお送りいたします。」「提案書を添付いたしました。」などと入力します。

本文の文頭には「お疲れ様です」「いつもお世話になっております。」等の挨拶文を入力してから本文を入力します。

さらに、文末に送信者の署名を入力しています。

「ビジネスチャット」は面倒な件名、挨拶文、署名等が不要です。

メッセージ画面に本題を入力するだけです。

気軽に簡単にメッセージ送受信ができます。

第3に複数の利用者と同時にコミュニケーションを取ることができます。

「ビジネスチャット」上でグループの作成ができます。

グループ内の利用者と同時にコミュニケーションを取ることができ、情報共有が実現できます。

第4にリアルタイムにコミュニケーションを取ることができます。

「ビジネスチャット」の気軽に簡単にメッセージの送受信ができるので、リアルタイムでのコミュニケーションを取ることができます。

確認事項はなんでもグループ内の利用者とメッセージ送受信をします。

よくある「話したはず」「聞いてない」「知らない」の『3ナイ』がなくなります。

即答したいときはスタンプの活用ができます。

第５に作業時間の削減ができることです。

グループ内の利用者でフォルダ・ファイル・タスクの共有をすることができます。

ミーティング・会議に必要なドキュメントを人数分POする工数の削減ができます。

また、タスクを共有することで、プロジェクトの進捗状況の共有につながります。

ロスタイムを削減することで、業務の効率化を図れます。

第６に高いセキュリティー対策下でコミュニケーションを取ることができます。

「ビジネスチャット」は企業・団体が求める高位なセキュリティー対策を備えています。

「ビジネスチャット」でのメッセージを暗号化させる機能があります。

犯罪集団（者）からメッセージを守ることができます。

また、利用者のアカウント管理はシステム管理者・監督職が行います。

管理されたアカウントが付与された利用者だけが利活用できます。

その効果で、情報漏洩・データ紛失・なりすまし等の不正事象は発生しません。

 

 

４．ビジネスチャットのデメリット

「ビジネスチャット」のデメリットを紹介します。

第1にメッセージを見逃すときがあり得ます。

「ビジネスチャット」はリアルタイムの会話をテキストメッセージに置き換えたツールです。

ツールによりますが、月曜日や休暇明けに、未読のメッセージが見逃すことがあり得ます。

これは、eメールと同様で、利用者の意識改善や利用者教育で防ぐことができるでしょう。

第2に対面のコミュニケーションが減少します。

「ビジネスチャット」は会話をテキストメッセージに置き換えて、グループ内の利用者で送受信します。

隣の席の利用者も同様です。

そのため、グループ内の利用者との対面コミュニケーションが減少します。

しかし、オンラインミーティングと組み合わせことで、改善できる可能性があります。

第3に「ビジネスチャット」に慣れていない利用者がいることです。

重役・年輩社員になると「ビジネスチャット」利用に不慣れなことがあり得ます。

送信者・受信者の意図が伝達できないケースがあり得ます。

オンライン対話を併用することも検討してみましょう。

 

 

５．ビジネスチャット導入前の注意点

「ビジネスチャット」ツール導入前の注意点を紹介します。

第1に目的を明確にすることです。

今までコミュニケーションツールに課題があるときに導入を検討するケースが多いようです。

また、働き方の多様化により、導入を検討することが多いようです。

「ビジネスチャット」の導入前に目的を明確にしておきましょう。

第２に導入前に運用ルールを定めることです。

「ビジネスチャット」を導入しても「明確なルールがない」「ルールが浸透していない」ケースは、情報漏洩・データ紛失等の事象を引き起こす因子とされています。

個々の利用者に運用ルールが浸透すように、講習会・教育の仕組みを整備することが大切です。

また、グループ内にキーマンを任命すると、円滑な運用ができるようです。

第３に「ビジネスチャット」導入前・導入後の社員教育が必要です。

新しいツールの導入によって個人別に習得する期間に差を生じます。

そのため、マニュアル作成の作成が重要ですが、そのマニュアルに基づき講習会を開き啓蒙活動をすすめましょう。

定期的に講習会を開き、活用状況をヒアリングしながら操作支援をしましょう。

 

 

６．ビジネスチャットを導入支援する開発パートナー選びのポイント

「ビジネスチャット」導入は、企業・団体が導入している基幹システムとの連携は必要ありません。

しかし、「ビジネスチャット」導入の講習会記録を利用した人事・教育情報は、基幹システムや人事サブシステムのソースデータとして活用できるケースがあります。

「ビジネスチャット」機能の導入は、企業・団体が導入している基幹システムの開発パートナーに相談してみることをお勧めします。

大手電機メーカー、ITベンダー企業、ITベンチャー企業は基幹システムをする部門以外に「チャットサービス」をサポートする担当エンジニアを用意しているはずです。

現行の基幹システムを導入した開発パートナーの営業担当やプロジェクト・マネージャーに相談してみましょう。

 

 

まとめ

働き方が多様化するなかで、リアルタイムでコミュニケーションができる「ビジネスチャット」ツールのニーズは高まります。

ただし、利用目的を明確にすること・導入範囲を明確にすること、従業員の利便性を見極めて導入の検討をしましょう。

 

 

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