ファイル転送システムを導入する際の注意点

ファイル転送サービスツールとは、大容量ファイルの送受信を得意とするサービスのこと。

近年では、メールやコミュニケーションツールでファイルを交換・共有しているため、ファイル転送サービスはあまり必要ないと思われている方も多いのではないでしょうか。

しかし、これらのツールで送受信できるファイル数には限界があり、多くの場合、大容量の動画や音声ファイルの送受信はできません。

大容量のファイルをやり取りする企業は、このサービスの導入で業務が効率的になることがあります。

 

 

ファイル転送とは？

ファイル転送サービスは、ファイルの送受信が手軽にできるサービスです。

容量の大きなファイルでも簡単に送れるため、メール添付ではデータを送ることができない場合などに活躍します。

基本的にはファイルを送信する側が特定のサイトにデータをアップロードし、受信側が当該サイトにてダウンロードを行うかたちで利用されます。

このサービスを利用することによって、従来のように記憶媒体にデータを入れて物理的に情報を渡すといった共有方法をとる必要はなくなり、また、データの大きさを気にする必要もなくなります。

もちろん、送れる容量の上限値は存在するものの、メール等へ添付する場合に比べるとかなり大きなものでも問題なく送信できます。

 

 

ファイル転送システムとは？

データを取得するためには、まずデータを受け取れるサービスを用意する必要があります。

例えば、本の画像を友人に送りたい場合、友人のメールアカウントに画像をアップロードできるようなサービスにする必要があります。

多くのサービスは、特定のデータ形式を想定して作られており、どんなデータでも受け入れ可能なものは限られています。

セキュリティなどの面でも、ファイルアップロード機能があり、ファイルを保護するためにファイルサイズの制限があるファイルアップロードサービスを選択する必要があります。

また、アップロードするデータの種類なども注意する必要があります。

 

 

ファイル転送システムを導入するメリットとは？

それではファイル転送システムのメリットを説明していきます。

ファイル転送システムでは以下のようなメリットがあります。

• 情報管理の安全性が高い
• ストレージ容量の拡張に柔軟に対応できる
• 大容量ファイルを送信可能

 

情報管理の安全性が高い

ファイルサーバーは、データストレージシステムの一種です。

ファイルサーバーは、ファイルをハードドライブに保存するのではなく、クラウド上に保存します。

クラウドでは非常に安全性が高い形で考慮された仕組みが多いので情報管理の安全性が高いケースがあります。

 

ストレージ容量の拡張に柔軟に対応できる

既存のファイルサーバのストレージ容量を増やすためには、IT部門は、ストレージを追加するのが良いのか、それとも新たにアップグレードするのが良いのかを判断しなければなりません。

そのためには、容量、運用コスト、信頼性に関する正しいデータを得ることが重要です。

IT部門は、決定を下す前に費用対効果の分析を行う必要があります。

データの需要増に対応するためには、ストレージの容量を拡大する必要がある。

例えば、50TBの容量を持つファイルサーバのストレージ容量は、30TBしかありません。

したがって、IT部門は、追加のデータを保持するために、より多くのストレージ容量を持つようにサーバーを拡張する必要があります。

そのため、データの保存期間が長くなり、より良い状態を維持することができます。

ストレージは、しばしば長期的な投資とみなされます。

ストレージ容量は、保存されるデータの量にも影響されます。

アプリケーションが非常に小さなファイルを使用していたり、特定の種類のファイルの数が少なかったりすると、サービスが遅くなる可能性があります。

それらの問題を解決することができます。

 

大容量ファイルを送信可能

同じアカウントから複数の方法でファイルを送ることができます。

しかし、大容量のファイルを送るためには、この方法を利用する場合、大容量ファイルの転送に対応したファイル転送サービスを利用する必要があります。

つまり、ネットワーク上で高速にファイルを転送できるサービスを利用しなければなりません。

また異なるサイズのファイルを異なる相手に送信する際に、同じメールアドレスを使用しないことが必須となります。

大容量のファイルを送信するには、大容量ファイル転送に対応したファイル転送サービスを利用する必要があります。

 

 

ファイル転送システムを導入するデメリットとは？

• 導入時の設定に手間がかかる
• コストがかかる

 

導入時の設定に手間がかかる

ファイルサーバーを設定する際に最初に考慮しなければならないのは、どのユーザーがサーバーにアクセスするのかということです。

以下では、ファイルサーバーにアクセスする特定のユーザーの設定について説明します。

 

ファイルサーバーのユーザー

ファイルサーバーへのアクセスに通常のユーザーアカウントを使用する場合は、通常のユーザーを設定する手順に従ってください。

この手順は、通常のユーザーアカウントを使用する人であれば誰でも実行できます。

グループアカウントを使用する場合は、グループアカウントを使用してファイルサーバーのユーザーを設定する必要があります。

 

コストがかかる

ファイル転送には以下のようにコストがかかります。

• 専用のソフトウェア費用
• ライセンス費用
• 年間保守費用
• サーバーの管理費用（人件費）

よく計算したうえで、導入をするようにしてください。

 

無料のサービスでもよいのか

ファイル転送サービスの中には無料のサービスも数多くあるため、無料のファイル転送サービスで十分と考える組織も多いのではないでしょうか。

 

業種・業態によっては無料でも大丈夫

業種また企業規模によっては、無料のファイル転送システムでも十分です。

例えば扱うファイルの量や内容によっては、有料ファイルは必要ないケースもあります。

 

従業員数が多い場合は有料サービスを検討した方がよい

インターネットを利用したファイル転送は、電子メールやメッセージを相手に送り、それに対する返事を受け取ることができるため、あらゆる規模のビジネスに非常に有効です。

最近は仕事の多くがデジタル化されているので、情報管理には非常に有効な手段となります。

ファイル転送の最も一般的な方法は、FTP（File Transfer Protocol）を使用することです。

FTPはオープンなプロトコルで、コンピュータやサーバーにファイルをアップロードし、サーバーからファイルをダウンロードすることができます。

FTPサーバーは通常、インターネット上で動作するサーバーによって管理されています。

ファイルはインターネット上で転送された後、ユーザーに戻されるので、処理はほぼ瞬時に行われます。

ファイルが取り込まれると、サーバーからメッセージが返信されてきます。

ネット経由のFTPのデメリットとしては、オフィスにあるすべてのファイルにアクセスできないことです。

例えば、大企業で大量のデータを持っている場合、FTPサーバーを管理してくれる人を雇う必要があります。

 

 

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