会計管理システムの導入・開発のポイント

会計管理は月末や年度末など、忙しい時期が定期的に来ます。

さらに通常の業務との差が大きいため、担当者を増やすのも容易ではありません。そこで会計管理システムを導入する企業が増えています。

この記事では、会計管理システムの導入、また開発のポイントを説明していきます。

 

会計管理システムとは

会計処理には売上伝票、仕分け伝票、給与伝票、振替伝票などさまざまな仕分の種類があります。月末などにこれらをすべてまとめ、手入力もしくは帳面などを使っているケースもあるでしょう。

これらのデータを一つにまとめて、販売管理システムなどと連携することにより自動的に仕訳データを作るのが会計管理システムです。

会計システムには主に以下の3種類があります。

• インストール型
• クラウド型
• 会社ごとにカスタマイズされた他のシステムと連携されたもの

インストール型は会計ソフトを、パソコンなどにインストールをする必要があります。

そのためパソコン1台ずつにインストールさせる必要があります。

またそのパソコンが万が一故障した場合は、会計処理ができないことになります。

会計管理システムは、主に財務会計、管理会計と大きくわけて2種類があります。財務会計は日々の仕分け伝票から出納帳などの記帳、損益計算書や賃貸対照表などがあげられます。

また管理会計はそれぞれ部署別、事業別などの予算管理や利益のかんりなどを行います。主に経営者向けのシステムとなります。

 

会計管理システムの特徴

それでは会計管理システムの特徴を説明していきます。

経理担当者の負担を軽減

経理業務は、毎日発生する可能性がありまた月末など忙しい時期が定期的にあります。

伝票などからすべて手入力で打ち込んでいくのは大変です。

そこで毎月同じ取引であれば、自動的に一括で入力したり、請求書などを作成まで行うことができます。

 

ミスを軽減

伝票などを一枚ずつて入力をしていれば、どうしてもミスが発生します。

経理部門のミスは請求漏れや二重請求、請求金額の間違いなどにつながってしまいます。

クライアントに連絡をしたり、場合によっては担当者が誤りにいくケースもあるでしょう。

しかし会計管理システムを使うことにより、このような人のミスを軽減することができます。

特に多くの処理が必要になる月末や年度末など、経理担当者の負担を大きく減らすことができます。

 

他のソフトと連携可能

在庫管理システムや勤怠管理システムなどと連携をすることで、社内の全体的な業務の負担を減らすことができます。

それぞれ単体でシステムがあっても、他のシステムと連携できないようでは業務効率化にはつながりません。

 

税制改正などに対応

消費税の変更など、定期的に税制は変更されます。

すべての請求書などの修正をするのは容易ではありません。

また人が対応していればミスをする可能性もあります。

そこで会計管理システム、特にクラウド型であればアップデートをすることで、自動的に税制改正などに対応することができます。

 

会計管理システムを導入するためには

それでは会計管理システムを導入するときの注意点を説明していきます。

会計管理システムはメリットが多いのですが、リスクもあります。

 

リスクを理解する

ここまで会計管理システムのメリットをご紹介していきました。

しかし実際に会計管理システムを導入するためには、データの改ざんや消失といったリスクです。

一つのシステムで、さまざまな会計関連の管理をすることからデータを消失すると大変なことになります。

そのためにバックアップをとっておく必要があります。

さらに会計管理システムは簡単に編集することが可能なので、データの改ざんができてしまうのです。

そのため会計管理システムを導入する際業者を選ぶとき、セキュリティやアフターフォローがしっかりした業者を選ぶことが重要です。

パスワードを設置するなど、それぞれの会計管理システム業者がセキュリティ対策をしています。

 

クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型

会計管理システムは大きくわけて以下の3種類あります。

• クラウド型
• パッケージ型
• オンプレミス型

 

クラウド型

クラウド型はインターネットがつながる場所であれば、どこでも利用できるタイプです。そのため初期費用や工事が不要となります。しかし毎月の料金が必要になります。
またパッケージ版と比較して、メンテナンスで使えない時期がある可能性がある点や、セキュリティ面でオンラインでの使用が前提になるのがデメリットです。

パッケージ型

社内のパソコンなどにインストールをして使うタイプであり、インターネットがつながっていなくても作業可能です。さらに最初に購入してしまうと、あとは費用が必要ありません。（追加機能などは別です）
さらにクラウド型と比べて、セキュリティが高いのが特徴です。

オンプレミス型

自社サーバーを使った会計管理システムであり、最もセキュリティが高いのが特徴です。しかし導入費用が高く、保守作業をすべて自社で行う必要があります。

 

会計管理システムを開発するためには

会計管理システムはパッケージソフト、またはクラウド型のタイプを利用していることがほとんどです。しかし中には自社開発をしているケースもあります。

自社開発をするには、会計システムのワークフローやアクセス権限など把握をしておく必要のある事項が多いです。さらに自社開発の場合は、保守作業をすべて自社で行う必要があります。

また個人情報が漏洩しないように、セキュリティ面に注意する必要があります。

自社開発のメリットとしては自社の業務内容や会計処理の方法などに、フィットしたシステムを開発することができる点です。

 

まとめ

会計処理は、毎日の売上の処理から月末の処理まで業務が多くあります。そのため月末など忙しいときは、長い残業になってしまうこともよくあるのではないでしょうか。

また人が処理をすることでミスが起きてしまい、二重請求や請求もれなどにつながることがあります。

会計管理システムはこれらの問題を解決し、業務効率化につなげることができます。

しかしシステムはセキュリティ面や保守面などに気を使う点が多く、業者に依頼するユーザーが多いです。

 

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