勤怠管理システムの導入・開発のポイント

「従業員が多い」、「部署が多い」、「勤務時間がばらなら」などそれぞれの企業によって勤怠管理が大変な理由があります。

担当の方は月末などに一気に処理をする必要があるのです。そこで毎月ある忙しい時期を緩和するために、勤怠管理システムの導入をおすすめします。

この記事では勤怠管理システムの導入・開発のポイントをご紹介します。

 

勤怠管理システムとは

勤怠管理担当者は、従業員の出勤退勤時刻を管理し残業時間などをすべて計算する必要があります。さらに有給休暇や振替休日、休日出勤など管理は容易ではありません。

これまではタイムカードをみながら、直接エクセルなどに入力、または書類などで管理していました。

しかし近年ではパソコンのログインした時刻やＩＣカード、さらにスマートフォンなどで管理をして、自動的に1カ月の就業時間などを計算してくれるようになりました。これが勤怠管理システムです。

 

勤怠管理システムの特徴

それでは勤怠管理システムの特徴を説明していきます。手入力や会計処理を別にする必要がなくなります。

毎回手入力する必要がない

エクセルなどで勤怠管理をしている場合は、タイムカードなどから毎回手入力で出勤時間や有給休暇の日数などを入力する必要があります。

月初に全従業員の勤怠を入力するだけでも、大きな手間となります。

さらに手入力であれば入力ミスもしくは転記ミスがおこる可能性が十分にあります。

このことにより給与の振込金額を間違えるなど、さらに大きなミスにつながることがあります。

しかし勤怠管理システムでは、パソコンのログイン・ログアウトなどと連動させることができ、入力ミスがなくなります。

 

給与計算のシステムなど他のシステムと連携できる

勤怠管理をしたあと、それぞれの従業員に給与振り込みをする必要があります。

そのため勤怠管理をして給与計算をしたあと、振り込みをする手間が必要です。

しかし勤怠管理システムと給与計算システムを連携することにより、この手間を大幅に減らすことができます。

 

法令順守を守りやすくなる

残業時間に対して厳しく労働局などからチェックされるようになっています。

勤怠管理システムを全社員にて共有することにより、他の部署がみても月途中での残業時間を確認することができます。

 

勤怠管理システムを導入するためには

ここまで勤怠管理システム導入のメリットを紹介してきましたが、導入するためにはちゅういすべき点もあります。

ここでは勤怠管理システム導入時の注意点を説明していきます。

 

現状の勤怠系にあっているか

勤怠管理システムは、すべての勤務体系にあっているわけではありません。

たとえば社員によって締め日が違う、営業の直行直帰がある、1日の中で2回出勤するなどさまざまな勤務体系があります。

もしそのような会社が勤怠管理システムを導入する場合は、対応できるシステムを選ぶ必要があります。

デフォルトでそのような体系になっていることは少なく、オリジナルで設定することのできるシステムが必要でしょう。

 

全社員が使いやすいか

出社退社時に打刻をするとき、打刻をすること自体がわかりやすくなければかえって手間がかかってしまいます。

そのため従業員にとって打刻しやすいシステムであることがまず必要です。

また勤怠管理者や給与担当者にとって、勤務状況や勤務時間の集計がしやすいシステムであることが必要です。

そのため便利にしすぎてオプションなどがおおく、オーバースペックにならないことも重要です。

 

サポートが充実しているか

システムは100％動作するわけではありません。そこでトラブルがあった時に、いつでもサポートを受けられる企業を選ぶことが重要です。

またトラブルがあった時でなくても、いつでも相談できると安心して運営することができます。

 

お試し期間があるかどうか

どれだけいいシステムであっても、実際に使ってみないとわかりません。そこで無料体験期間のあるシステムをおすすめします。

また一つのシステムでなく、複数のシステムを比較することにより納得して導入することができます。

 

勤怠管理システムを開発するためには

勤怠管理システムを開発するために必要な点をそれぞれ説明していきます。自社の勤体系や給与規定などにあっていても、従業員が誰でも使いやすいことが必要です。

 

自社の勤務規定にあわせる

それぞれの企業によって、勤務規則があります。フレックスタイム制があったり、休日出勤の振替、半休など。

勤怠管理システムを開発する場合は、これらをすべて網羅した設定にしなければいけません。

また残業代金などの給与規定もそれぞれの企業によってあります。多くの項目になるので、全従業員が見やすいレイアウトにすることも重要です。特に給与管理者が間違えないような、配置を考えてください。

 

打刻方法

現在出退勤カードを使っている場合でも、なんらかのデジタル機器を使うことになるでしょう。

この打刻方法も、勤務規定にあわせる必要があります。特に直行直帰やテレワークで、事務所にこない従業員の対策も必要になります。

 

給与計算などのシステムとの連携

勤怠管理だけのシステムを作っても、給与計算などを別にする必要があれば効率がよくなったとはいえません。

そこで給与計算の方法や、ボーナスにかかわる人事評価など他のシステムと連携することが必要です。

他にもシステムを連携することを前提に、データ構造を考えるとよいでしょう。

 

まとめ

勤怠管理はそれぞれの従業員の出勤・退勤時間、有給休暇の取得、残業時間の管理、給与計算につなげるなどさまざまな業務があります。

これらを人が計算していては時間がかかってしまい、間違える可能性も高くなります。

そのため業務効率化のため、勤怠管理システムの導入をしている企業が多いです。勤怠管理システムを導入するにしても、開発するにしても以下の点が大切です。

• 自社の勤務規定、勤務体系にあわせる
• わかりやすい打刻方法
• 給与計算システムなどとの連携

 

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