契約書管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

企業がある程度の規模になると、契約書の保管だけでも大変になっていくことでしょう。

しかも契約書は保管していく必要があり、保管場所を確保するでも大変です。

そこで契約書管理システムを利用する企業が増えています。

この記事では契約書管理システムを導入するために必要なポイント、注意点を説明していきます。

 

 

契約書管理に必要なこととは

契約書管理とは、書類の管理だけでなく、製本や捺印、上司などの承認などさまざまな作業を必要とします。

さらに必要な時に契約書を探すのも決して容易ではありません。

紙の書類だとキャビネットなどに保管をして、一つずつさがしていくしかありません。

また契約書は施錠をしている場所に保管しているので、責任者がいないと内容を確認できないこともあるでしょう。

つまり契約書管理だけでも、手間がかかり書類を印刷したり保管場所を確保するなどコストがかかる作業でもあるのです。

 

契約書保管の期間とは

法人税法によって、帳簿書類の保存は起算日から7年保存する必要があります。

これは法人税法第59条に記されています。

「第五十九条　青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地（第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。

一　第五十四条（取引に関する帳簿及び記載事項）に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿

二　棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類

三　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

２　前項に規定する起算日とは、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月（法第七十五条の二（確定申告書の提出期限の延長の特例）の規定の適用を受けている場合には二月にその延長に係る月数を加えた月数とし、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には一月とする。以下この項において同じ。）を経過した日をいい、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日をいう。

３　第一項各号に掲げる帳簿書類のうち次の表の各号の上欄に掲げるものについての当該各号の中欄に掲げる期間における同項の規定による保存については、当該各号の下欄に掲げる方法によることができる。」

「第六十七条　法第百五十条の二第一項（帳簿書類の備付け等）に規定する財務省令で定める書類は、次に掲げる書類とする。

一　前条第一項に規定する取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

二　棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類」

引用：法人税法

 

 

契約書管理方法とは

契約書の分散管理は、分散型台帳技術の大きなメリットの一つです。

社内で情報を共有するために使われるコントラクトですが、契約書の原本は署名後に触ったり、光に当てたりしてはいけません。

契約書を別々の場所で、別々の人が、別々の方法で管理するのではなく、すべての契約書を同じ方法で管理できる方法を採用します。

この方法により、可能な限り分散化された方法で契約を取り扱うことができます。

契約を分散して管理することで、契約の管理が甘くなり、情報の漏洩も少なくなります。

すべての契約に単一のポイント・オブ・エントリーであるため、契約の分散管理は、顧客が情報を提出するための取引時間と、供給者が契約を管理するための取引時間を短縮します。

 

管理担当者を明確にする

マネジメントシステムは、会社を効率的に運営するためのツールです。

中国で最も一般的なマネジメントシステムのひとつが、契約ベースのモデルです。

ワンマン管理システム」「契約管理システム」とも呼ばれています。

契約ベースの管理は、社内で情報を共有するためのものですが、独自のルールや管理方法があると、損失や劣化のリスクが高まります。

契約管理の第一歩は、担当者を決めて管理方法や管理場所を明確にすることです。

担当者を決めておけば、担当者が変わっても管理体制を引き継ぐことができます。

契約は社内で情報を共有するためのものですが、独自のルールや管理方法があると、紛失や劣化のリスクが高まります。

契約書の管理は、まず担当者を決め、管理方法や場所を明確にすることが大切です。

担当者を決めておけば、以下のような場合でも管理体制を引き継ぐことができます。

 

契約書の原本をファイルやバインダーに整理する

効率よくファイリングと原本を綺麗に保存できるのは、ファイルやバインダーで管理する方法です。

• 契約書の種類
• 日付
• 年度

ファイルやバインダーで管理する時に振り分けを細かくすると、管理が複雑になり手間がかかります。

振り分ける項目は「出来るだけシンプルに」「項目は少なく」を意識しましょう。

 

キャビネットや箱に入れて光を避けて管理する

このルールはすべての種類の契約書に適用されますが、特に手書きの契約書にはこのルールを適用することが重要です。

手書きの契約書のインクは、他の種類のインクよりも強度が低下しやすいのです。

また、筆記面に傷がつきやすくなります。

手書きの契約書のインクも筆記面も、急いでいるときにはダメージを受けやすくなります。

手書きの契約書は、気密性の高いケースに入れておかないと、契約書のインクが他の種類の契約書よりも早く劣化してしまいます。

手書きの契約書のインクは、光から保護しないと長持ちしないので、光やほこりを避けて箱やキャビネットに保管する必要があります。

多くの紙製のバインダーやファイルボックスには、ボックスの前面に小さなライトが付いていて、契約書をボックスに入れておくのに便利です。

 

電子データ化をする

また、契約書には、使用するドキュメントの種類の表示も含まれています。

もし、ある種のドキュメントにしか使われないような契約書がある場合には、そのドキュメントをドキュメントの形で送るべきだという表示を入れておくとよいでしょう。

このようにして、契約の利用者は、どのような種類の文書が受け入れられるかを知ることができます。

現在は電子契約が主流なので、契約書には送信者が理解できない言語を記載してはいけません。

 

 

契約書管理システムとは

契約書のキャビネットがあったとして、それをすべて1つの場所に保管することができるでしょうか。

それとも、特定のビジネスのためにいくつかのキャビネットを用意して、それらを更新するために手動で訪れる必要があるでしょうか。

これは非常に重要なポイントだと思います。

契約書は非常に大きく、ご指摘の通り、組織の規模が大きく変わることはありません。

例えば、このシステムの1つのキャビネットに複数の契約書が入っていることがあります。

その場合、契約書があることのメリットは明らかですが、複雑さが増します。

契約書を見つけるだけでなく、その契約書を維持しなければなりません。

少なくとも、契約ごとに契約管理のための新しいインターフェイスを作成する必要があります。

また、新しいデータで契約を更新する方法も必要になるかもしれません。

 

トラブルの早期発見と未然の防止

契約書を秘密にしておくためには、優れたペンレジスターが必要です。

ペン・レジスターは、両当事者の署名を記録するために使用できます。

この記録はシステムに保存されます。

ペン・レジスターは、システムにリンクされ、ビジネスのオーナーの署名を記録するために使用されます。

ペン・レジスターには、署名が行われた時間、日付、署名者の名前などが記録されます。

 

 

契約書管理システムのメリット

契約書管理システムを使うメリットは、以下のようにあります。

• ペーパーレス化でき、コスト削減につながる
• 古いデータを利用してしまうミスを減らせる
• データ共有が簡単で、承認もしやすくなる
• セキュリティ強化され、内部統制にも効果がある
• テレワーク環境下で出社せずとも資料を確認できる

 

ペーパーレス化でき、コスト削減につながる

文書管理システムは、紙の文書を一箇所に集めて管理したり、他のシステムに転送したりすることを容易にします。

文書管理システムは、契約書、請求書、事業計画書、メモなど、さまざまな文書を保有する企業で利用されています。

また、文書管理システムは、ビジネスにとって重要な情報を保存したり、アクセスしたりするためにも使用されます。

ドキュメント管理システムは、ビジネス情報やドキュメントを一箇所にまとめるのに役立ちます。

 

古いデータを利用してしまうミスを減らせる

紙で文書を管理していると、誤って更新されていない古い資料を使ってしまう可能性があります。

こうしたリスクを減らすことができるのも、文書管理システムの特徴です。

文書管理システムを活用していれば、更新日が最新のものから順番に並べて、常に最新のものを利用できるようにすることができます。

また、文書管理システムの機能の中にバージョン管理機能があります。

これにより、文書の更新日を事前に通知し、常に最新情報にアップデートするような対応が可能になります。

 

データ共有が簡単で、承認もしやすくなる

契約書管理システムを使って文書を管理する場合、システムのバージョン管理機能を使って、契約書の情報を最新に保つことができます。

ドキュメントが更新されると、システムからバージョンが更新され、新しいバージョンがドキュメントに適用されます。

システムのバージョン管理機能により、同じ情報が複数のバージョンで記載されているドキュメントがあった場合、最新のバージョンを入手することができます。

システムは、ドキュメントのすべてのバージョンに新しいバージョンを一度に適用することができるので、ドキュメントは常に最新のバージョンに更新されています。

 

セキュリティ強化され、内部統制にも効果がある

契約内容を保管・保護するための安全なシステムが必要となります。

その目的は、盗難、紛失、不正使用のリスクを軽減し、ビジネスに集中できるようにすることです。

法的文書の場合、その文書が適切に使用されていることを確認し、安全な方法で管理しなければなりません。

また、スタッフがドキュメントへのアクセス方法、使用方法、不正行為からの保護方法を理解していることを確認する必要があります。

 

 

契約書管理システムのメリット

• システム導入にあたっての設計、運用・教育にコストがかかる
• 定期的に運用ルールを見直すことが必要

 

システム導入にあたっての設計、運用・教育にコストがかかる

契約管理システムの実際の導入コストは、組織の規模、システムの開発に携わる社員の数、組織の要件、システムの導入に必要な時間などによって異なります。

契約管理システムの評価では、これらの要素をすべて考慮に入れる必要があります。

プロジェクトの範囲が大き苦なると、プロジェクトの具体的な性質や組織の要件に基づいて、契約管理システムを選択することが不可欠です。

実質的な費用としてのコスト以外に、人的リソースでのコストもありますので検討が必要です。

 

定期的に運用ルールを見直すことが必要

契約管理システムの導入ができたら、運用ルールを制定する必要があります。

単一の契約管理システムだけでは不十分なケースもあり、承認などのフローとの連動も必要になるケースがあります。

業務に最適な形でルールの見直しなどの実施が必要です。

 

 

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