インターネットFAXを推進するITベンダー６選

「インターネットFAX」というビジネス用語を聞いたことがありますでしょうか？インターネットを介してFAXを送受信するサービスです。

FAX機器の導入が不要で省スペースと低コストで運用できます。

働き方改革法施行で働き方の多様化がすすみ、ビジネススタイルが事業所に出勤せずに在宅勤務・テレワーク勤務・リモートワーク勤務が普及しています。

しかし、業務上FAXを利用している企業・団体は多いとされています。

経済的にゆとりがある家庭でFAX機能付きの固定電話機の導入ができます。

また、CVSのマルチ複合機からFAXの送信ができますが、1枚当たり30円程度のコストがかかります。

急ぎの要件があるときはリアルタイムで対応できません。

そこで、利便性が高いツールが「インターネットFAX」です。

インターネットに接続してFAX機能があります。

Eメールのように扱うことができます。

これから「インターネットFAX」の機能・メリット・デメリット、機能を推進するITベンダーを紹介していきます。

 

 

１，インターネットFAXとは何か？

「インターネットFAX」とは、インターネット環境に接続しているパソコン・タブレット端末・スマートフォン等のIT機器を介してFAXの送受信をするソリューションです。

今までのFAXは、FAX機器または複合機に送信する紙媒体を読み込ませて、通信信号に変換して固定電話回線経由で相手先様に送信する仕組みです。

「インターネットFAX」は紙媒体を送信するために通信信号に変換する仕組みは一緒です。

相違点は、パソコン上アプリケーションから相手先様に送信するできることです。

相手先様が一般のFAX機器のときは、紙媒体が送信されます。

「インターネットFAX」は、相手先様が送信した書類がPDF・TIFF形式で届きます。

そのままパソコン上で管理することができます。

もちろんPDF・TIFF形式のデータをPOすれば、いままの受信したFAXと同じ扱いになります。

在宅勤務で活用できること・FAX専用機器を用意しない利便性があります。

 

 

２．インターネットFAXと従来のFAXとの違い

従来は紙媒体の書類をFAX専用機や複合機に読み込ませて相手先様に送信していました。

また、受信したデータは普通紙にPOしていました。

「インターネットFAX」は、送受信したFAXデータは電子書類（PDF・TIFF形式）で保管されます。

インターネット環境に接続するパソコン等のIT端末があれば、受信したFAXの内容を確認することができます。

「インターネットFAX」は送受信する電子書類は、アプリケーションによって異なりますが、サーバー機器に保管されます。

紙媒体を保管することが要りません。

POしたFAX書類をファイリングして保管する工数が削減できます。

法的保存期間を超えるとシュレッダーにかける工数が不要・期間指定で一括消去できる等の業務効率化を図れます。

 

 

３．インターネットFAX導入のメリット

「インターネットFAX」導入のメリットを紹介します。

第１にインターネット環境があれば、就業場所を気にせずにFAXの送受信が可能になります。

FAXデータがクラウド等のサーバー機器に保管されるため、インターネット環境に接続しているパソコン等にIT端末があれば、FAX装置・複合機がなくともFAXで送受信した書類の確認をすることができます。

第２に送受信したFAX文書の管理が効率化されます。

送受信したFAX文書は電子文書なので、POした紙媒体ではありません。

紙媒体をファイリング・収納する工数が削減できます。

また、電子書類なので、キーワード検索をすることができます。

第３に経費削減につながります。

受信したFAX文書をPOする必要がないので、用紙代・インク代・ファイリング用品・書庫を用意することがありません。

事務消耗品費の削減につながります。

2022年4月に改正された電帳法対応した電子書類管理が可能になります。

第４に社内・部門でFAX文書を共有化できます。

受信したFAX文書は電子書類です。

共有サーバー機に保管することで、社内・部門内で電子文書を共有化することができます。

第５に送信する文書をPOせずに送信できます。

パソコン等のIT端末で作成した電子文書をPOせずに送信することができます。

送信用にPOする工数と経費が削減できます。

第６にFAX機器を扱う工数が削減できます。

就業先・事業所に設置しているFAX機器・複合機に送信する文書を持ち込むことが不要になります。

FAX送信作業が軽減されます。

第７にセキュリティー対策が施されています。

インターネットFAXを利用するとき、拡張機能で暗号化・ID/パスワード管理をすることができます。

アプリケーションによりますが、送受信文書のセキュリティー保護をすることが可能になります。

 

 

４．インターネットFAX導入のデメリット

「インターネットFAX」導入のデメリットを紹介します。

第１にインターネット環境がないと使うことができないことです。

「インターネットFAX」は、インターネット環境が整っていなければ使うことができません。

近年は固定電話回線がなくとも、インターネット接続環境が充実しているので、多くが導入可能といえます。

第２に手書き書類は電子文書にする工数が必要です。

手書き書類はスキャナーで電子文書にして送信することになります。

第３に固定電話料金と「インターネットFAX」アプリケーション導入にROIを見極める必要があります。

都道府県・市区町村の取引先が多いときは、従来のFAX送受信と「インターネットFAX」アプリケーションのROIを比較検討しましょう。

電帳法の改正によって、電子文書管理を勘案すると「インターネットFAX」導入のデメリットはないようです。

 

 

５．インターネットFAXを推進するITベンダー６選

インターネットFAXを推進するITベンダー６選を紹介します。

その１「eFax」です。

「eFax」は東京都千代田区のj2 Global Japan 有限会社が運営する「インターネットFAX」サービスです。

特徴は①北海道から沖縄まで、全国63の市外局番からFAX番号を選べます。

②市外局番「050」（IP電話）に対応しています。

③最大5つのメールアドレスでFAXを同時受信できます。

④最大50電番を一斉送信できます。

⑤送信・受信ともに150 枚まで追加料金なしで利用可能です。

（料金は月額1,980円です。）

公式URLは、https://www.efax.co.jp/

その２「jFax」です。

「jFax」は東京都千代田区のj2 Global Japan 有限会社が運営する「インターネットFAX」サービスです。

上記「eFax」の低額サービスです。

特徴は①市外局番「03」「050」が利用可能です。

②受信100ページ、送信50ページまで追加料金なしで利用可能です。

③月額990円（税別）のリーズナブルな料金設定なサービスです。

公式URLは、 https://www.jfax.com/homepage

その３「KDDI ペーパーレスFAXサービス」です。

KDDI株式会社が提供するクラウドFAXサービスです。

特徴は①利用者同士または、KDDIのIP番号への送信は通信費無料になります。

②Google Drive上に受信したFAXや音声メッセージ (留守電) を自動で保存・管理できます。

③パソコンで操作できる専用アプリケーションが必要です。

公式URLは、https://biz.kddi.com/service/cloud-data-center/fax/

その４「BizFAX スマートキャスト」です。

NTTコミュニケーションズが運営するサービスです。

特徴は①フリーダイヤルとナビダイヤルのFAX受信が可能です。

②MAX3,000先様に一斉配信することが可能です。

③拡張機能で、最大6万先様への一斉配信が可能です。

公式URLは、 https://www.ntt.com/business/services/voice-video/fax/bizfax_sc/user.html

その５「秒速FAX」です。

東京都中央区の株式会社Karigoが運営するサービスです。

特徴は①費用はFAX送信分だけです。

初期費用と基本料金がかかりません。

②アカウント開設からFAX送信まで60秒で完結し、すぐに運用ができます。

③「インターネットFAX」サービスの月額基本料520円からと安価に導入できます。

公式URLは、https://fax.toones.jp/

その６「MOVFAX」です。

「MOVFAX」は京都市中京区の日本テレネット株式会社が運営するサービスです。

特徴は①受信したFAX文書を画面上で文字・スタンプでマーキングすることができます。

②FAX自動振り分け機能があります。

③導入時、月額基本料金30日分割引されます。

④受信FAXは月1,000枚まで無料です。

（期間限定のようです。）

公式URLは、https://movfax.jp/feature/

以上です。

 

 

まとめ

「インターネットFAX」を導入することで、業務効率化やコスト削減を実現できます。

書類を電子文書化することでペーパーレス化の推進ができます。

また、専用のFAX機器の導入と設置場所を検討する必要がなくなります。

今まで紙媒体で管理して仕向け先ことの分類やファイリング工数が削減できます。

さらにファイリングした書庫・倉庫を用意する必要がなくなり、経費削減につながります。

文書管理工数と「インターネットFAX」アプリケーションを導入したときのROIを見極めて導入を検討しましょう。

※注意事項があります。

インターネットFAXの導入は、企業・団体が導入している基幹システムに影響することがあります。

影響を精査して導入することをおすすめします。

 

 

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