デジタルファーストを推進する開発パートナー選びのポイント

ICT化・デジタル化が急速に進むなかで、「デジタルファースト」という用語と考え方が注視されています。

2021年9月に「デジタル庁」が開庁し、行政手続をデジタル化する仕組みに変革しようといています。

政府が提言する「デジタルファースト」とは、日本国民が、個々の手続・サービスについて最初から最後まで一貫してデジタルで完結できる仕組みの構築です。

紙媒体が主流であった事務手続きをオンライン化します。

その要旨は、①各種手続き単位に業務改革（BPR）、システム改革を行い、行政サービスをデジタル化します。

②押印や対面等の本人確認等手法を整理することです。

③行政以外の商取取引の手続きをオンライン化していくことです。

全ての行政手続きをデジタル化することは簡単なことではありません。

また、実施に向けた変更手続きとその期間を要します。

しかし、デジタル化をしないと、過去に生じた社会保険庁の消えた年金問題や、新型コロナウイルス感染症予防接種履歴の不備など国民の社会生活に影響があります。

そのため、「デジタルファースト」の導入が急務にいなっています。

これから「デジタルファースト」とは何か？メリットや注意点を紹介していきます。

 

 

１．デジタルファーストとは何か？

「デジタルファースト」の語源は、新聞・雑誌・書籍などの印刷冊子を電子出版の形式で提供することです。

その後「ビジネスファースト」という用語が浸透したことで、ビジネスでデジタル化を優先した業務を推進する意味で用いられています。

近年は、「デジタルファースト」に類似したビジネス形態に、クラウドファーストという用語が普及されました。

クラウドファーストは、企業・団体が情報システムを導入するとき・リプレイスするときに、クラウドサービスを運用基盤にするビジネス形態を示します。

クラウドファーストは「デジタルファースト」のひとつとして位置づけられています。

「デジタルファースト」の導入例は、ペーパーレス化の推進・Web会議の導入・情報プラットフォームの統一等が該当します。

 

 

２．デジタルファースト法

「デジタルファースト」法を紹介します。

「デジタルファースト」法とは「情報通信技術の活用による行政手続等に係る関係者の利便性の向上並びに行政運営の簡素化及び効率化を図るための行政手続等における情報通信の技術の利用に関する法律等の一部を改正する法律」の通称で、2019年12月に施行されました。

さらに、日本政府はデジタル化を推進するために、2021年9月にデジタル庁を開庁しました。

「デジタルファースト」の考え方は、「デジタルファースト」法の基本３原則のひとつです。

「デジタルファースト」法の基本3原則とは「デジタルファースト」「ワンスオンリー」「コネクテッド・ワンストップ」です。

そのなかの「デジタルファースト」は、日本国・地方公共団体・民間事業者・住民が生活するなかで、情報通信技術の便益を享受できる社会の実現を目指すことです。

地方公共団体の「デジタルファースト」は、行政手続・行政サービスを一貫したデジタルの仕組みで完結することです。

「デジタルファースト」の例として、住民票関連の手続きをオンライン化することです。

さらに、オンライン化した情報を基にして公共料金・金融機関等の契約手続き・誕生・相続・死亡の申請や法人設立の申請をオンライン化することです。

 

 

３．デジタルファーストのメリット

「デジタルファースト」のメリットを紹介します。

第1に業務効率化です。

従来の紙媒体での業務をデジタル化することで、事務作業の効率化を図ります。

たとえば、紙媒体は書庫・資料室から必要な書類を探す・規定の書棚に収納する手作業でした。

上記の作業をデジタル化することで、書類を探す・書棚に収納する手作業が激減します。

紙媒体をデジタル化して書類の検索が容易になり、業務効率化を実現することができます。

第2にコスト削減と収納スペースの有効活用ができます。

今までの資料・契約書・請求書等は紙媒体でした。

そのため決められた書庫・資料室に紙媒体を手作業で収納していました。

しかし、紙媒体の書類を電子ファイルにして「ペーパーレス化」にシフトすることで、用紙代・インク代等の消耗品や、プリンター機器の保守費用のコスト削減につながります。

さらに、紙媒体の書類を収納するための書庫代・保管場所の削減ができます。

企業・団体の事業所内スペースを有効に転用できます。

第3に在宅勤務・テレワーク・リモートワークが促進できます。

インターネット接続環境があれば、業務を行う場所・時間帯に限定されることがありません。

オンライン会議・ミーティングの利活用・オンラインでの勤怠管理ツールを導入して、リモートワークを促進できます。

2019年4月に施行した「働き方改革法」による働き方の多様性に対応できます。

 

 

４．デジタルファーストの導入と注意点

「デジタルファースト」の導入と注意点を紹介します。

第1にデジタル化のニーズを把握することです。

導入前にすることは、デジタル化ニーズを把握することです。

企業・団体がデジタル化する前提条件は、デジタル化するプラットフォームを統一することです。

事業所・部門ごとに異なるプラットフォームを導入は効果的ではありません。

デジタル化するプラットフォームを統一して業務効率を図りましょう。

デジタル化するプラットフォームが決まれば、業務をデジタル化する範囲を決めることです。

たとえば、紙媒体で決裁していた書類を電子決裁に置き換える・紙伝票の経費精算をデジタル化に置き換えること等、日常業務のなかにデジタル化するニーズがあるはずです。

事業所・部門にキーマンを配置して、日常業務のなかで無駄・二度手間がないかを見極めて、多くのニーズを収集することが大切です。

第２にデジタル化する必要性を見極めましょう。

デジタル化すべきニーズが整理できたら、デジタル化する必要性を検討します。

「デジタルファースト」は、全業務をデジタル化することではありません。

デジタル化することで、作業が複雑になる・難易度が上がるときは、業務効率が低下する可能性があるので、従来通りの手続きにしておく見極めをします。

業務の効率化・費用対効果を勘案して慎重に検討しましょう。

「デジタルファースト」に移行することが目的ではありません。

デジタル化して業務の効率が図れる範囲を明確して導入・移行していくことが大切です。

第3に情報セキュリティー対策を実施します。

「デジタルファースト」を導入するために、セキュリティー対策に最新の注意を払います。

セキュリティー対策アプリケーションを導入し、不正侵入・悪意のある攻撃から大切な情報を防御することが重要です。

もし、ウイルス感染・不正なサーバー攻撃などで、個人情報の盗難・機密情報漏洩を生じると、企業・団体の信用・信頼が失墜します。

企業・団体の存続問題に発展することがあり得ます。

不測事態を防ぐために、セキュリティー対策は万全にする必要があります。

 

 

５．デジタルファーストを推進する開発パートナー選びのポイント

「デジタルファースト」導入は、企業・団体が導入している基幹システムを導入している開発パートナー企業に相談してみましょう。

紙媒体の事務手続きをオンライン化・デジタル化するために、現在の業務アプリケーションを改新することが可能か否かの確認、該当の業務アプリケーションをデジタル化する必要があるか否かの検討をする必要があります。

オンライン化・デジタル化するために、多額な費用が掛かることがあります。

費用対効果を見極め導入の検討をしましょう。

「オンライン化・デジタル化」機能の導入は、企業・団体が導入している基幹システムの開発パートナーに事前相談してみることをお勧めします。

大手電機メーカー、ITベンダー企業、ITベンチャー企業は基幹システムをする部門以外に「オンライン化・デジタル化」をサポートする担当エンジニアをスタンバイさせています。

現行の基幹システムを導入した開発パートナーの営業担当やプロジェクト・マネージャーに相談してみましょう。

 

 

まとめ

全業務をオンライン化・デジタル化に置き換えることをせずに、デジタル化に置き換えることで業務の効率が図れることから始めることをお勧めします。

デジタル化に置き換える前にビジネスチャットツールなどで、社内コミュニケーションをオンライン化することでも業務の効率化が図れます。

また、F転・デ伝の情報伝送、オンライン会議・ミーティング等を初期導入して、デジタル化する範囲を広げていくこともできます。

 

 

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