バックオフィス業務を効率化する際のポイント
デジタル技術を活用し、テレワークなどの導入など、従業員の勤務スタイルを見直した企業は多いのではないでしょうか？
働き方改革に取り組むうえで、直接利益を生み出さないバックオフィス業務の効率化を課題としている企業が多数存在します。
できるだけ生産性の低い業務は効率化したいですよね。
この記事では、バックオフィス業務とは何か・効率化する必要性とポイントを解説します。
バックオフィス業務の効率化に取り組む予定の方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
バックオフィス業務とは？
バックオフィス業務とは、組織の中で事務や管理業務といった社内業務を指し、フロントオフィス（窓口業務）を支援します。
バックオフィスは間接部門とも呼び、フロントオフィスとは異なり、直接顧客と関わりません。
バックオフィスにあたる部署は、「人事」「経理」「法務」「財務」「総務」です。
企業活動の中心である部署の営業や接客を後ろから支える、すべての事務作業といえます。
直接的には売り上げを作り出さないバックオフィス業務ですが、上手く機能できれば企業全体で働きやすい環境作りが可能です。
バックオフィス業務を効率化する必要性
デジタル技術を活用し、業務を自動化・効率化できれば企業残体の生産性が向上します。
しかし、採用関連や郵送物の対応など人的作業が多いバックオフィス業務は、なかなか自動化や効率化ができていません。
特に面接は、個人情報や契約書の取扱が必要なため、デジタル化しにくいです。
ところが、IT技術が発達している近年では、デジタル化が可能な業務が増えています。
生産性を向上し企業が成長するためには、バックオフィス業務を効率化する取り組みは必要です。
バックオフィス業務を効率化させる3つの方法
バックオフィス業務を効率化させる方法は以下の3つです。
- 業務の見える化
- 業務効率化ツールの導入
- アウトソーシングの活用
効率化には、まず現在の業務内容を把握する必要があります。
その後、ツールやアウトソーシングなどを活用して効率化・自動化しましょう。
では、バックオフィス業務を効率化させる3つの方法を紹介します。
業務の見える化
バックオフィス業務と問題点を明確にするために、まずは業務全体を見える化しましょう。
業務フローを作成し、業務プロセスを可視化すると、不要な業務や効率化できるプロセスが見つかります。
そこで、フローチャートを作成することで、部署や担当ごとに重複している作業や不要な作業を発見。
フローチャートは、業務フローを図式化して表すため、視覚で理解しやすく作業の順序や担当者の違いが分かりやすいです。
業務効率化ツールの導入
IT化の発展に伴い、多くの企業で業務効率化ツールを活用した作業フローを導入しています。
業務効率化ツールを上手く活用できれば、ペーパーレスや会議時間の短縮などのコスト削減・業務のスリム化が可能です。
業務効率化ツールには、チャットツールやクラウドサイン、人事評価システムなど種類がざまざまあります。
まずは、ツール導入前に、自社の現状課題を見つけ把握しなくてはいけません。
自社が抱えるバックオフィス業務の課題解決に適したツールを導入しましょう。
アウトソーシングの活用
アウトソーシングを活用して、バックオフィス業務すべてや一部を外部委託できます。
多くの企業で採用しているアウトソーシングでは、人手不足の解消や専門性の高いサービスを受けることが可能です。
そのため、コア業務への集中や人材育成の手間が省けます。
バックオフィス業務を効率化する際のポイント2つ
次に、バックオフィス業務の効率化に取り組む際のポイントを紹介します。
バックオフィス業務を効率化する際は、他部署への影響と導入ツールが扱いやすいか確認しましょう。
では、2つのポイントを紹介します。
他部署への影響がないか確認
バックオフィスの業務フローには複数の部署が関わっていることが多く、業務を変更することで、他の部署に影響する可能性があります。
一度に大きな変化は、現場の従業員の負担になるため、業務の流れがシンプルで影響しにくい業務から少しずつ効率化に取り組みましょう。
上手く効率化できてきたら、徐々に効率化する業務を増やすことで、スムーズに業務を効率化できます。
導入ツールの相性を確認
導入ツールを選定する際は、既存ツールとの相性を確認しましょう。
連携が可能なツールが多いほど、導入がしやすく、バックオフィス業務の効率化に役立ちます。
高性能なツールを導入しても従業員が使いこなせないと意味がありません。
そのため、ツールの機能性に加えて操作性も確認しましょう。
バックオフィス業務を効率化に向けてITパートナー探しをされるのであれば
バックオフィス業務を効率化に向けてITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。
以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。
