ホテル管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

ホテルでは宿泊者が、快適に過ごすためにさまざまな管理をする必要があります。

しかしこれらを別々に管理していたのでは、どうしても漏れやミスが発生してしまいます。

そこでホテル管理システムを導入する企業が増えているのです。

 

ホテルの管理するべきこととは？

ホテルの管理するべき内容を説明していきます。

あくまで一般的な内容であり、ホテルによってはさらに他の管理することもあるでしょう。

• 清掃管理
• 防犯対策管理
• 施設管理
• レストラン管理
• 会員管理
• 駐車場管理
• 広告管理
• コロナ対策管理
• 経営管理

 

清掃管理

ホテルは不特定多数の人が泊りに来る場所です。

そのためチェックアウトをしてから、次にチェックインをする前にしっかりと清掃をする必要があります。

この清掃が行き届いているかどうかの管理をする必要があります。

清潔でないと、一気にホテルの評価が下がることになるのです。

 

防犯対策管理

ホテルは宿泊する場所であり、治安の面で心配があれば落ち着くことはできません。

そのために防犯対策が万全でないと顧客が増えることはありません。

現在では防犯対策もさまざまな種類があるので、それらを管理することが必要になります。

費用や内容などを定期的に見直していく必要があるのです。

 

施設管理

ホテルにはプールやスパなどさまざまな施設があります。

これらの場所において、利用者が気持ちよく利用できるために、さまざまなことに気を付ける必要があります。

一人ひとり担当任せにするのではなくて、これらを管理することが必要になります。

 

レストラン管理

ホテルによって、レストランが有名になっているケースが多いです。

食事のおいしさや利用者の反応、また売り上げ管理や衛生面の管理などさまざまなことを管理する必要があります。

 

会員管理

チェーン店のホテルなどは、会員登録をしてもらって会員には特別なサービスをしているケースが多いです。

そのため会員管理は重要な業務になっています。

会員になるためには個人情報を提供してもらうため、個人情報に対する取り扱いをする必要があります。

さらにこれまでの宿泊歴や施設利用歴を調べて、クーポンや特別割引プランなどを案内することも必要です。

 

駐車場管理

駐車場でのトラブルは基本的に、利用者の責任になります。

それでもできる限り快適に利用してもらうために、管理をすることは費用です。

まったく管理をしていないと、管理ができていなかったということでホテル側の責任になるケースもあるのです。

 

広告管理

ホテルもバブルのころと違い、ただ待っていたらお客様が来てくれるわけではありません。

ホテルの売りや特別プランなどを広告宣伝していく必要があります。

そのため広告費用や公告方法、広告に載せる時期などの管理が必要になります。

 

経理管理

ホテルの売り上げや経費、従業員の給与など経理関連の管理は重要です。

また予算に対して、どのようなプランを作っていくのかなど今後に生かしていけるような分析もする必要があるでしょう。

 

 

ホテルの管理システムとは

ホテルの管理システムは、上記のようなホテルに関連する管理をすべて一括ですることができます。

それぞれの担当に確認しなくても状況をすぐ把握することができ、また多くの人が見ることでミスを防ぐこともできるのです。

特にホテルは24時間365日営業しているので、管理体制がしっかりとしていないと従業員の負担が大きくなってしまいます。

そこでホテルの管理システムを導入することで、業務効率化につなげることができるのです。

 

 

システムのメリットとは？

• コスト削減
• 業務効率化
• ミスを減らすことができる
• お客様対応がスムーズになる
• より高いレベルのサービスができる

 

コスト削減

書類で管理をしている場合は、書類の印刷代や紙代、また保管場所の確保などをすべて節約することができます。

また管理をする従業員の手間を減らすことにより、残業代を減らすこともできるでしょう。

この他にもさまざまなコスト削減の方法が考えられます。

 

業務効率化

それぞれの部門のおいて管理していたものを、一括で管理することにより毎回報告をする必要がなくなります。

また入力するデータを減らすなど、従業員の負担を減らすことができるでしょう。

さらにデータを分析してこれからのマーケティングに生かすことにより、広告の仕方や新しい企画も立てやすくなりさまざまな点で業務効率化につなげることができます。

 

ミスを減らすことができる

人が入力をするとどうしてもミスが起きることがあります。

また他の部門と連携をしていないと、伝達ミスもあるでしょう。

そこで一括で管理をすることにより、そのようなミスを減らすことができるのです。

またミスがあった場合でも、一括で管理をすることで迅速に発見し対応することができるのです。

 

お客様対応がスムーズになる

例えば問い合わせがあった場合に、検索を簡単にできることからお客様対応をスムーズにすることができます。

そのためお客様満足度をあげるきっかけにもなるのです。

お客様は待たされたり、あちこちで同じ説明をしないといけないとなる不満がたまるものです。

しかしホテル管理システムにより、そのような不満を解消できるきっかけとなります。

 

より高いレベルのサービスができる

スムーズな対応をすることにより、これまで以上に高いレベルのサービスにつなげることができます。

例えばホテルにとってノンコアな業務の負担を減らすことで、コアな部分により力を入れることができるのです。

 

 

ホテル管理システムのデメリットとは？

• それぞれのホテルにあったシステムであるのか
• かえってコストが高くなることも

 

それぞれのホテルにあったシステムであるのか

ホテルによって、それぞれ管理体制が違います。

そのためその管理体制にあったシステムを選ぶことが重要になります。

もしシステムが管理体制にあっていないと、かえって手間がかかってしまい、コストもかかることがあります。

 

かえってコストが高くなることも

またホテルの規模によっては、システムを導入するコスト分の費用対効果が得られないケースもあります。

そのため管理システムを導入する前に、十分に費用などのシミュレーションをすることが重要です。

 

 

ホテル管理システムを導入するために必要なポイントとは？

それではホテル管理システムを導入するために必要なポイントを説明していきます。

主に以下の3つのポイントがあげられます。

• それぞれのホテルにあったシステムを導入する
• 必要なコストを先に計算しておく
• 現在の管理システムを把握しておく

 

それぞれのホテルにあったシステムを導入する

ホテルによって管理方法が異なるため、ホテルにあったシステムの導入が重要になります。

カスタマイズなどを含めて、よく管理システムの担当と打ち合わせをすることが重要でしょう。

 

必要なコストを先に計算しておく

現状のコストと、システムを導入した場合のコストを計算しておくことが必要です。

この時点でコストパフォーマンスが見込めない場合は、システムを導入するべきでない可能性があります。

またある程度の費用の見込みがついたら、管理システムの担当者に見積もりをしてもらうとよいでしょう。

「あとからその費用ではできない」といったことがないようにしないといけません。

 

現在の管理システムを把握しておく

現在でも何らかの方法で管理をしています。

そのままデータを引き継げるのかなど、管理システムに確認するためにも、現在の管理システムの状態を把握しておくことが重要です。

新しいホテル管理システムと比較をすることで、導入するべきかどうかはっきりします。

 

 

ホテル管理システムを導入するための注意点とは？

• 従業員がシステムになじまないことがある
• コストパフォーマンスが悪いことも
• 業者選び

 

従業員がシステムになじまないことがある

いくら機能の高いシステムでも、従業員が使いこなせないと意味がありません。

そのため従業員が使いやすいシステムを選ぶことが重要になります。

中には前もって試してみることができるサービスもあります。

無駄に機能が多すぎて、かえって使いにくいくなるケースもあるので注意が必要です。

 

コストパフォーマンスが悪いことも

小規模のホテルなど、かえってコストパフォーマンスが悪くなることもあります。

現在の運営方法とよく費用面でも比較をすることが必要です。

 

事業者選び

ホテル管理システムはさまざまな事業者が運営しており、機能も違います。

そのため事業者選びが重要になります。

数社に絞って、最終的にはそれぞれ見積もりを出してもらってから比較をするとよいでしょう。

この時多く見積もりを出してもらいすぎたら、余計に比較が難しくなるので注意が必要です。

 

 

まとめ

ホテルは衛生管理、防犯管理、それぞれサービスの管理などさまざまな管理するべきことがあります。

しかもホテルは24時間365日営業しているので、常に状況が変わる可能性があります。

さらに新型ウイルスコロナの影響により、対応するべきことが増えている状況です。

そこでホテル管理システムを導入することにより、業務効率化につなげることができるのです。

 

 

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。

以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。