人事関連のシステム導入する際の注意点

人事関連の業務は、採用から研修まで幅広いため業務が多くなっています。

このため人事関連の業務効率化を図るために、人事関連のシステム導入する企業が増えています。

この記事では人事関連のシステム導入する時の注意点を説明していきます。

 

 

人事関連の業務とは

人事部は、社員の採用や教育、人事評価制度の企画・設定など、人事戦略や人材戦略に関わるすべての業務を担当しています。

通常、「誰を採用するか」という問題が最初に議論されるのは人事部です。

また、人事部は、会社の人事戦略決定の指針となる人事計画（HRプラン）を作成するとともに、会社の人事計画も作成します。

そもそも人事部は、人事計画を策定する必要があります。

それは、企業を構築し、発展させるために取るべきステップを概説した計画です。

この計画は、人事部長が書く場合もあれば、人事担当者が作成する場合もあります。

人事の業務は主に次の5つに分類されます。

• 採用
• 教育・研修
• 評価
• 人事異動・配置
• 労務

 

採用

採用は、求職者だけでなく、雇用者と従業員の双方に影響を与える重要な仕事です。

採用の前には、満たしたい役割を定義し、最も重要なことは、その役割を担う人材プールや候補者のプールを評価する必要があります。

候補者の主要な属性を明確に把握することが重要です。

属性や要件は、求人票を見れば簡単に評価できますが、これらの情報を事前に把握しておく必要があります。

採用のプロセスは、候補者のスキル、性格、パフォーマンスを評価することに基づいています。

これは、選考のプロセスにつながります。

職務に適した候補者をうまく選ぶためには、候補者に対する適切で詳細な評価が不可欠です。

選考のプロセスは、まず候補者の評価・査定から始まります。

そして、選考プロセスは候補者の面接から始まります。

面接では、どのような才能を持った人材かを見極めることが目的です。

 

教育・研修

OJTとは、社員の能力開発に重点を置いた研修形態です。

人材開発（HRD）とは、様々な種類のプログラムや活動を通じて、従業員のスキルや能力を開発し、実践するプロセスです。

HRDは、組織の責任において最も重要な分野の一つです。

HRDは、従業員の生産性とスキルを開発する方法です。

HRDシステムは、組織の効果的な機能を確保するために、あらゆる種類のプログラム、サービス、活動を開発し、実施することで成り立っています。

HRDシステムでは、開発の様々な段階が組織化され、階層的にグループ化され初期段階は開発段階と呼ばれています。

この段階は、従業員の基本的なスキルや能力、組織へのオリエンテーション、人としての成長が特徴です。

近年ではOJTを専門の会社に外部委託するケースが多く見られます。

 

評価

従業員の業績評価制度は、月次業績評価、年次評価、業績賞与など、会社が職場で使用する評価書類を中心に構成されます。

従業員は、業績評価制度で定められた目標を達成した場合、会社からボーナスを受け取ることができる。

また、評価制度において、「熟練」「良好」「優秀」などの一定のレベルに達すると、ボーナスを受け取ることができます。

評価とは、特定のパフォーマンス環境における従業員のパフォーマンスを測定するプロセスです。

評価は、評価の分野で能力のある人が行います。

評価は、従業員のパフォーマンスを示し、会社の経営判断の基礎となることを目的としています。

 

労務

労務関連の業務は、社会保険への加入手続き、福利厚生、勤怠管理、給与計算などさまざまな業務があります。

そのため労務管理システムを導入する企業が増えています。

 

 

人事関連のシステムとは

現代の人事管理システムの一例を紹介します。

人事管理システムは一元化されており、部門間で情報を共有することが可能になっています。

人事管理システムは、データに基づいて推奨や変更を行うことが可能。

また、このデータを利用して、会社にとって有益な意思決定を行うことができます。

この人事管理システムは、管理、業績評価、レポートツールを提供することで、人事部門をサポートします。

人事部長は、データに基づいて意思決定を行い、人事部からの報告を受けることができるため業務効率化につながります。

人事マネージャーは多くの意思決定をしなければならないため、人事システムは人事管理のバックボーンとなります。

多くの意思決定は、データに基づいた意思決定が可能なHRシステムを使用することで最善の結果が得られるのです。

これらの決定は、一人の個人が行うものではなく、多分野のチームが実施することができます。

 

 

人事管理システムの主な機能とは？

分析機能

人事システムは、個人情報を分析して、新卒者の雇用状況を把握し、新卒者の報酬水準を決定することができます。

また新卒候補者に会社の従業員になるために必要な情報を送るためにも利用できるのです。

人事システムは、新卒候補者に会社の従業員になるために必要な情報を送るために使用することができまた、人事システムは、個人情報を分析して、新卒者の雇用状況を判断したり、報酬の水準を判断したりすることもできます。

 

給与計算機能

従業員の給与管理は、多くの場合、従業員の給与額を決定する際に最初に考慮されます。

従業員の給与の支払いはそれだけでも問題ですが、企業が給与計算に多くの変更を加える必要がある場合は、さらに困難になります。

例えば、従業員の週の労働時間を変更したり、従業員の職種を変更したり、会社の給与体系を変更したりした場合、従業員の配置を変更したり、新しい給与スケジュールを正確に反映させるために給与システムを調整したりする必要があります。

このような場合、管理システムが大きな助けとなります。

管理システムの代表的な機能としては、以下のようなものがあります。

従業員に自社の給与計算の概要をわかりやすく説明する。

以下のような機能を使って、自社の給与計算の概要を作ることができます。

• 各従業員の賃金や給料を計算する。
• 従業員のボーナスやインセンティブの金額を計算する。
• 従業員の残業代を計算する。
• 従業員の給与を調整する。

 

人事情報管理機能

社員の個人情報や勤務状況、公的資格などのスキル情報などを集約して管理する機能です。

ほとんどの人事システムの基本機能となっている。

社員一人ひとりの情報が正確かつ詳細に管理されているため、どの社員がどのような能力やスキルを持っているのかが容易に把握できます。

 

要員配置機能

この機能は、多くの企業にとって深刻な問題となっているスタッフ配置の問題を解決するためのものです。

例えば、プロジェクトの進行に合わせてメンバーを増減させる必要がある場合、スタッフアロケーション機能で管理されているスキルや分析データを利用して、最適なスタッフアロケーションを実現することができます。

 

人事評価機能

従業員のパフォーマンスは、業績評価から測定されます。

業績評価機能は、目標値と今回および前回の業績評価時のパフォーマンスを考慮して、各社員の職務遂行能力を評価します。

また、この機能により、各社員の目標を管理し、PDCAサイクルをスムーズに回すことができます。

また、人事評価機能では、社員一人ひとりの目標を管理し、PDCAサイクルをスムーズに回すことができます。

人事評価機能では、職種や業界のデータをもとに、社員一人ひとりを評価することができます。

従業員の現在のスキルや職務上の可能性を考慮して、各従業員に目標値を設定することができます。

 

 

人事関連のシステム導入する際の注意点

人事関連のシステムは上記のようにメリットがありますが、以下のような注意点もあります。

 

管理システムを導入する目的を明確化

人事管理システムを構築する際の難しさの一つは、従業員が現在の会社でどのくらい働いているかが分からないことです。

企業によっては、5年、10年と同じ会社で働いている社員も多く、これは大きなハードルとなります。

人事管理システムを利用する際には、どのような基準で欠員を出すか、また候補者を面接する際にはどのような基準で行うかが重要です。

例えば、ある人がその職種に適した資格を持っているので、その人を採用したいと思うかもしれません。

しかし、応募者が職務に適した資格を持っているかどうか以外にも、他の面で優れているかどうかを確認したい場合もあります。

そのような状況では、面接官は “あなたが修了した最高レベルの教育は何ですか？”や “あなたの仕事をあなた自身の言葉でどのように表現しますか？”などの質問をすることがあります。

 

人のデータを扱うのでセキュリティ面にも注意

クラウドベースのシステムを使用することは、多くの問題を引き起こす可能性があります。

通常、会社はクラウドシステムを低価格で提供することができますが、バックアップシステムを導入する必要があり、コストと時間がかかってしまいます。

この問題を解消するためには、人事情報の保存にハードディスクや光学ドライブなどの物理メディアに依存するITを導入することが望ましいです。

また、複数の拠点がある場合には、人事データの保存にクラウド型システムを利用することも考えられますが、本記事では、人事データは一箇所に集中して保管されていると仮定します。

クラウド型システムを導入するには、クラウド型のファイルサーバーシステムが必要です。

これがあれば、クラウド型のバックアップシステムを利用することができ、人事情報を安全に管理することも可能になります。

一口にクラウド型といっても、いくつかの種類があります。

自分のニーズに合ったものを選ぶ必要があります。

 

 

まとめ

人事には主に以下のような業務があります。

• 採用
• 教育・研修
• 評価
• 人事異動・配置
• 労務

採用一つとっても求人管理、候補者管理、面接管理、内定者管理などさまざまな管理が必要です。

また定期的に中途採用する場合は、この業務を頻繁に行う必要があります。

また採用後に「どのような人材が育っているか」などのデータ分析も必要となります。

そのためエクセルなどで管理をしていては大変です。

そこで人事関連のシステムを導入することにより、業務効率化を図ることができるのです。

 

 

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