会員管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

いろいろな種類の会員サービスがありますが、会員の情報とは名前や住所、電話番号などさまざまなものがあります。

これらをすべてエクセルなどで管理するのは容易ではありません。

そこでか委員管理システムにて、一括に管理をすることで検索をするときも容易にすることができるのです。

この記事では会員管理サービスについて、詳しく説明をしていきます。

 

 

会員管理とは

現代では会員になってもらって情報をもらい、特別な割引や特典などをユーザーに提供するケースが多くなっています。

会員になってもらうことにより、今後DMなどで特別割引などを情報を送ることにより、商品を購入したり、サービスを利用してもらうのが目的です。

そのため会員になるために費用が必要ないケースが多いです。

それは今後の広告となるためです。

会員情報を得ることによりターゲットを絞ることができ、アンケートなどをしてさらに情報をもらうこともできます。

また商品を利用して気に入ってもらったらSNSなどで拡散をしてもらい、さらに会員を増やすといったマーケティング方法になります。

 

 

会員管理システムシステムとは？

ここまで会員登録のメリットを書いてきましたが、会員登録をしてもらって、その住所や名前、電話番号などをすべて手入力でエクセルなどに入力しなおすのは手間がかかるのが現状です。

さらに会員登録をしてもらうだけでなく、今後のマーケティングにつなげていく必要があるのです。

つまり管理をするだけでなく、必要な条件にあった会員をすぐに検索できる必要もあります。

そこで会員登録システムを利用することによって、会員登録者の管理の業務効率化につなげることができるのです。

 

 

会員管理システムのメリットとは？

それでは会員管理システムのメリットをそれぞれ説明していきます。

• 会員の検索ができる
• 今後の営業活動につなげる
• データベース機能
• プロモーション機能
• 会員に対してのサービスができる

 

会員の検索ができる

会員から問い合わせがあった場合や、住所などの情報に変更があった場合、会員管理システムがあるとすぐに編集可能です。

また編集した内容はリアルタイムで反映するので、誰がきても情報が変わったことがわかります。

例えば電話受付をした方が情報の変更をすると、DMを送る担当の方も新しい住所に送ることができるのです。

 

今後の営業活動につなげる

そもそも会員を集める目的は、今後のマーケティングにつなげていくためです。

会員の情報を集めて、商品やサービスのニーズにあったターゲットを見つけてDMやメール、またお得クーポンなどを送っていきます。

そのため検索がしやすいだけでなく、会員登録している人の年齢層や性別、会員になったきっかけなどのデータを分析することができるのです。

 

データベース機能

会員管理システムはデータベースとしても使えます。

つまり会員の情報で検索を簡単にすることができるのです。

またこれまでのデータを分析することにより、今後のマーケティングに生かすこともできます。

 

プロモーション機能

会員に対して、セール情報やクーポンなどを発信することができます。

 

会員に対してのサービスができる

会員が問い合わせをできるフォームや、ログインして情報を確認できる機能があります。

 

会員管理システムのデメリットとは？

ここまで会員管理システムのメリットを説明してきましたが、以下のようにデメリットもあります。

• システムがダウンしたら検索できない
• システムが業務内容に合わないことがある

 

システムがダウンしたら検索できない

システムで気を付けないといけないことの一つに、システムがダウンしてしまったら検索など作業ができなくなってしまうことです。

そのためダウンしてもすぐに対応してくれるような、事業者を選ぶことが重要です。

また大規模のシステムを導入できるのであれば、オンプレミスにする方法もあります。

クラウドのように回線を不特定多数の人が使うのではなく、オンプレミスは一企業専用に作られたシステムです。

 

 

システムが業務内容に合わないことがある

オンプレミスで作るのであれば別ですが、クラウド型でつくるシステムは安いのですがカスタマイズがあまりできません。

そのため業務内容にシステムがあわない可能性があります。

またオンプレミスはオーダーメイドの状態なので業務内容にぴったりあうのですが、費用が高いため考えどころといえるでしょう。

 

会員管理システムを導入するために必要なポイントとは？

• 個人情報を扱うので十分注意が必要
• 使いやすいシステムであること

 

個人情報を扱うので十分注意が必要

会員登録するためには、さまざまな個人情報を送ってもらうになります。

そのためデータの扱いは十分注意をすることが必要です。

近年頻繁に個人情報漏洩のニュースを見ることがあります。

個人情報の漏洩は、会社の評価を落とすだけではなく、営業に支障をきたす可能性も十分にあります。

少なくても情報漏洩をした会社で、商品を購入しようと思わない顧客も大勢いるでしょう。

また近年ではこのような事件がおこるとすぐにＳＮＳなどで拡散されます。

メディアよりも早いこともあるので、十分気を付ける必要があります。暗号化したりSSL通信を使うなどの対策が重要です。

 

使いやすいシステムであること

普段から使うシステムなので、使いやすいシステムであることが重要です。

近年ではさまざまな会員管理システムがあり、機能も豊富です。

しかし必要ない機能があるとかえって使いにくいことが多いです。

誰が使っても、見た目ですぐやり方がわかるシステムがおすすめです。

そうすることによって、新しい担当がついた場合でも、引継ぎが簡単です。

 

 

会員管理システムを導入するための注意点とは？

最後に会員管理システムを導入するための注意点を説明していきます。

サービスによっても異なりますが、特に以下の点があげられるでしょう。

• 使いづらいシステムはＮＧ
• セキュリティに注意

 

使いづらいシステムはＮＧ

使いづらいシステムであると、使い方を覚えるだけで時間がかかってしまいます。

またかえってミスが出ることもあり、システムを導入しないほうがいいケースもでてきます。

 

セキュリティに注意

会員情報はすべて個人情報になるので、情報漏洩や不正アクセスなどの対策が重要です。

ログイン認証やアクセス権限をかけて、利用できる人を限定するのも一つの方法です。

さらにネットワークのサーバーにデータを収納することにより、セキュリティ対策ができるサービスを選ぶようにしてください。

 

 

まとめ

会員管理システムを使うことにより、会員に対して特別感、優越感をもってもらうようなサービスをすることができます。

また検索機能もあり、プロモーションをすることもできます。

 

 

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