保育園の管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

保育園では園児や先生に関連する書類や、園児の帰りの時間の管理などさまざまな管理をする必要があります。

そのために近年では、保育園向けの管理システムを導入するケースが増えています。

この記事では保育園の管理システムとは、また導入するための必要なポイントや注意点などを説明していきます。

 

保育園の管理業務とは

保育園は先生の採用から園児に関する書類などの管理、また行政に提出するべき書類などさまざまな管理をする必要があります。

特に幼稚園と違い、園児の年齢もばらばらで帰宅の時間もばらばらであるため管理が大変な部分があります。

また企業のようにそれぞれ担当がいるわけではなく、園長先生がや主任の先生が普段の業務のかたわら管理作業をしているケースが多いのです。

 

保育園の管理システムとは？

上記のように保育園では管理するべき内容が多く、さらに担当者がいない園が多いのが現状です。

そこで保育園に関する必要な情報を管理できるのが保育園の管理システムです。

手作業で行う手間が減る他、管理者は一度に必要な情報を確認することができるのです。

 

保育園の管理システムのメリットとは？

• 引継ぎをしやすい
• 必要書類を準備しやすい

 

引継ぎをしやすい

管理システムを使うことによって、管理者が新しく入った時に引継ぎをしやすいのが大きなメリットです。

管理システムを見せることにより、園の必要なことはすべてわかるのです。

 

必要書類を準備しやすい

保育園は地方自治体などに提出する書類があるのですが、管理システムがあることで必要書類の準備をしやすくなります。

そのため業務効率化につながることができるのです。

 

 

保育園の管理システムのデメリットとは？

保育園の管理システムにもいくつかデメリットがあります。

• パソコンに慣れていない人が多いケースがある
• 一般企業のように担当者が不在

 

パソコンに慣れていない人が多いケースがある

保育園では一般企業と比べて、パソコンに慣れていない人が多いことがあります。

園長先生など経営者の方だとなおさら、パソコンには弱い人が多いのではないでしょうか。

そのためシステム自体が逆に手間になってしまうことがあります。

 

一般企業のように担当者が不在

一般企業のように、担当者をおいていない保育園もあります。

幼稚園よりもさらに子供がいる時間が長くて、年齢もばらばらです。

そのため管理だけに集中できるということは少ないでしょう。

そのためシステムになれるためにも、時間がかかるケースがあります。

 

 

保育園の管理システムを導入するために必要なポイントとは？

保育園の管理システムを導入するためには、まず導入前の準備をしっかりとすることが重要となります。

そのうえで「システムを使いなせるのか」「結果的に費用対効果があるのか」などを判断する必要があります。

• 導入の準備をしっかりとすること
• システムを使いなせるのか
• 費用対効果があるのか

 

導入の準備をしっかりとすること

まず現在の管理方法を見直して、システムの料金を調べてしっかりと比べてみるとよいでしょう。

また導入した場合は誰が対応するのか、対応しきれるのかなども判断する必要があります。

ある程度見通しがたったら、管理システムの担当者と打ち合わせをすることが重要です。

何も準備しないままに打ち合わせをしても、現在の状態がはっきりとしないままでは管理しシステムの導入は難しいです。

 

システムを使いなせるのか

管理システムを導入するうえで、最も重要なことの一つがシステムを使いこなせるのかということです。

一度使ってみて、システムを使えるのかどうかを判断するのが理想です。

また画面をタッチするだけなど、操作が難しくないシステムを利用するのもおすすめです。

 

費用対効果があるのか

管理システムを導入するにも費用がかかります。

そのため費用対効果があるのかどうかを、しっかりと調べることが必要になります。

システムを導入することにより、コストがかえってかかるケースも少なくありません。

 

 

保育園の管理システムを導入するための注意点とは？

保育園の管理システムを導入するためには、以下の2点に特に注意が必要です。

• 操作がわかりやすいシステムを選ぶこと
• 園の経営方法にあったシステムを選ぶこと

 

操作がわかりやすいシステムを選ぶこと

保育園の管理は、園長先生のほか園によって担当する人が違います。

企業のように経理や人事など専任の担当者が決まっているわけではありません。

そのため誰が操作をしてもわかりやすいシステムであることが重要です。

画面をみただけで、どこを触れたらいいのかわかりやすいシステムであることがおすすめです。

そのことで新しい従業員が入ってもすぐに引継ぎをすることができます。

 

園の経営方法にあったシステムを選ぶこと

保育園によって経営方法や管理方法が違うでしょう。

そのためその園の管理方法にあったシステムを導入することが重要になります。

カスタマイズできるシステムがほとんどであるため、管理システムの担当者に現状の課題や目標を伝えて、システムがマッチしているのかどうかを確認するようにしてください。

また担当者だけに任せずに、できるだけ実際にシステムに触れてみるようにするとよいでしょう。

 

 

まとめ

保育園は先生や生徒、また園の運営などに関することで管理するべきことが多くあります。

また企業のように事務担当がいるとは限りません。

多くの園にて園長先生や主任の先生が、先生をしながら事務を行っているケースもあるでしょう。

そこで保育園の管理システムを導入することで、業務の効率化を進めることができるのです。

 

 

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