倉庫管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

通常、「マーチャント」という言葉は一般的な意味で使われ、業者から商品を購入する人を指します。

しかし、「マーチャント」という言葉を使うことが適切とは限らず、この定義に当てはまらない企業が見つかることもあります。

この記事では、ベンダーから商品を購入する企業を指して「マーチャント」という概念を使用しています。

マーチャントは、「コンサルタント」や「製造業」の会社と同じと考える方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、倉庫・物流管理システムの一般的な概念を説明します。

その重要な部分は、「倉庫」「保管」「流通」「物流」「通信」です。

この説明は、倉庫・物流の世界に限ったことではないので、少々単純化されていると思われるのではないでしょうか。

しかし、それを再び掘り起こすことになっては意味がありません。

倉庫・物流管理システムの基本的なコンセプトは、購入された商品を集め、保管し、輸送し、貯蔵し、流通させることができることです。

また、このシステムでは、各商品の状態を監視し、その商品がどのような状態にあるのかを知ることができます。

 

 

倉庫管理とは

品質管理

製品の製造過程では、どうしてもミスが発生します。

エラーが発生した場合、製品を出荷する前にこれらを修正することができます。

エラーには2つの種類があります。

 

識別エラーとは、正しく識別されていないエラーのことです。

例えば、製品に貼られているラベルがなかったり、間違っていたりする場合です。

顧客に製品を出荷する際には、まずこれを確認することが重要です。

 

また、品質保証上のエラーもあるのですがこれは、製品内部のエラーです。

例えば、製品を動作させるために必要な部品が不足している場合などです。

これは、製品を顧客にお届けした後に修正することができます。

 

次に倉庫が処理しなければならない問題は、在庫のコストです。

適正な在庫コストを設定することで、倉庫の利益を落とさずに在庫の追加、交換、修理を行うことができます。

在庫コストが重要なのは、在庫を保管するための材料費が、倉庫が得る利益を下げてしまうからです。

例えば、倉庫が製品を保管するために新しく大きなビンを購入する必要がある場合や、新しい在庫をすべて運ぶために新しいトラックを購入する必要がある場合、これらのコストは在庫コストに追加されます。

 

 

倉庫管理システムとは？

倉庫管理システムとは、倉庫にある在庫の確認や入庫、出庫などにより数の変更に対してもリアルタイムで把握することができるシステムです。

この他にも出向した在庫が現在どのような状況であるかや、販売システムと連携するなど様々な管理方法あります。

担当者が毎回手書きや エクセルの手入力で対応していては大変ですし、対応者以外と連携をすることができません。

そのため結局手間がかかってしまう上、データが合わないことも多々あります。

もちろん手入力であればミスをすることもあるでしょう。

しかし倉庫管理システムではこれらの問題を解決することは可能です。

 

倉庫管理システムと在庫管理システムの違いは？

重要なのは、両方のタイプの管理システムを持つことができるということです。

どちらのシステムを選択するかは、実際にシステムを利用する企業のニーズによります。

 

最適な倉庫管理システムと在庫管理システムを選ぶには？

倉庫管理システムを選ぶ際に考慮すべき点はたくさんあります。

最も重要なのは、倉庫全体を管理できる倉庫管理システムが必要なのか、それとも入荷から出荷までの全在庫を管理できる在庫管理システムが必要なのかということです。

また、システムの選択は、ユーザーがどのように倉庫を管理したいのかを明確に理解した上で行わなければなりません。

時間単位の管理をしたいのであれば、集中管理型のシステムが理想的でしょう。

日単位で在庫を管理したいのであれば、出荷日別在庫管理機能を持つシステムが良いでしょう。

 

 

倉庫管理システムのメリットとは？

それでは倉庫管理システムのメリットを説明していきます。

在庫管理はもちろんですが、他にも以下のようなメリットがあります。

• ミスをなくす
• リアルタイムで情報を共有できる
• 担当者の負担を減らす
• コスト削減ができる場合も

 

ミスをなくす

人が毎回入庫処理などをしていては、ミスがでる可能性があります。

これが積み重なると、売上額とあわないなどの問題がでてきます。

こうなるとどこでミスをしたか探すのが一苦労になってしまいます。

システムを導入するとミスがへり、また情報を共有できることからミスをすぐ見つけられるようになります。

 

リアルタイムで情報を共有できる

リアルタイムで情報を共有できるので担当者だけでなく、管理者、営業、経理なども情報を確認することができます。

そのため途中経過もわかるので、何か問題があってもすぐに対応することができるのです。

 

担当者の負担を減らす

毎回在庫確認をするのは大変であり、しかも倉庫は在庫以外にも、さまざまな管理が必要です。

そこで倉庫管理システムを導入することにより、担当者の負担を減らすことができます。

 

コスト削減ができる場合も

管理をするとき、また上司などに報告するとき書類を印刷をしていたのであれば、システムを使うことにより印刷代、紙代などを削減することができます。

また業務効率化により、残業代などを削減することができます。

 

 

倉庫管理システムのデメリットとは？

ここまで倉庫管理システムのメリットを説明してきましたが、デメリットもあります。

以下のようなデメリットも把握の上導入をするようにしてください。

• システムが業務内容にあわない可能性がある
• システムを使いこなせない可能性がある
• システムを導入した方が費用対効果が落ちる可能性がある

 

システムが業務内容にあわない可能性がある

倉庫管理にも様々な種類があり、システムの内容が業務内容に合わない可能性があります。

システムによって様々な種類があり、まずは業務内容に合うシステムを選ぶ他 カスタマイズする方法もあります。

しかしそれでもシステムにはカスタマイズ出来る範囲が決まっており、もしそれでも業務に合わないようであればシステムの導入を見送ることも必要なのでしょう。

 

システムを使いこなせない可能性がある

せっかくしっかりとしたシステムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。

そのためにできるだけシンプルで使いやすいシステムの導入が大切です。

システムを使いこなせない理由の一つに、必要以上の機能が入っているシステムを購入することが挙げられます。

またシステムを使いこなせるようにするため、わかりやすいマニュアルを提供してくれるシステム会社を選ぶことも大切です。

 

システムを導入した方が費用対効果が落ちる可能性がある

システムを導入することにより、必ず費用対効果が上がるとは限りません。

例えば会社の規模が小さい場合、倉庫管理をすること自体に手間はかからないこともあります。

そのためシステムを導入する前に、必ず費用のシュミレーションをするようにしてください。

 

 

倉庫管理システムを導入するために必要なポイントや注意点とは？

ただ倉庫管理システムを導入したら、費用対効果があるというわけではありません。

倉庫管理システムをより効果的に使うためのポイントを説明していきます。

• 導入の準備をしっかりとすること
• 従業員が使いこなせるシステムを導入すること

 

導入の準備をしっかりとすること

従業員に周知をしたり、新しい従業員が入ったらシステムの説明をするマニュアルの準備などしっかりとした準備が必要です。

また見積の時に、現在管理している方法、またシステムを導入することによりどのようなゴールにしたいのかをまとめておくとよいでしょう。

システム提供会社がもっともよいプランなどを紹介してくれます。

場合によっては、システム導入をしても、ゴールの達成できないことも前もって伝えてくれます。

 

従業員が使いこなせるシステムを導入すること

従業員が使いこなせるシステムでないと、かえって手間がかかってしまいます。

そのため入力などが簡単で、また現在の状況を一目でわかるようなシステムがおすすめです。

逆に「不必要な機能が多すぎて、何をみたらいいのかわからない」といったことがないようにしてください。

使いづらいだけでなく、費用も高くなってしまうことがあります。

 

 

まとめ

倉庫管理は在庫の確認だけでなく、管理するべきことが多くあります。

またその管理内容を経営者などに伝えるのは、もう一つ手間がかかります。

そこで倉庫管理システムを導入することにより、業務効率化をはかることができます。

そのためには十分な導入準備をして、さらに使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

最後に導入後もサポートしてくれるような、システム提供会社を選ぶようにしてください。

 

 

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