図書館管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

図書館は本の貸し出しをするため、「どの本を誰が借りているか」「次に予約している人のリスト」「今後入ってくる本の状況」など常に管理が必要な状況です。

そこで図書館管理システムを導入することにより、これらの図書館にとって必要な状況がわかるのです。

この記事では図書館管理システムとは、また図書館管理システムを導入するために必要なポイント、注意点を説明していきます。

 

図書館管理とは

図書館管理とは、本の在庫管理がまず重要です。

特に毎日のように本の貸し借りがあるため、本の在庫は頻繁に変わります。

また周辺の図書館と連携して、周辺の図書館で借りた本を返すことができることもあります。

返却ボックスを図書館以外で設置しているケースもあるでしょう。

このような状態で本の在庫を管理するのは容易ではありません。

また貸出が不可能は本や、雑誌のように時期によって貸出が不可能になるなどさまざまなケースがあります。

さらに会員になるには個人情報が必要であり、管理をすることが必要になります。

そのほかにも図書館でイベントを行うなど、管理することは実は多くあります。

これらの管理をそれぞれの担当が行っていると、全体的な管理が難しい状況の図書館は多いです。

 

 

図書館管理システムとは？

図書館管理システムとは、図書館業務における貸出管理やユーザーの管理などをすべて一括ですることができるシステムです。

必要な情報をすぐに検索できたり、返却が遅れている本やユーザーの情報を調べて返却最速のハガキを送るなどさまざまな対処をすることができます。

 

 

図書館管理システムのメリットとは？

図書館管理システムには、以下のようなメリットがあります。

• 貸出状況がすぐに検索できる
• 新しく入ってくる本がすぐにわかる
• イベント管理などもできる

 

貸出状況がすぐに検索できる

図書館管理システムを使うと、本の貸し出し情報がすぐにわかります。

つまり「この本はいつもどってきますか」「予約したいのですが」と聞かれたときも、すぐに対応が可能になります。

 

新しく入ってくる本がすぐにわかる

図書館は定期的に新しい本が入ってきます。

またユーザーがリクエストできる図書館も多く管理が必要になります。

図書館管理システムを利用することにより、新しく入ってくる本をすぐに調べることができます。

受付などで聞かれた時でもすぐに対応することができるのです。

 

イベント管理などもできる

図書館は読み聞かせや図書館におかなくなる本を無料で提供するなど、さまざまなイベントが開催されます。

そこで図書館で行われるイベントを管理することができます。

 

図書館管理システムのデメリットとは？

図書館管理システムにも以下のようなデメリットがあります。

• コストが合わない
• 使い方になれない可能性がある
• 図書館業務にあわない可能性がある

 

コストが合わない

図書館管理システムは安価でないことが多いです。

そのため図書館によって費用対効果があがらない可能性があります。

維持費などもとても重要になります。

 

使い方になれない可能性がある

図書館管理システムによっては、機能が多いなどで使い方が難しい場合があります。

図書館はさまざまな人が働いており、コンピューターが苦手な人もいます。

そのためシステムに慣れなくて、結局その人たちに教えたり手間がかかることがあります。

 

図書館業務にあわない可能性がある

全国の図書館がすべて同じ業務をしているわけではありません。

管理方法や貸出期間、予約方法、入ってくる本の数などがすべて違います。

そのためシステムによっては図書館業務にあわない場合があります。

 

 

図書館管理システムを導入するために必要なポイントとは？

• 図書館管理システムの導入までの準備
• できるだけ柔軟にシステムを選ぶ

 

図書館管理システムの導入までの準備

図書館管理システムを導入するためには十分な準備が必要です。

従業員への周知や、すぐにシステムに入力できるような準備をすることが大切です。

またできるだけ情報は転送できるシステムを選ぶことも必要です。

本の検索など図書館の利用者も使うシステムを導入する場合は、利用者に対して早めの周知が必要になります。

 

できるだけ柔軟にシステムを選ぶ

図書館によっても、管理方法はすべて同じというわけではありません。

しかしシステムのカスタマイズには限界があるため、完璧を求めていてはシステムの導入は難しくなります。

そのため優先順位を決めてシステムを選ぶとよいでしょう。

 

図書館管理システムを導入するための注意点とは？

図書館にはさまざまな人が働いています。

コンピューターが苦手な方もいらっしゃるでしょう。

そこでコンピューターが苦手な方でも、操作しやすいようなシステムを導入することが大切です。

またできるだけシステムに早く慣れてもらうように、勉強会などを開くことも必要でしょう。

 

まとめ

図書館は本の貸し出しをするため、常に管理が必要な状態です。

それ以外にもユーザーの個人情報や、新しく入ってくる本の管理など他にも管理するべきことがあります。

そこで図書館管理システムを導入することにより、業務効率につなげることやミスを減らすことにつなげることができるのです。

 

 

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。

以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。