採用管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

採用業務は、何人採用をするかなどの会議から、募集方法の決定、面接管理、履歴書などの書類管理、入社後の手続きなど必要な業務が数多くあります。

また企業によっては1案件に1,000人以上応募することもあります。

また採用業務は1年中続くため、書類やエクセルなどで管理していると手間がかかりすぎます。

そこで採用管理システムを導入している企業が増えています。

この記事では採用管理システムを導入するために必要なポイント、また注意点を説明していきます。

 

 

採用管理とは

採用管理とは、採用に関連する情報をすべて管理をすることです。

• どの部署に何人採用するか
• 募集方法
• 応募者情報、応募書類（履歴書、職務経歴書）
• 面接の日時や方法、どの面接官が担当するか、合否など
• 採用通知を送っているか
• 入社日の確認
• 入社後の書類の手続き（雇用契約、雇用保険、年金、税金の手続きなど）
• 新入採用と中途採用
• 入社説明会の案内

 

ここでは主な内容を説明しましたが、この他にも管理することは多くあります。

大きな企業であれば、履歴書や職務経歴書だけで何万と来ることになります。

これだけの人数の合否を決めたり、書類選考で落ちた場合でも書類の取り扱いにも注意をしないといけません。

また入社が決まったら、ハローワークに提出書類があります。

一人の従業員が入社するまで、以上のようにしなければいけないことは数多くあります。

 

 

ハローワークの提出する書類とは

ハローワークには採用証明書を提出することが必要です。

採用証明書を提出することにより、雇用保険の手続きや再就職手当の申請（雇用保険の残日数が、受給期間の1/3以上残っている場合）をすることになります。

再就職手当を受け取るには以下のようにさだめられています。（一部抜粋）

・受給手続き後、7日間の待期期間満了後に就職、または事業を開始したこと。
・基本手当の支給残日数が、所定給付日数の1/3以上あること。
・離職した事業所への再就職でないこと、また、同事業所と密接な関わりのない事業所に就職したこと。
・1年を超えて勤務することが確実であること。
・原則として、雇用保険の被保険者になっていること。

引用：厚生労働省

このようにハローワークに提出する採用証明書だけでも、管理をすることが多くあるのです。

 

 

採用管理システムとは？

採用管理システムとは、応募状況、面接者管理、応募者の履歴書・職務経歴書、採用後の手続きなど一つのシステムですべてを管理することができます。

そのため担当者、管理者にとってどのような状況なのかすぐに把握することができます。

つまり応募者から内定者まですべての人の追跡ができるということです。

採用管理システムは英語ではApplicant Tracking Systemと呼ぶのですが、まさに応募者を追跡できるシステムとなっています。

またそれぞれの部署の担当者にとっても、採用状況がわかるシステムなのです。そのため内定者の数がわかった時点で、新人研修などの準備も同時にできるということです。

 

 

採用管理システムのメリットとは？

採用管理システムには以下のようなメリットがあります。

• 複数の求人管理の作成ができる
• 応募者の情報管理ができる
• 選考の状況管理ができる
• 内定から入社までの確認ができる
• ミスを減らす
• 書類を減らす

 

複数の求人管理の作成ができる

さまざまな職種を、複数の求人媒体に載せることになっています。

それぞれの掲載時期や応募上人数などの管理をすることができます。

応募時期を超えてまだ応募者が少ない場合は、次の媒体を考えるなどの対策をすることができるのです。

 

応募者の情報管理ができる

現在では直接履歴書を送ってきたり、応募媒体を通してネット上で応募してきたりなどさまざまな応募方法があります。

これらをすべて管理しやすくするのが採用管理システムです。

すべての書類を見落とすことなく、また面接決定者にはきちんと通知をしているかなどの応募者管理がここですることができます。

また今後媒体を選ぶ基準として、それぞれの媒体ごとの応募者の確認も可能です。

 

選考の状況管理ができる

書類選考から、面接を2～3回行うことが多くなるでしょう。

このほかにテストなどを行うこともあります。面接の評価から、書類選考を通った応募者に面接の日時を案内しているかなどの進捗管理をすべて、採用管理システムにて行うことができます。

 

内定から入社までの確認ができる

内定が決まると、内定通知を送ったり、雇用保険の取得したりなどの業務が必要です。

内定してから出社するまでの状況もすべて採用管理システムにて確認することができます。

 

ミスを減らす

何万と履歴書が届く会社、また多くの部署で採用する会社などすべて担当者が手作業で確認をしていたら、ミスをする可能性があります。

採用部署の場合、内定者に通知を送っていないなどの大変な状況になりかねません。

そこで採用管理システムでは、内定者に通知を送っていなかったら知らせてくれるなど、さまざまな機能があります。

また多くの人が採用管理システムをチェックすることになるので、ミスを減らすことにつながります。

 

書類を減らす

今まで書類で管理をしていた会社によって、書類を大きく減らすことができます。

書類のプリントアウトや紙代を節約でき、紙類を保管する場所の確保も必要ありません。

採用者の履歴書・職務経歴書やハローワークに提出する書類などの保管は必要であるため、少しでも不要の書類の管理は減らしたいものです。

また無駄に書類を保管していると、情報漏洩につながるケースもあります。

採用担当は応募者のデータを持っているのです。

 

採用管理システムのデメリットとは？

ここまで採用管理システムのメリットを説明してきましたが、以下のようなデメリットもあります。

• システムを導入したほうがコストがかかる場合もある
• 業務内容にあわないシステムもある

 

システムを導入したほうがコストがかかる場合もある

採用規模によっては、システムを導入するほうがコストがかかる場合もあります。

そのため1年間の採用にかかるコストを計算し、採用管理システムを導入するべきか判断するとよいでしょう。

 

業務内容にあわないシステムもある

職種が多い場合や、業務体系などが特殊な場合、業務内容にシステムがあわないケースもあります。

カスタマイズできることが多いのですが、クラウド型であればカスタマイズできる範囲が限られており、対応しきれない可能性があります。

オンプレミスであれば自由にカスタマイズできるのですが、初期費用が高額になるので費用対効果があるかどうかの判断が必要です。

 

 

採用管理システムを導入するために必要なポイントとは？

ここまで採用管理システムに関して説明してきましたが、どのシステムでもいいわけではありません。

それぞれの企業の採用形態にあったシステムである必要があります。

• クラウド型のメリット・デメリット
• オンプレミス型のメリット・デメリット

 

クラウド型のメリット・デメリット

クラウド型のシステムは、初期費用がほとんどかからず導入も比較的すぐにできます。

しかしカスタマイズをできる範囲が限られているので、採用業務に向かない可能性があります。

 

オンプレミス型のメリット・デメリット

クラウド型のシステムと逆の性質があるのが、オンプレミス型です。

利用する企業のみが使うシステムとなり、カスタマイズを自由にすることができ、セキュリティも強めです。

しかし初期費用が高額になるほか、専用の機材の設置が必要となるため導入まで時間がかかります。

特に小規模の企業にとってみたら、コスト面で費用対効果が全くでない可能性があります。

つまり企業の規模によっても、あうタイプがあります。

 

 

採用管理システムを導入するための注意点とは？

採用管理システムを導入する前に、注意すべき点を説明していきます。

• 使いにくいシステムはかえって業務が遅くなる

 

使いにくいシステムはかえって業務が遅くなる

採用業務はここまで説明したように、年間を通して幅広くなっています。

そのため使いにくいシステムを導入してしまうと、かえって業務が遅くなってしまいます。

またなれるまでに時間がかかるようなシステムであれば、新しく従業員が入るたびに、手間や時間がかかってしまいます。

作業が多い業務だからこそ、必要最低限の機能のシステムを選ぶとよいでしょう。

 

 

まとめ

採用業務は集方法の決定、面接管理、履歴書などの書類管理、入社後の書類の手続きなど業務が幅広くあります。

また年間を通して比較的忙しいため、採用管理システムを導入する企業が増えています。

採用管理システムによっても機能が違うため、導入社にあったシステムを選ぶことが大切になります。

もしあわないようだと、かえって業務が遅くなりコストだけがかかってしまいます。

 

 

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