税務申告システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

企業には税務申告が必要なのですが、税務申告にはさまざまな内容があります。

またそれぞれ申告する方法や時期などが違うのでどうしても申告が抜けがちです。

そこで税務申告システムを使うことにより、ミスを減らして業務効率化につなげることができます。

この記事では税務申告システムを導入するために必要なポイント、注意点を説明していきます。

 

 

税務申告とは

税務申告の申請をするためでもいくつもステップがあります。

まずは以下のように書類の準備をする必要があります。

• 法人税申告書
• 給与所得者の扶養控除などの申告
• 源泉徴収税関連
• 確定申告書（消費税関連）
• 移動届書

 

法人税申告書

法人は必ず法人税の申告をする必要があります。

法人税法第4条及び第4条の2並びに地方法人税法第4条に規定される納税義務者が手続きをする必要があります。

また法人税の申告書を作るためには、領収書や請求書、仕分け入力などが必要になります。

また決算書類は保管をすることが義務付けられています。

以下のように国税庁ホームページにも決算書の保存期間や保存方法に関して記載されています。

保存期間とは

「法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。

また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。」

引用：国税庁

 

また保存方法も決まっているので、確認が必要です。

国税庁に記載されていることを、一部抜粋します。

(1) 原則的な保存方法
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

 

(2) 6年目以降のマイクロフィルムによる保存方法
帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の6年目以降（一定の書類については4年目以降）の帳簿書類は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。

引用：国税庁

 

これまでは書類管理しかできなかったのですが、マイクロフィルムや他にも電磁的な記録が可能になりました。

しかしそれぞれ条件があり、管理するべきことは多くあります。

 

給与所得者の扶養控除などの申告

従業員が扶養控除などの控除を受ける場合、手続きが必要となります。

最初に給与の支払いを受ける前の日までに提出をしないと、控除の対象とならないので早めの手続きが必要になります。

書類は給与の支払い者に提出する必要があります。

必要書類は以下のようになっています。

• 勤労学生控除を受ける場合には、勤労学生に該当する旨を証する書類　1部
• 源泉徴収において非居住者である親族に係る扶養控除、障害者控除又は源泉控除対象配偶者の控除の適用を受ける場合には、その親族に係る親族関係書類　1部
• 年末調整において、非居住者である親族に係る扶養控除又は障害者控除の適用を受ける場合には、その親族に係る送金関係書類

 

源泉徴収税関連

給与所得者に対して給与の支払いをするときに、支払い金額から所得税を差し引く仕組みとなっているのですが、この制度を源泉徴収制度といいます。

法人税を計算するときに、この源泉徴収額に対しても計算をする必要があります。

 

確定申告書（消費税関連）

確定申告をするときに、消費税および地方消費税の申告書類を添付する必要があります。

これは消費税法によって定めれており、課税事業者が対象となります。

提出時期は課税期間の末日の翌日から2か月以内となっており、この提出を忘れてしまうと脱税となってしまうことがあるので十分に管理をしておく必要があります。

 

移動届書

事業年度等の変更、納税地等の異動、資本金額等の異動、商号又は名称の変更、代表者の変更、事業目的の変更、会社の合併、会社の分割による事業の譲渡若しくは譲受け、法人区分の変更、支店・工場等の異動等をした場合は手続きが必要になります。

異動したらすぐに対応する必要があるので注意が必要です。

 

以下のように法人税法にも定められています。

「第十五条　法人がその定款等に定める会計期間を変更し、又はその定款等において新たに会計期間を定めた場合には、遅滞なく、その変更前の会計期間及び変更後の会計期間又はその定めた会計期間を納税地（連結子法人にあつては、その本店又は主たる事務所の所在地）の所轄税務署長に届け出なければならない。」

引用：国税庁

ここまでさまざまな法人がするべき税務申告関連の説明をしてきましたが、まだあくまで一部です。このように税務関連の仕事は重要かつ大変であることがわかります。

 

 

税務申告システムとは？

以上の法に法人は決算で確定した利益やそのほかの状況に関して、国や自治体に申告する必要があります。

確定申告と同じ内容といえばわかりやすいでしょうか。

税金といっても法人税、消費税、事業税、都道府県税と上記に説明した内容以外にもさまざまあります。

また法人税を申告するだけでも手続きが大変であり、処理が抜けてしまうと税務調査が入ります。

またそれぞれの税金は申告のタイミングや申告方法が異なるため、申告漏れがおきやすい状況です。

税務調査においてもし問題点が見つかると強制調査や任意調査となり、企業のイメージが悪くなってしまうことがあるのです。

そこで税務申告システムを利用することにより、人が入力する場所を減らしてまずミスを減らすことができます。

また税務申告関連の情報をすべて見ることができるのもメリットです。

 

 

税務申告システムのメリットとは？

税務申告システムのは以下のようなメリットがあります。

• さまざまな税金の申請状況がわかる
• ミスを減らすことができる
• 法律が変わっても対応できる
• 一覧で管理できる

 

さまざまな税金の申請状況がわかる

法人の税務処理にはさまざまな税金があり、それぞれ申請内容や申請時期が違います。

しかし税務申告システムを導入することにより、それぞれの税金の申請状況がわかります。

そのため申請漏れをなくすことができるのです。

また税務調査にきた場合でも、すぐに支払い状況を証明することができます。

 

ミスを減らすことができる

税務処理を担当者だけがやっていると、どうしてもミスが発生することがあります。

しかし税務申告システムは入力する必要がある部分を最小限にしています。

さらに多くの人がシステムを見ることで、ミスを早期に発見することができます。

 

法律が変わっても対応できる

税務関連の法律や政策は定期的に変わります。

しかし税務申告システムを使っていると、新しい情報にアップデートすることができるので、すぐに対応することができます。

 

一覧で管理できる

税務申告関連の処理を一覧で確認することができます。

そのため社長など管理者にとっても、大きなメリットがあります。

 

税務申告システムのデメリットとは？

税務申告システムのデメリットとしては「コスト」と「導入に対しての手間」となります。

会計システムとの連動も大きく、会計システムの一部として包括していることも少なくありません。

この切り分けなどの確認をデメリットとして見極めることが重要となります。

 

 

税務申告システムを導入するために必要なポイントとは？

税務申告システムを導入するためには以下のようなポイントがあります。

• 導入の準備をしっかりとすること
• 従業員がシステムに慣れること
• システムだけに頼らないこと

 

導入の準備をしっかりとすること

システムを導入するための準備をしっかりとしていることが重要です。

全従業員に伝えておくことや、システムへの入力をすぐにできるようにしておくなどの準備をすることで導入をスムーズに行えます。

 

従業員がシステムに慣れること

システム導入が成功するか否かは、従業員がシステムになれるかどうかにかかっています。

そのため使いやすい、そしてわかりやすいシステムを導入することが重要です。

 

システムだけに頼らないこと

システムはあくまでサポートをすることが目的です。

最終的な判断は担当者がすることには変わりありません。そのためシステムだけに頼りすぎるのは危険です。

 

 

税務申告システムを導入するための注意点とは？

税務申告システムを導入するために以下の点を注意するとよいでしょう。

• 企業にあったシステムを選ぶこと
• システムの操作方法が難しすぎるとかえって手間がかかることも

 

企業にあったシステムを選ぶこと

税務申告システムといっても、さまざまな機能や種類があります。

そのため企業にあったシステムを選ぶことが必要です。カスタマイズできる範囲も比較をするとよいでしょう。

 

システムの操作方法が難しすぎるとかえって手間がかかることも

機能が多すぎて操作方法が難しくなっていすシステムがあります。

しかし使わない機能であれば、それは逆効果です。そのため使いやすさを重要視することが大切です。

画面も見ただけで、何をするべきかわかりやすいものがよいでしょう。

 

 

まとめ

税務申告をするためには、手間や労力が必要になります。

申告もれがあったりミスがあると、さらに労力が必要になります。

税務申告システムを使うことにより、税務申告関連の業務の負担を減らし、コアな部分により集中することができるのです。

 

 

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