経費精算システムを導入するために必要なポイント、注意点とは

企業の経理において、経費精算は手間のかかる業務の一つです。

レシートなどを見ながら手入力をしているケースが多いのではないでしょうか。

そこで業務効率化を図るため、経費精算システムを導入することをおすすめします。

この記事では経費精算システムを導入するための必要なポイントや注意点をご紹介していきます。

 

経費精算とは

経費精算とは主に営業担当が顧客訪問時に使った、交通費や宿泊費を払戻すことをいいます。

一般的に担当者が先払いをして、会社に申請をすることにより払い戻しをします。

この申請の時に領収書など証拠になるものを提出し、経理が処理を行います。

材料費などは経費ではなく、費用にあたります。また経費は費用の中の一項目となります。

 

 

経費精算の流れとは

それでは経費精算をする流れを説明していきます。

• 営業担当などが交通費などを自腹で立て替え、領収書をもらいます。

 

最近ではスイカなどのICカードを使うと、交通機関に乗った日と金額をリストで出すことができるので、そのまま経理に提示することができます。そのため仕事時用のICカードを作っておくとよいでしょう。

この方法で毎回路線情報などで運賃を調べる必要はありません。また近年ではバスなどもICカードで乗車することができます。

 

• 経費精算書を作成

各企業で特定の経費清算書があるので、乗車した日時や行先、金額を記載します。

 

• 上司に提出

作成した経費精算書を上司に提出して承認をもらいます。

承認を得た経費精算書は経理にまわります。

直接経理に経費精算書を提出する企業もあります。

 

• 払い戻し

払い戻しのタイミングは企業によって異なります。

立て替える金額が大きいなどの理由で、早めに払い戻しされるケースが増えています。

 

• 経費精算書は7年間保管

経費精算書や領収書は7年間保管する必要があります。

 

経費精算は営業側も経理側も、管理者にも負担が大きい

上記の説明のように、経費精算は営業にとっても経理にとって、管理者にとっても負担が大きい作業になります。

 

営業側

まず営業にとって最も負担なのが、全額前払いであることです。

新幹線などで遠くまでいったり、頻繁に移動する人にとって高額になるケースもあります。

さらに行き先や交通費、日付などを申請する必要があります。

交通費が戻ってくるの日は給料日などに設定している会社が多く、毎月この状態が続くことが多いのです。

 

経理側

経理側は責任者が承認をしたら（押印したら）、払い戻しの手続きをする必要があります。

支払い額が間違いないように、処理をするのは簡単な作業ではありません。

また念のため交通費額が間違えていないか、チェックする作業もあります。

 

管理者側

経費精算書は７年間管理するように決められています。

営業担当が多い会社でなおかつ外出が多い場合は、相当な経費精算を管理することになります。

 

 

経費精算システムとは

経費精算をするために必要な、申請から承認までを行うことができるシステムです。

経費精算に関する項目である交通費精算や出張精算以外に、交際費などが当てはまる場合は対応可能です。

書類がなくなるため上司などの押印を待つ必要がなく、さらに経費に関するすべての動きを把握することができます。

そのため管理者にとっても負担の少ないシステムなのです。

 

 

経費精算システムのメリットとは

経費精算システムは、紙をなくして業務効率化につなげるだけなくさまざまなメリットがあります。

• レシートを撮影して自動的に読み取る機能
• ICカード連携
• 書類を保管する必要がない
• コスト削減
• 経理業務の負担を軽減

 

レシートを撮影して自動的に読み取る機能

交通費などレシートを集めて、入力していく作業は手間がかかります。

さらに打ち間違いの可能性もあるため、作業としては非効率です。

しかし経費精算システムによっては、レシートをスキャンするだけで金額や日付などが自動的に反映する機能があります。

経費精算システムによっては、スマホで処理する機能があるものあります。

つまり電車などに乗った時、すぐに領収書などをスキャンしてしまえば領収書をためることはありません。

 

ICカード連携

交通系ICカードが広まっており、他の路線でも使えるようになっています。

例えばＪＲ東日本の交通ＩＣカードであるSuicaは、ＪＲ日本でも私鉄でも、さらにバスなども乗ることができます。

履歴を印刷することもできるのですが、経費精算システムによってはIＣカードを連携することができます。

つまり営業用にＩＣカードを作っておけば、データをそのまま経費精算システムに取り込むことにより営業の手間を大幅に減らすことができます。

また営業だけでなく経理担当が交通費をもう一度チェックする必要もなくなり、大幅に業務効率化につなげることになります。

 

書類を保管する必要がない

経費精算システムを使うと、書類を使うことがなくなります。

通常であれば経費精算書は７年間保管が必要なのですが、その必要がなくなります。

７年間分の書類は、企業によってはかなり膨大な量になり保管スペースの確保だけでも大変です。

そのためコスト削減にもなります。

 

また平成２８年にスキャン保存が広くできるように法改正がされました。

そのため領収書をスキャンしたデータを残しておけば、領収書やレシートなどは保管しておく必要はありません。

 

コスト削減

経費精算システムを導入すると、経費精算書を廃止することができます。

営業担当が多い会社や営業が遠出や宿泊を伴う出張が多い会社にとって、紙代だけにも多額になることがあります。

さらに印刷代を削減することができるのです。

また書類を保管する必要がなくなるので、保管場所を確保する必要がなくなります。

また以下に説明しますが、経理業務の負担を減らすことができるので残業代の削減になることもあります。

 

経理業務の負担を軽減

掲載精算をするときに大変なのは営業担当だけではありません。

経理担当者はすべての交通費があっているかもう一度チェックをしてから、払い戻しの処理をします。

しかしこのチェックの必要がなくなり、現在どこまで承認されているかするわかるので業務をしやすくなります。

 

 

経費精算システムのデメリットとは

• コスト面で負担になる可能性も
• システムになれないと余計に時間がかかる

 

コスト面で負担になる可能性も

上記に紙代や印刷代、人件費などでコスト削減になると説明しました。

しかし企業の規模などにより逆にシステムを導入したほうがコストが高くなるケースもあります。

そのため経費精算システムを導入する前に、コスト面でのシミュレーションをようにしてください。

一般的に営業人数の数など多ければ多いほど、コスト面でも経費精算システムを導入したほうがメリットがあります。

 

システムになれないと余計に時間がかかる

経費精算システムになれないと、業務に余計に時間がかかることがあります。

詳しくは以下に説明します。

 

 

経費精算システムを導入するために

• 年間でコストをシミュレーション
• 会計ソフトと連携
• 従業員が使いやすいシステムの導入

 

年間でコストをシミュレーション

ここまでコスト削減に関して説明をしてきましたが、必ずしもコスト削減ができるとは限りません。

例えば営業担当者の人数が少ない場合は、システムを導入する方がコストがかかることもあります。

 

会計ソフトと連携

経費精算システムで経費精算の処理をできても、さらに他の会計ソフトにデータを手入力しているようであれば手間がかかります。

さらに入力ミスがおこる可能性もあるのです。

そこで会計ソフトと連携できるシステムを導入することをおすすめします。

経費精算だけでなく、払い戻しまで連携をできると経理担当の負担を大幅に減らすことができ、入力ミスもほとんどなくなるのではないでしょうか。

 

従業員が使いやすいシステムの導入

経費精算システムはさまざまな種類がありますが、最終的にはその企業の業務にあった、また従業員が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

例えばシンプルな経費精算処理をしている会社が、機能が多すぎる経費精算システムを導入しても処理が複雑になるだけです。

また表示画面や押すべきボタンがわかりづらいシステムは、あまりおすすめできません。

複雑なシステムは新しく従業員が入った時また慣れるまでが大変で、現在在籍している経理担当者などの負担が増えるだけです。

 

 

まとめ

特に営業担当や経理担当にとって、経費精算処理は手間のかかる作業です。

毎回領収書をもらって、交通費を経費精算書に記載し計算するだけでも大変です。

さらに経費精算書に上司から承認をもらい、経理担当に処理をしてもらう必要があります。

しかし経費精算システムを導入することで、これらの作業をすべてシステムで行うことができます。

システムによってはICカードを連携したりレシートをスキャンするなど、さらに便利になる場合もあります。

経費精算システムは会社の規模によって、さらにコストがかかることもあるので費用のシミュレーションは十分にするようにしてください。

 

 

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