購買管理を導入するために必要なポイント、注意点とは

購買管理といった言葉をあまり聞いたことがないかもしれないのですが、企業を経営していくうえで大事な業務です。

購買管理をしっかりとすることで、コスト削減や不正防止などにつなげることができます。

それでは購買管理を導入するために必要なポイント、また注意点を説明していきます。

 

購買管理とは

購買管理とは購買したものや金額を管理するのではありません。

以下のような購買の内容を突き詰めていく業務なのです。

• 必要なタイミングで必要なものを必要な量購入する
• 同じ金額だとより品質の良いものを
• 同じものでもより安い購入方法を

 

購買管理はただ購買したら終わりではなく、購買の内容が適切であるかどうかの管理をする業務なのです。

具体的にいえば、購買の計画、仕入先の選定、購入契約の内容、発注の管理、納期の管理、リスク管理などさまざまなプロセスがあります。

 

 

購買管理規程とは

企業の購買活動には、見積依頼、発注、請求、支払いなどさまざまなプロセスがあるのですが、管理をしていないと担当者が不正ができる環境ではあります。

そこで必要なのが購買管理です。

しかし担当者によってばらならに購買管理をしていては、管理方法が一定でなく適正価格など正しい購買をしているかわかりません。

場合によっては不正を見逃す可能性もあります。

そこで購買管理規定を決めることで、購買管理をする方法を、社内で一定化させることができます。

そのため購買管理者によって管理が異なることはなくなります。

JIS（日本規格協会）が購買管理の定義をしているので、あとは企業の特色や商品の内容などにあわせていけばよいでしょう。

 

 

より質の高い購買をするためには

それでは実際にどのようなことをすれば、より質の高い購買をすることができるのでしょうか。

さまざまな要素がありますが、特に以下の4つがあげられます。

• 適切な商品やサービスを提供する取引先の選定
• 品質の高い商品やサービス
• 適切な購買数量
• 適切な価格

 

適切な商品やサービスを提供する取引先の選定

より質の高い適切な購買をするためには、適切な商品やサービスを提供してくれる取引先を選定することが必要です。

また商品の提供だけでなく、必ず納期に納品してくれるなど他にも条件があります。

 

品質の高い商品やサービス

商品やサービスの品質が十分でないと、購買が成功しているとはいえません。

商品の質を一つ一つ見極めるのは容易ではなく、他の適正価格や購買数量と比べて難しい作業になります。

品質の高い商品やサービスを購入するためにも、信頼のおける取引先を見つけることが重要になります。

「その取引先が提供するサービスであれば大丈夫」となるほど信頼感が取引先にあれば、購買管理の負担が大きく減ります。

 

適切な購買数量

事業に必要な適正な数量を購入することが大切です。例えばいくら安くても、在庫が余ってしまったら良い購買管理とはいえません。

購入する数が少ないほうが収益があがりますが、足りなくても事業に支障がでます。

そのため適切な購買数量をさだめることは、商売において重要なのです。

 

 

購買管理で注意することとは

購買管理で注意するべきことは、上記に説明した点以外だと下記の2点です。

• チェック機能を作る
• 担当者が様々な業務を兼任したり長期間担当するのはNG

 

チェック機能を作る

購入している数と請求額違うなど、それぞれのステップで相違がないようにチェック機能を作ることが大切です。

このチェック機能を作ることにより、不正を防ぐことができます。

 

担当者が様々な業務を兼任したり長期間担当するのはNG

同じ担当者がいくつも業務を兼任すると、不正がしやすくなります。

自分でいろいろとチェックをすることで甘くチェックすることができるのです。

さらに長期間担当していると、どうしてもチェックが甘くなりがちである他、取引先と癒着することもあります。

そのため定期的に担当者を変えることが必要です。

 

 

購買管理システムとは

購買管理とは、「何を購入するか」、「何が必要か」から始まり、仕入れ先を選ぶ、価格や納期などの購買に関する契約管理、リスク管理（商品に不良があった場合など）、支払い管理などさまざまな手順があります。

これらを人間がやっているのは大変であり、入力ミスなどがありえます。

またトラブルがあったとき、どこにミスがあったのかを探すのが大変です。

しかし購買管理システムではこれらをすべて管理することができるのです。

 

そのため購買に関して細かく担当がわかれている会社でも、どの従業員でも購買状況を確認ができるようになるのです。

ほかの担当に状況を聞く必要がないので、業務効率化につながります。

また新入社員が入ったときも、購買の一連の動きがわかりやすいので全体的な会社の購買状況を把握しやすくなります。

 

 

購買管理システムを導入するためには

それでは購買管理システムを導入するために、考える必要があることを説明していきます。

• 他の部署との連携ができるか
• 購買管理の全貌を把握している

 

他の部署との連携ができるか

購買管理は在庫管理や会計管理と密な関係にあり、それらの部署と連携ができていないと業務効率化につながらないケースがあります。

まず購買管理システムを導入するためには、ほかの部署と連携できるかを考えることが必要です。

もし連携ができなければ、帰って手間がかかる可能性があります。

 

購買管理の全貌を把握している

購買管理全体の全貌を把握していないと、購買管理システムを導入する時説明ができないことになります。

購買管理全体的の状況と現在の課題をよく把握し、購買管理システムにおいて「どのように改善したいのか」「購買管理システムに期待すること」などがはっきりとしている必要があります。

 

 

購買管理システムを導入する際の注意点とは

購買管理システムを導入すると、かならず企業にとってプラスになるとは限りません。

以下の点を注意してから、購買管理システムを選ぶ、または選ぶ必要があります。

• システムを導入することで費用対効果が悪くなることがある
• 従業員が使いやすいシステムを導入する

 

システムを導入することで費用対効果が悪くなることがある

必ずしも購買管理システムを導入するとコスト削減になるとは限りません。

例えば自社の事業規模が小さい場合は、担当者がこれまでのように対応している方がコストがかからない可能性があります。

購買管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるのかをよく確認する必要があります。

購買管理システムを導入するのは短期間ではなく、長期間で見ているはずなので費用対効果のシミュレーションも長期間でするようにしてください。

 

従業員が使いやすいシステムを導入する

従業員がが使いづらいシステムだと、余計に時間がかかってしまうことがあります。

またせっかくシステムになれても、また新しい従業員が入ると一から教育をする必要があります。

そのため従業員全員が使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

必要ない機能が多すぎて、かえって使いづらい状況だと逆に負担を増やすことになります。

 

 

まとめ

購買管理は、購入計画から購入、納期、正しい商品を購入しているか、正しい数量を購入しているか、支払額はあっているかなど購買にかんするあらゆる管理をしていきます。

このようにプロセスが多くあるため、ミスがあるとどこでミスがあったか探すのが大変です。

またそれぞれ担当が違うと連携をするのも大変です。

そこで購買管理システムを導入することにおり、一連の流れを一つのシステムで把握、管理することが可能です。

また管理者にとって一連の動きが全部わかるので、不正があった場合すぐに見つけることができます。

さらに管理データを取ることにより、今後の購買活動に生かしていくことができます。

 

 

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