システムを導入する際の提案書の書き方

現場であまりに業務効率が悪すぎて、システムを導入したいと考えるとします。

しかし上司や社長などにどのようにシステムを導入をするべきか伝える必要があります。

そこでこの記事ではシステムを導入する際の、提案書の書き方を説明していきます

 

提案書を書く前に必要なこと

システムを導入するには、費用も時間もかかることがほとんどです。

そのためシステム導入を提案するためには、十分な準備が必要になります。

ここではシステム導入時に提案書を書く際、提案書を書く前に準備したいことを説明していきます。

• 課題の把握
• システムを導入することによる課題解決
• システムを導入することによる費用対効果
• システム事業者の詳細

 

課題の把握

まず現状の課題を説明するところから始まります。

またこの課題は、システムを導入すると課題解決が見込めることに限ります。

例えば業務の効率化を進めるのであれば、これまで数年の業務内容やかかわった人数、実績、使ったコストなどをまとめていきます。

提案する人にいかに解決しないといけない課題を抱えているかを伝えることが大切です。

またそれらを証明する具体的な数字が必要です。

 

システムを導入することによる課題解決

システムを導入した場合、具体的にどのように課題を解決できるのかを証明する必要があります。

特にコスト面でのシミュレーションが大切になります。

また短い期間と中期間、そして数年とわけてシミュレーションをするとわかりやすいです。

システムを導入するには、長期間を見越したことが多いのが前提となります。

 

システムを導入することによる費用対効果

課題解決だけでなく、システムを導入することによりどのような費用対効果があるか具体的に考える必要があります。

たとえば会計システムを導入することにより、「請求もれがなくなりクライアントの信頼を得ることができます。」「また請求漏れに対するクレーム対応をしなくていいので、その分営業効率がよくなり、売り上げを上げることができます。」などと他にも好影響があることを説明するとよいでしょう。

 

システム事業者の詳細

実際にシステムを導入するとき、自社開発するのかまたどのシステム事業者を利用するのかなどの詳細も必要になります。

いずれの場合でも１年間コストがいくらかかるか、どのような効果があるのかなどを明確にしておくことが大切です。

 

 

提案書に書くべき内容

上記の準備をしておいて、実際に提案書に記載をしていきましょう。

提案書に書くべき内容をもう一度説明していきます。

• 課題の内容を詳細に
• システム導入を考えた理由
• システムを導入する目的
• システムを導入するゴールとは
• システム概要図
• プロジェクト体制図
• 要求機能一覧
• 予算
• 投資効果
• 導入事例
• 概算費用
• 運用保守内容

課題の内容や導入の目的などは上記で説明をしているので、他のテーマを説明していきます。

 

システム概要図

現状のシステム（もしシステムを使っていければエクセルで入力しているなど入力）と、システムを導入したあとのわかりやすい概要図を作ります。

概要図の書き方ですが、システム提案者にとってシステムの中核となるべき部分を真ん中に設定します。

周りに関連する業務を書き、担当部門や担当者、担当人数などを書くとわかりやすいです。

現在の概要図を書く際に、もしシステムを使っていない場合はそれぞれの部署にてばらばらで対応していることを、わかりやすくするとよいでしょう。

 

プロジェクト体制図

システムを導入するにあたり、どの部門で誰が責任を取るなどの作業範囲を明確にすることが大切です。

システムを導入するにあたり、それぞれの部門のトラブルを減らし円滑に業務を進められることをアピールします。

 

要求機能一覧

システムといっても、さまざまなタイプがあり機能が異なります。

ここまで説明してきた課題解決のために必要な機能を、一覧でまとめるとわかりやすいです。

 

導入事例

同じ業界や似た規模の企業で、ITシステムを導入した事例があれば記載するとよいでしょう。

実際に成功事例があるとイメージがわきやすいです。

 

概算費用

システムを導入するのに、概算で必要な費用を計算してください。

システム導入時のみでなく、必要な人材なども含めることが必要です。

 

運用保守内容

経営者にとってITシステムを導入する心配の一つが、運用保守内容です。

セキュリティ面でどのような対策をしているかなど、詳しく記載することが重要です。

中には金額面や内容は問題ないけど、セキュリティ面で心配する経営者も多いのではないでしょうか。

 

 

IT導入補助金の説明

企業の規模よりもよりますが、中小企業であればITを導入することにより補助金を受けられる可能性があります。

もし該当する場合は、IT導入補助金の説明をいれておくとよいでしょう。

概要だけでなく、どれくらい補助金として受けられるかなどのシミュレーションや、手続きの方法などの記載もあったほうがよいでしょう。

 

 

アウトラインや図形

システム導入に限らず、わかりやすい提案書のアウトラインはわかりやすい内容が多いです。

また文字だけではわかりづらいので、概要図、体制図などわかりやすい図にまとめることも大切です。

 

アウトラインの書き方

漠然とシステムを導入したいと考えたとき、頭で考えるのではなく文字に起こしてテキスト化してください。

だんたんとテキストにすることで、イメージがわいてくるでしょう。

またテキストを書くことにより、アウトラインが作りやすくなります。

アウトラインのよし悪しで提案書のよし悪しが変わってくるくらい、アウトラインは重要です。

アウトラインだけを見て、提案の概要はわかるようにしてください。

 

図形の重要性

テキストだけの提案書は読みにくいです。グラフや図形などをうまく組み合わせて、提案書を作ることが必要です。

 

 

まとめ

ここまでシステムを導入する際に作成する、提案書の書き方を説明してきました。

システム導入は多額の費用と時間を必要とするケースが多いため、十分な準備をすることが大切です。

現状の状態と、システムを導入することによりどう変わるのかを明確にすることを考えてください。

 

 

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