電子署名を支援する開発パートナー６選
「電子署名」というビジネス用語、またはIT用語を聞いたことがありますでしょうか？ 「電子署名」とは、電磁的記録（電子文書）に付与する、電子的な徴証であり、紙文書における印章やサイン（署名）に相当する役割をはたすものです。
（「電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）」を引用しています。）「電子署名」は、電子文書（PDF等で作成した書類）をどの人が作成したかを明確にする『電子的な証拠』のことです。
紙媒体の文書への押印・サインと同じ役割をします。
2019年末から新型コロナウイルス感染症により正解中の人々が行動制限・外出規制の影響を受けています。
そのため、企業・団体は事業所の勤務から在宅勤務・テレワーク勤務・リモートワーク勤務を導入するようになっています。
企業・団体は、事業継続のためにワークフローシステム導入と「電子文書と電子署名」を利活用し始めました。
また、日本政府はSDGsや地球環境保護を前提にしてカーボンニュートラルを推進します。
当初の目標は中央省庁の紙媒体の70%削減、地方自治体窓口のペーパーレス化をすすめます。
今まで使用していた印鑑を押下する手続きをデジタル化する方針に向かっています。
日本政府は2050年にCO2排出量をゼロにする公言をしました。
今後、デジタル化・ペーパーレス化は進化を続けることになります。
これから進化を続ける「電子文書」「電子署名」から「電子署名」の説明と「電子署名」を支援する開発パートナー6社を紹介していきます。
目次
１．電子署名とは何か？
「電子署名」は、紙媒体文書上の印鑑・サインに相当するものです。
電子媒体の電子文書に「電子署名」を行い、当該の電子媒体は署名した者が作成したことを証明するものです。
さらに、電子媒体の内容が改竄されていないことを証明するものです。
従来、紙媒体文書は印鑑の押印または、サインすることで、当該文書が原本であることを証明します。
しかし、電子媒体へ押印すること・手書きのサインをすることはできません。
その電子媒体が原本であること・改竄されていないことを証明するために「電子署名」を記録します。
「電子署名」は、公的機関・民間事業者の認証局(CA)が発行する「電子証明書」を利用して作成する本人証明の署名のことです。
「電子署名」は従来の印鑑証明書にあたる役割をもちます。
２．電子署名の役割
「電子署名」の役割を紹介します。
第１に「電子署名」は作成者と日時を証明します。
「電子署名」とタイムスタンプ機能により、文書の作成者と日時が記録されます。
なりすましが作成したものでないことを証明します。
タイムスタンプとは、電子文書を作成した日時・内容を証明する機能です。
第２に改竄されないことを証明します。
「電子署名」が記録された電子文書は、第三者が変更・修正することを防御します。
もし、変更・修正行為が検知されたとき警告表示します。
３．電子署名の必要性
従来の日本型商習慣は紙媒体に印鑑押印した書類による商取引が一般的でした。
紙媒体の契約書・見積書・請求書等の重要書類に印鑑押印・手書きのサインをすることで当該文書が正規なものとして証明されます。
今後は、電子媒体による電子文書が普及するのですが、電子文書への印鑑押印・手書きのサインをすることができません。
見栄えを整えるために印鑑押印したものをスキャンしてデータ化する・同様に出書きサインをデータ化することができます。
そのデータ化した印影やサインは簡単にコピペができるので、証明の効力がありません。
そのため、コピペができないよう作成者とタイムスタンプで構成される「電子署名」を付記することで電子文書が正規に作成されたことを証明します。
４．電子署名のメリット
「電子署名」のメリットを紹介します。
第１にコスト削減です。
紙媒体の文書を電子媒体の電子文書に切り替えることで、用紙代・帳票の印刷費用・印紙・郵送料金・朱肉・スタンプ台等が不要になります。
さらに、紙媒体の書類を収納するバインダー・書庫・文書保管庫が不要になります。
事務消耗品費・文書保管庫の賃借料が削減できます。
第２に社内のワークフローシステムを導入しているとき、ペーパーレス化を現実化できます。
紙媒体の文書から電子媒体による電子文書に切り替えることで、社内のワークフローシステムなかで、紙媒体を受け渡しすることがなくなります。
始点から終端までワークフローシステムをペーパーレスで運用することができます。
また、終端の文書管理部署・部門では、紙媒体の文書を保管する工程・工数・保管場所が不要になります。
紙媒体の管理する人的資源・保管場所にかかる費用が削減できます。
第３にセキュリティー対策と信頼性が確保できます。
電子媒体の電子文書は、不正改竄や不正に複写すること、その行為が検知されます。
企業・団体が保有する顧客管理データ・機密情報・従業員の個人データを保護します。
さらに電子文書を作成した「作成者」「タイムスタンプ」が付記されるので、作成者の身元保証と信頼性を保持できます。
５．電子署名のデメリット
「電子署名」のデメリットを紹介します。
第１に電子媒体による電子文書をお取引先様と受け渡しをするときは、先方の受け入れ態勢が整っていることが必要です。
日本型商習慣は、紙媒体の印鑑文化で成り立っています。
現在でも、金融機関や中央官庁・地方自治体への提出種類は印鑑の押印がないと受付をしてくれません。
日本政府の目標が掲げていますが、電子文書の普及は少数派といえます。
社内で電子文書を導入しても、お取引先様が対応していないケースがあり得ます。
しばらくは、電子文書未対応のお取引先様へは紙媒体で印刷する気遣いが必要になります。
第２に電子媒体による電子文書を導入することで、社内のワークフローシステムを改新する必要があります。
また、ワークフローシステムを導入していない企業・団体は、社内規定・就業規則を更新することになります。
たとえば、今まで休暇届を既定の用紙に記入して押印すれば済みましたが、既定のフォーマットに入力してタイムスタンプを付記して上長に送信する流れになります。
切り替え時期に合わせて、社内説明会が必要になります。
第３に電子媒体による電子文書に切り替えることができない契約書があります。
具体的には「定期建物賃貸借契約」「定期借地契約」「投資信託契約の約款」があります。
今後、法律に改正があるかもしれませんが、2022年5月時点では電子文書未対応です。
第４に電子媒体による電子文書を保管しているサーバー機やクラウドコンピューティング・サービスへのサイバー攻撃をされるリスクがあります。
オンプレミス環境のサーバー機を運用しているときは、未使用時は電源をオフにすればサイバー攻撃されません。
しかし、インターネットを介したクラウドコンピューティング・サービスを利活用しているときは、サイバー攻撃をされるリスクがあり得ます。
６．電子署名を提供する開発パートナー６選
「電子署名」を提供する開発パートナー６選を紹介します。
その１「電子印鑑GMOサイン」
「電子印鑑GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が運営する電子署名サービスです。
GMOグループが運営していることので、信頼性・安全性が優れています。
キャッチコピーは業界№1の導入実績を誇るそうです。
「電子印鑑GMOサイン」の公式サイトは以下のURLです。
その２「クラウドサイン」
「クラウドサイン」は、弁護士ドットコム株式会社が運営する電子署名サービスです。
「クラウドサイン」は業界大手のサービスで、「国内で1番多く使われている」ことです。
直感的に使用可能で操作性の評判が高く、利用者の使いやすさが高い導入実績を有しています。
「クラウドサイン」の公式サイトは以下のURLです。
その３「みんなの電子署名」
「みんなの電子署名」は、株式会社ベクターが運営する電子署名ツールです。
ソフトウェアに精通しているベクター社が運営していて、無料でも安心して利用することができます。
「みんなの電子署名」の特徴は、無料で機能無制限です。
さらに「タイムスタンプ」機能も無料で機能無制限です。
「みんなの電子署名」の公式サイトは以下のURLです。
その４「e-sign」
「e-sign」は、xID株式会社が運営する電子署名ツールです。
xID株式会社は、バルト三国のエストニアに拠点を置く企業です。
エストニアは電子国家ともいわれ、電子署名が当たり前の国です。
「e-sign」は、デジタルIDアプリケーションで本人を証明する技法です。
デジタルIDアプリケーションは、日本国のマイナンバーカードのデジタル版とイメージしてください。
そのデジタルIDアプリケーションが本人を担保します。
「e-sign」の公式サイトは以下のURLです。
その５ Adobe社の「Acrobat DC」「Acrobat Reader DC」
Adobe社が提供する電子文書アプリケーション「Acrobat DC」「Acrobat Reader DC」を利用すると、簡単にPDFファイル上に無料の電子署名を付与することができます。
アプリケーション上で「Self-SignデジタルID」を作成して、PDFファイル上で「電子署名」を付与することで、簡単に無料で「電子署名」を付与することができます。
Adobe社の公式サイトは以下のURLです。
➡ https://www.adobe.com/jp/acrobat.html
その6「DocuSign」
「DocuSign」は、ドキュサイン・ジャパン株式会社（日本法人）が提供する「電子署名」サービスです。
「DocuSign」は世界シェアNo.1の「電子署名」ツールといわれています。
世界で100万社以上の公的機関・企業・団体に導入されている実績があります。
「DocuSign」は、Adobe社の「PDF」ファイルだけでなく、MSワード・エクセル、Googleドキュメントに対応していることです。
「DocuSign」の公式サイトは以下のURLです。
まとめ
「電子署名」は、多くの企業・団体が導入をすすめています。
しかし、地方自治体のシステムが紙媒体で押印の仕組みであることから、全国的な広まりにブレーキが掛かっているようです。
地方自治体が「電子署名」を導入するには多額な税金を掛けてシステムを改新する必要があります。
地方自治体の財政力による切り替え時期の相違が起こることでしょう。
しかし、企業・団体は通常業務で運用して、何時でも対応できるようにしておきましょう。
※注意事項があります。
電子署名の導入は、企業・団体が導入している基幹システムに影響することがあります。
影響を精査して導入することをおすすめします。
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