業務効率化にITツールがおすすめな理由

事務処理や在庫管理など、時間がかかりすぎて他の業務の影響がでているケースが多いです。

さらに人件費がさらに必要になり、業務効率化が求めらえています。

そこで会計などの事務所処理や在庫管理、人事関連などITツールを使って業務効率化をするのが定番となっています。

この記事では、業務効率化をするためにITツールを使う理由をご紹介していきます。

 

ITツールとは

経理事務など帳面で管理している人も、それぞれの担当がエクセルなどで管理をしていることもあるでしょう。

しかしこの方法だと、担当者しか情報を把握していないケースが多くなります。

しかしITツールを使うことで、全従業員が情報を共有することができます。

さらに経理業務と営業業務、さらに人事関連の業務などを連携することにより、入力の二度手間を防ぐことができます。

また情報を共有することで、多くの人が確認することによりミスを早期に発見することができます。

ITツールの中でもクラウド型であると、パソコンやタブレット、スマートフォンなどでも確認することができるので時間を効果的に使うことができます。

例えば請求書を作成するためだけに帰社する必要はありません。

 

ITツールを使うメリット

ITツールをメリットは以下のように数多くありますが、いずれも業務効率化やコスト削減につながることです。

 

業務効率化

例えば経理業務を例にすると、毎日の取引に対する売上処理や請求書発行、月末の計算処理など数多くの業務があります。

ここで数が合わないと、一から見直していく業務が必要になります。

もし請求書発行したときに金額が間違えていると、営業担当と確認をするなど必要な業務が増えてしまいます。

こうなってしまう理由の一つに、普段から情報を共有できていないことがあげられます。

ITツールを使うと、全従業員がデータを共有することができミスがあってもすぐに発見することができます。

 

 

ミスを減らす

人事部の事務処理や経理部の事務処理、また営業関連の管理など人がすべてやっているとどうしても入力ミス、計算ミスが発生します。

しかし会計ツールや、営業関連ツール、勤怠管理ツールなどを使うことでミスを減らすことができます。

例えば毎月発生するクライアントに関しては、自動的に表示されるなどの設定をすることができます。

つまり使い方を工夫することにより、さらにミスを減らすことができます。

ミスをするとその対応をすするだけで時間がかかってしまいます。

例えば二重請求をしてしまうと、営業が謝りに行ったり返金処理をしたりと大変なのです。

このようなミスを減らして、業務の効率化を図ることがITツールを導入する大きな目的の一つです。

 

 

さまざまなITツールを連携できる

会計ツールや営業関連ツールなど、さまざまなITツールがあります。

しかしそれぞれ単体で使っていると、結局営業の売り上げを会計ツールに入力したりと手間がかかかってしまいミスも発生しやすくなります。

そこでツールとツールを連携することで、他のツールにデータを反映させることができます。

例えば営業が契約をとって営業用ツールに打ち込んだら、請求書などのツールに反映させることでミスも手間も減ります。

もし営業が入力ミスをしていても、例えば経理部がすぐに気が付くこともできるのです。

 

コストの削減

ITツールを導入するためには、多かれ少なかれコストが必要になります。

毎月の料金が発生する場合もあります。しかし従業員が同じ作業をすると、人件費が必要になります。

もし従業員がミスをしてさらに時間がかかると、さらに人件費がかかります。

ミスを続けることで、顧客が減ってしまい売り上げが下がることもあるでしょう。

このように長い目でみるとITツールはコストの削減につながることがあります。

IＴツールを導入するまでに、コストのシミュレーションをしてみるとよいでしょう。

 

事務所に保管するものが減る

エクセルなどで管理をして印刷していると、結局ファイリングをして保管場所が必要になります。

現在は個人情報に関連するものは施錠が必要など、厳しく取り締まっている企業が多いことからさらに管理が大変になります。

またファイリングとしていると、情報を共有するのが容易でありません。

そこでITツールを使うことでファイリングの必要がなくなり、事務所も広いスペースが必要なくなります。

社内監査が入ったときでも、あわてて対応しなくてよくなります。

 

ノンコアの業務負担を減らす

企業にといってデータ入力など、生産性の低いノンコアの部分はできるだけ時間をかけたくないものです。

ITツールが最も得意とするのは、データ入力や計算、データ収集などです。

つまりノンコアの業務をITツールに任せて、よりコアの部分に収集できるため、業務効率化につながります。

 

まとめ

以上のように、さまざまな理由でITツールは業務効率化につながります。それぞれの業務にあったITツールを選ぶことが重要です。

 

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