ワークフローシステムの導入を推進する開発パートナー選びのポイント

「ワークフローシステム」は、企業・団体に広く普及している社内業務システムです。

「ワークフローシステム」を導入するために、社内の業務を棚卸して、スリム化した業務の流れにできることが目的のひとつです。

他にペーパー化、稟議決済の早期化などが図れます。

これから、企業・団体がワークフローシステムを導入するメリット・導入の流れの基本を紹介していきます。

自社サーバー運用（オンプレミス）・クラウド型運用が選択できます。

 

 

１．ワークフローシステムとは？

「ワークフロー」は、業務の流れを図式化したものです。

「ワークフローシステム」は、業務の流れをシステム上で操作して運用します。

たとえば、経費精算を申請する際、申請者が既定の書式に必要事項を記載して決裁者に書類を回覧して承認印を得るという運用をしています。

ワークフローシステムで運用すると、デジタル化した申請入力から電子承認までをシステム内で完結します。

また、遠隔地から容易に申請・電子承認ができるようになり、スリム化した決済処理が実現できます。

 

２．ワークフローシステムのメリット

「ワークフローシステム」導入のメリットを紹介していきます。

第1に経費削減につながります。

システム上で電子申請から電子承認までの運用をするので、申請書類の印刷・記載・保管等の手作業を削減できます。

用紙代・印刷代・トナー代・ FAX等の通信費・郵便代などの削減効果が期待できます。

加えて、ペーパーレス化のシステムなので伝票ファイリングの手作業・保管庫の確保が不要になります。

第2に書類の決裁スピードが向上します。

ワークフローシステムは時間・場所に制限なく申請・承認の運用が可能です。

申請から電子承認に費やす工数を大幅に削減できます。

第3に業務プロセスが見えることです。

ワークフローシステムは、申請者・電子承認者に携わる組織・決済役職の情報と現在状況が瞬時に把握できます。

申請～承認の進捗状況をリアルタイムで確認できのるで、申請書類の停滞を抑制できます。

第4に本来の業務に専念できます。

電子決済（承認）化により、書類起票・提出する工数の削減ができます。

本来の業務に専念することで、高品質な業務遂行が期待できます。

ワークフローシステムは、不要な業務を省き、単純作業の効率化を図ります。

第5に過去の申請書類を簡単に検索できます。

ワークフローシステムを導入することで、必要な申請書をキーワードによる検索が可能になり、不要な工数を掛けません。

第6に「働き方改革」を促します。

ワークフローシステムを導入すると、いつでもどこからでも電子申請や電子承認、電子決裁ができます。

さらに、「テレワーク」「リモートワーク」に対応でき、従業員の交通費・オフィスの縮小による家賃の経費削減が実現できます。

第7に伝票の記載不備を削減します。

ワークフローシステムは、申請書類の入力項目確認の機能があります。

未入力や入力不備が提出前に確認できます。

 

３．ワークフロー導入の流れ

ワークフローシステムを導入する際の流れを紹介していきます。

システムを導入する予定の開発パートナー企業からも「導入の流れ」の提案・提起があります。

 

３-１．現在の社内業務把握

現在運用している、社内の伝票・申請書・稟議書の書類の流れを把握する必要があります。

把握した書類の流れを流れ図にします。

また、稟議書や申請書の起票・承認の社内規定・組織図と承認者を確認しましょう。システム導入には全社的なプロジェクトが必要です。

 

３-２．現状の業務分析

前章で作成した流れ図を基にして、改善すべき課題と問題点を検討します。

このときに申請から承認、決裁までの平均的なリードタイム、滞りやすい部門、申請書類の多いもの、社員の要望などをまとめます。

導入前に検討期間を要するのであれば、システムがもつ基本的な雛型からスタートすることも良いでしょう。

開発パートナー企業から他社導入事例をヒアリングしながらすすめましょう。

 

３-３．ワークフロー導入を想定したフローの設定

現状の業務を分析したあとは、効率的な文書の流れを精査します。

また、電子承認・電子決算の担当を必要最低限の役職に限定して、無駄な文書の流れを省いて、スリム化する改善を施していきます。

ワークフローシステム導入を前提としたシンプルな業務フローチャートにすることがポイントです。

 

３-４．ワークフロー導入後の目標設定

ワークフローシステム導入を着地点にせず、導入後に達成したい目標設定が重要です。

たとえば、「導入当初は、社内文書の60％を電子化する」「稟議書の回覧期間を平均で2日速くする」などの目標設定をしましょう。

 

３-５．ワークフローシステム選定

前章で、業務の棚卸し・書類の流れの精査・ワークフローシステム導入当初の目標設定をしたら、開発パートナー企業がすすめるシステムが適切か？導入事例が多いブランドのシステムを導入するか？低予算で導入可能なシステムにするか？選択をします。

また、導入環境の検討が必要です。

自社サーバー機を導入して「オンプレミス型」または、機器の導入が不要な「クラウド型」の選定は開発パートナー企業を交えてすすめていきましょう。

 

３-６．ユーザー教育と管理者教育

ワークフローシステム運用の開始前に、操作説明会の教育を行います。

操作性が良いシステムであっても、操作に慣れるまでには時間がかかります。

事前に全社員を対象に操作説明会を何度も開催しましょう。

また、各部課にキーマンを育成しておくことも重要です。

さらに操作マニュアル整備は重要事項で必ず作成します。

ワークフローシステムの掲示板に収納しましょう。

ペーパーからデータに移行する絶好な機会です。

操作マニュアルにより、システム担当者への質問対応などの負担を減らすことにもつながります。

 

４．ワークフローシステムの選び方のポイント

ワークフローシステム選定で、導入後の業務効率がかわります。

現在、市販されているワークフローシステムは「効率化を図ること」をキャッチフレーズにしていますので、無駄な機能はないはずです。

これから、ワークフローシステムシステムの選定で失敗しないためのポイント

第1に利用者が使いやすいか確認しましょう。

システムを選定するときは、パソコン操作が不慣れな社員が違和感をもつ・システムに拒否反応を示すことがないように、見やすい画面設計のシステムを選ぶことが大切です。

第2に現在の業務内容に合った機能か確認します。

業務の棚卸し・書類の流れの精査・ワークフローシステム導入当初の目標設定した業務が、ワークフローシステムで実現できる機能を搭載しているシステムを選定しましょう。

第3に書類の流れの進捗状況・進行状況を一目で確認できるワークフローシステムを選択しましょう。

申請から承認・決済までのワークフローを滞りなく確認する必要があります。

第4にメンテナンスが簡単にできるか確認します。

企業・団体は、法制度改正と社内の組織変更によって、業務の改新・拡張が必要になります。

改新・拡張に工数をかけずにワークフローを改修できることが重要です。

第5に利用中のシステムと連携ができるか確認します。

現在稼働中の基幹システムやツールとの連携機能があると、データの一元管理が可能になります。

連携機能がないと、ワークフローシステムから書類を印刷して、既存システムに再入力する工数が発生します。

効率化を図る目的が叶いません。

リアルタイム処理連携が無理でも、バッチ処理連携が可能なシステムを選択しましょう。

 

5．ワークフローシステムの導入を推進する開発パートナー選びのポイント

ワークフローシステムの導入目的は、現在の業務の棚卸し・書類の流れの精査・ワークフローシステム導入当初の目標設定した業務が、検討中のワークフローシステムで実現できることが大前提です。

ワークフローシステム導入は企業・団体のシステム大変革になります。

企業・団体の情報システム部門・IT担当部門だけでは、導入できません。

全社的なワークフローシステム導入プロジェクトを立ち上げ、多くの部門の従業員をメンバーにします。

また、ワークフローシステムの導入実績を多く持つ開発パートナー企業を参画させて、オブザーバー役をお願いします。

ワークフローシステム導入当初の目標設定が明確になれば、開発パートナー企業は見合ったシステムを提案します。

できれば、長く取引している開発パートナー企業は、企業・団体の現在状況をある程度把握しているので、協力的に支援してくれます。

 

 

まとめ

ワークフローシステム導入は、申請から承認・決済までの時間を短縮できます。

従業員の本来の業務に専念することができます。

さらに、ペーパーレス化・書類保管庫スペース削減などのコスト削減が図ることできます。

 

 

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