メール誤送信対策ソフトとは？

近年ではさまざまなチャットツールなどが登場していることから、メールの利用は減っています。

それでもメールの需要がなくなることはなく、現在でも重要なツールとなっています。

しかし便利である反面、誤送信をしてしまうなどリスクがつきものです。

そこでメールの誤送信を防ぐためのソフトが登場しています。

メール誤送信防止ツールは、情報提供を求めるメール、つまり特定の人や会社に宛てたはずのメールが、実際には別の人や会社に届いている場合に役立ちます。

この記事ではメール誤送信対策ソフトに関して説明していきます。

 

仕事でメールを使うメリット

仕事でのメールは以下のようなメリットがあります。

 

送信する時間帯を気にする必要がない

電話であれば、相手の都合を考える必要があります。

そのためタイミングがあわずに、なかなか連絡できないことがあります。

しかしメールであれば、相手の都合を考える必要がありません。

メールを送っておけば相手の都合がいいときにメールを確認することができるのです。

 

保管スペースが不要

保存容量を気にすることなく、電子メールでファイルを送ることができます。

利点は、ストレージスペースを気にせずにそれらを扱うことができるということです。

郵送料不要電子メールでファイルを送る方法はたくさんありますが、郵送料や手数料を気にせずに送ることができます。

また、インターネットを利用してファイルを送ることも可能で、郵送料を気にする必要はありません。

しかし、電子メールではその必要がありません。

最近では、ほとんどの人がオフィスにメールアカウントを持っており、いつでも好きな時に文書を送ることができます。

メールでファイルを送るには、特定のプログラムを使って他のコンピュータにファイルを送らなければなりません。

ファイルを電子メールで送るには、特定のプログラムを使ってファイルを他のコンピュータに送る必要があります。

 

あとから確認ができる

電話であれば「いったいわない」の問題がでてきます。

しかしメールであれば証拠が残ります。

また聞き間違いの心配をすることもありません。

電話連絡をしたときでも、確認のメールをもう一度送るケースもあります。

 

仕事でメールを使うデメリット

ここまでメールが便利な点を説明してきましたが、しかしメリットばかりではありません。

 

メールを普段利用しない人も

普段からメールを使う人でなければ、メールを使うことでかえって連絡が遅くなることがあります。

また添付ファイルなどの見方がわからず、かえって手間がかかることもあります。

 

情報漏洩につながる可能性も

もし誤送信したメールに会社などの個人情報を含んでいたら、情報漏洩になってしまいます。

情報漏洩をすると、謝罪だけではすまず企業にとって大きな問題となってしまうのです。

 

マルウェアやウイルス感染することも

ウィルス、ワーム、トロイの木馬など、いずれもこのメール攻撃方法を利用していることがわかっています。

多くの人は、「なぜ今、怪しいメールの添付ファイルを開かなければならないのか？と疑問に思われる方も多いと思います。

上記のように思われるかもしれませんが、電子メールによる感染は増えています。

しかし、実際には、電子メールによる感染はまだまだ多いのが現状です。

実際、信頼している人のメールが乗っ取られていれば、それはもう怪しいメールではありません。

また、メールの内容が勉強や仕事、趣味などに関係するものであれば、添付ファイルを開いてしまっても不思議ではありません。

近年では、メールだけでなく、スマートフォンのSMSやソーシャルメディアのメッセージも増えてきています。

ほとんどの場合、マルウェアは、ウイルスとワームの2つのカテゴリーのいずれかに分類されます。

この2つには違いがあります。

ウイルスとは、コンピューターに害を及ぼすコンピューターウイルスのことです。

ワームとは、ネットワーク上の他のコンピューターに感染するコンピューターワームやウイルスのことです。

感染という点では、ウイルスの方がワームよりもはるかに多く見られます。

実際、最もよく使われる感染症の種類となっています。

これは、ユーザーが知らないうちにコンピューターを感染させることができるからです。

ワームはかなり稀になりましたが、まだ存在しており、知らないうちにあなたのコンピュータに感染します。

また、それらは非常に有害の可能性があります。

このように、コンピュータへのウイルス攻撃は、コンピュータを乗っ取ってしまいます。

ウイルスは多くの場合、感染を閉じることがほぼ不可能な状態にします。

除去するのが難しいので、どこにあるのか、どうやって他の人に感染しないようにするのかがわからなくなってしまいます。

ウイルスは、視覚的な指標がないため、特定するのが非常に困難です。

目に見えないことが多く、見つけるのが難しいのです。

 

 

メール誤送信する可能性

ミスディレクション技術とは、電子メールを受信したり開いたりする権限を持たない人に電子メールが読まれないようにするための手法の一つです。

多くの場合、送信者は、受信者に正当な送信者からのメッセージであることを知らせるメッセージを含めるとともに、受信者がメッセージの発信元を確認する方法を提供します。

この技術の背景にある考え方は、受信者が電子メールを第三者に転送するのを防ぐことです。

ミスディレクションの最も有名な例は、「Whois」検索と「受信」技術です。

「受信」テクニックは、送信者が意図した受信者に電子メールを送信した後、公開メーリングリストにメッセージを転送するなどして、意図した受信者からの返信を待つことができるテクニックです。

また、「受信」技術では、意図した受信者の電子メールアドレスを知らせるメッセージを電子メールに含めることで、受信者が電子メールを第三者に転送することを防ぎます。

いずれの場合も、送信者は、電子メールの中にメッセージ（ヘッダーと呼ばれることもあります）を入れます。

 

 

メールを誤送信する原因

それではメールを誤送信する原因を説明していきます。

一つひとつは決して難しいことではありません。

しかし数多くのメールを送信していく中で、ついうっかりということが多いのです。

• 宛先を確認しなかった
• 関係のない宛先を追加してしまった
• 個人情報をメール本人に載せてしまった

 

宛先を確認しなかった

もっとも初歩的なミスがこの宛先を確認していないことです。

住所録などに入れていることがほとんどでしょうが、名前が近い、また同性同名といったこともあります。

このため十分に注意をして、宛先をチェックする必要があるのです。

特に一日に何十、何百とメール送信する担当の方は注意が必要です。

 

関係のない宛先を追加してしまった

CCなどに関係のない宛先を追加してしまうこともあります。

クライアント先への連絡を上司にも送ろうとして、他の宛先を追加してしまうケースです。

こちらも上記と同じように、名前が同じ場合など注意点がいくつかあります。

 

個人情報をメール本文に載せてしまった

もしかりにメール誤送信をしても、個人情報が乗っていなければ訴訟まではいきません。

そもそも個人情報をメール本文に載せることが大きなトラブルにつながるのです。

どうしても乗せる必要がある場合は、パスワードをかけるなど工夫が必要なのです。

 

 

メール誤送信した場合どうなるのか

それではメールを誤送信した場合はどうなるのでしょうか。

以下のようなことが考えられます。

 

送信先に迷惑をかける

まず送信先に他のクライアントなどの内容を送る、もしくは間違えた情報を送ることになるので迷惑をかけることになります。

もちろんメール送信の内容に該当するクライアントにも同じように迷惑がかかります。

そのため一つのメール誤送信で、あちこちに迷惑がかかり謝罪をする必要がでてきます。

これらのメールは、連絡先情報の量が非常に多い傾向にあり、また、非常に個人的な情報が添付されていることも少なくありません。

このため、企業のメールアドレスから送信されたものでなくても、電子メールに含まれる情報には個人を特定できる情報も含まれています。

また宛先だけでなく、以下のようなミスもあります。

“BCCすべきところを誤ってCCしてしまった “などの単純なミスで、どの会社、どの立場、どの人が取引関係にあるのか、セミナーに参加しているのか、情報が欲しいのか（メールマガジンなどの場合）を他人に知られてしまいます。

またメールソフトのアドレス帳登録機能から、問題が発生することもあります。

多くのメールソフトに搭載されているアドレス帳登録機能は非常に便利な機能ですが、その反面、お客様の安全を脅かすこともあります。

アドレス帳登録機能を使ってアドレス帳機能を使えば、同じアドレスを2回取得することはないと考えられます。

しかし、別のアドレス帳登録機能を利用して、見知らぬ人がメッセージに返信してきた場合、オートコンプリート機能では正しいアドレスを見つけられない可能性があります。

また、お使いのパソコンがネットワークに接続されている場合、他のユーザーが同じアドレス帳を使用している可能性があり、そのユーザーのメッセージに対するあなたの返信が、別のアドレスに送信されてしまうことがあります。

 

情報漏洩につながる

上記のように謝罪ですめばいいのですが、他のクライアントの情報を送ることにより情報漏洩につながるケースがあります。

個人情報保護法では以下のように罰則設定されています。

第八十二条　第七十二条の規定に違反して秘密を漏らし、又は盗用した者は、二年以下の懲役又は百万円以下の罰金に処する。

第八十三条　第四十二条第二項又は第三項の規定による命令に違反した場合には、当該違反行為をした者は、一年以下の懲役又は百万円以下の罰金に処する。

第八十四条　個人情報取扱事業者（その者が法人（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。第八十七条第一項において同じ。）である場合にあっては、その役員、代表者又は管理人）若しくはその従業者又はこれらであった者が、その業務に関して取り扱った個人情報データベース等（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は盗用したときは、一年以下の懲役又は五十万円以下の罰金に処する。

第八十五条　次の各号のいずれかに該当する場合には、当該違反行為をした者は、五十万円以下の罰金に処する。

一　第四十条第一項の規定による報告若しくは資料の提出をせず、若しくは虚偽の報告をし、若しくは虚偽の資料を提出し、又は当該職員の質問に対して答弁をせず、若しくは虚偽の答弁をし、若しくは検査を拒み、妨げ、若しくは忌避したとき。

二　第五十六条の規定による報告をせず、又は虚偽の報告をしたとき。

第八十六条　第八十二条及び第八十四条の規定は、日本国外においてこれらの条の罪を犯した者にも適用する。

第八十七条　法人の代表者又は法人若しくは人の代理人、使用人その他の従業者が、その法人又は人の業務に関して、次の各号に掲げる違反行為をしたときは、行為者を罰するほか、その法人に対して当該各号に定める罰金刑を、その人に対して各本条の罰金刑を科する。

一　第八十三条及び第八十四条　一億円以下の罰金刑

二　第八十五条　同条の罰金刑

２　法人でない団体について前項の規定の適用がある場合には、その代表者又は管理人が、その訴訟行為につき法人でない団体を代表するほか、法人を被告人又は被疑者とする場合の刑事訴訟に関する法律の規定を準用する。

第八十八条　次の各号のいずれかに該当する者は、十万円以下の過料に処する。

一　第二十六条第二項又は第五十五条の規定に違反した者

二　第五十条第一項の規定による届出をせず、又は虚偽の届出をした者

引用：個人情報保護法

個人情報の保護に関して、これだけの罰則があるのです。

いかに個人情報の漏洩が大きな問題であるかどうか、おわかりいただけるのではないでしょうか。

 

ウイルス感染になる可能性がある

近年はメールを通してウイルス感染させるケースが増えています。

そのためメールの誤送信はウイルス感染やマルウエア感染につながるケースがあります。

こうなるとシステムなどをすべて止める必要があるので、会社に大きな迷惑をかけてしまいます。

 

機密情報の漏洩

機密情報は、研究開発されている極秘データや新製品情報だけではありません。

公開されていないデータが、すべてを漏らしてはいけない機密情報であるとすれば、広く取り上げられる可能性があります。

研究・開発・広報に参加する人はもちろん危険を自覚しており、ある程度の対策を講じているかもしれませんが、それ以外にも落とし穴もあるからです。

 

 

メール誤送信対策ソフトとは？

ここまで説明したように、メールは企業によって重要なツールではありますが、リスクもあります。

このためメールにおいて、問題点にしている企業は少なくありません。

そこでおすすめなのが、メール誤送信対策ソフトです。

ここからはメール誤送信対策ソフトに関して詳しく説明していきます。

 

 

メール誤送信対策ソフトの特徴

メール誤送信対策ソフトとは、その中の通りメールの送り先はもちろん添付ファイルの確認までチェックしてくれるシステムとなっています。

対策方法はさまざまであり、再確認画面がもう一度でたり、管理者が承認しないとメールを送信できなくするなどサービスによって異なります。

 

 

メール誤送信対策ソフトのメリット

サービスによって異なりますが、メール誤送信対策ソフトのメリットをご紹介していきます。

 

初めて送るメールの送信先はわかりやすくする

初めて送るメールの方が誤送信が起きるケースが多いです。

そこでもう一度チェックをうながすために、初めて送るメール先の場合は色を変えるなどわかりやすくすることができます。

 

メールの送信状況を可視化する

メールは送信者以外がチェックすることはほとんどなく、あとから誤送信が発覚するケースが多いです。

そこでメールの送信状況を一括して可視化することにより、間違えていた場合でも早急に対応できるるようにメールの送信状況を可視化することができるサービスがあります。

 

メールの事前・事後確認をする

本人以外もメール送信の事前、事後確認ができるようなソフトがあります。

つまりメール送信前からどのような人にどのようなメールを送るか管理をすることができるのです。

このように送信前、また送信後にチェックを重ねることにより、メールの誤送信を防ぐことができるのです。

 

多言語対応

支店が海外や海外にある場合にクライアントもいる場合は、日本語だけでなく多言語対応のツールを選ぶことをお勧めします。

詳細はツールによって異なりますが、多言語対応の機能は、操作画面を含め、送信メールやダウンロード時のファイル名などを各国語に変更する機能です。

 

業務の効率化

ビジネスに欠かせない電子メールですが、どんなに気をつけていてもミスは起こります。

メール誤送信防止ツールを導入することで、人の目でメールをチェックする時間を減らすことができるため、1通のメール送信にかかる時間を短縮し、効率的に作業を進めることができます。

また、海外にメールを送信する必要がある企業では、多言語機能を備えたメール誤送信防止ツールを選択することで、より効率的に業務を進めることができます。

ビジネスに欠かせない電子メールですが、どんなに気をつけていてもミスは起きてしまいます。

メール誤送信防止ツールを導入することで、人の目でメールをチェックする時間を減らすことができるため、1通のメール送信にかかる時間を短縮し、効率的に作業を進めることができます。

電子メールをスキャンして、疑わしいメールやスパムメールにフラグを立てることができるプログラムを使いましょう。

このプログラムは、送信者、件名、本文を識別することができます。

また、メールが開封された後、受信者に警告することもできます。

 

まとめ

メールは便利であり、いくらさまざまなチャットなどのツールが出回っても需要はあります。

しかしメールを誤送信した場合、相手に迷惑をかけたり情報漏洩につなげるケースがあります。

またウイルスやマルウェアなどに感染することもあります。

そこでメール誤送信対策ソフトがおすすめです。

いくら全従業員が気を付けていても、メールの誤送信をゼロにするのは難しいでしょう。

 

 

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