ワークフローシステムを導入するときのメリット・デメリットまた注意点とは？

企業には、報告書や申請書、稟議書などさまざまな書類があります。

これらの書類に担当者上司などの印鑑をもらって、保管をしていることがほとんどでしょう。

しかしこの方法では印鑑をもらうだけで時間がかかるときがありますし、膨大な量の書類の保管も容易ではありません。

また重要な書類を紛失してしまう危険性もあります。

 

そこでこれらをすべて電子化することを、ワークフローシステムといいます。

この記事ではワークフローシステム導入に関して詳しく説明していきます。

 

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業において報告書や申請書などの書類関連をすべて電子化することにより、一括で管理できるようにするシステムです。

このため書類を作成し保管する必要がないですし、毎回印鑑をもらいにいく必要はありません。また印鑑をおす変わりに、スマートフォンやタブレットなどでも簡単に申請するようにできるのが大きなメリットです。

 

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットには以下の4つの点があげられます。それぞれのメリットを詳しく説明していきます。

• 書類をおくスペースが減る
• 業務効率化につながる
• 全体の流れを簡単につかむことができる
• 他のシステムと連携できる

 

書類をおくスペースが減る

企業には稟議書などの申請書類が数多く発生します。

しかしそれらをすべて電子化することにより、書類を置く書庫が必要なくなります。

さらにこれらの書類は施錠して管理する必要があり、これらの手間をなくすこともできるのです。

 

業務効率化につながる

さまざまな書類を作成し保管するだけでも手間がかかります。

さらにそれぞれの書類に印鑑をもらう手間が必要になります。

印鑑を押すべき役員などが例えば出張に出ている場合、その書類の手順はそのまま進まないこともあります。

 

しかしワークフローシステムを導入することで社内だけでなくスマホやタブレットなどで、も見ることができるようにすることができます。

このため外出先であっても印鑑のかわりに、承認することができるため業務が進みやすくなるのです。

 

このためワークフローシステムは業務効率化につながります。

 

コスト削減につながる

莫大な書類を印刷するためには、紙代や印刷代が必要になります。

しかしワークフローシステムを導入することにより、これらの費用が必要なくなります。

つまりワークフローシステムを導入することにより、コスト削減につなげることができます。

 

全体の流れを簡単につかむことができる

社内の全体を管理している管理者にとって、「どの部署の誰がどんな書類を提出していて、どこまで進んでいるか」などすべて管理することができるのはメリットです。

書類でやりとりをしていると、毎回担当者に確認する必要があります。

 

しかしワークフローシステムを導入していると、書類申請の動きなどをすべて一目で熟知することができるのです。

このため管理者の負担を減らすことも可能です。

またこのことにより、何かミスがあった場合でも早期発見につなげることができます。

 

 

他のシステムと連携できる

会計ソフトや勤怠管理ソフト、またエクセルで管理しているものなどすでに運用している内容と連携できるのも大きなメリットです。そうでないと必要データなどを入力するだけで大変です。

 

 

ワークフローシステムのデメリット

ここまでワークフローシステムのメリットを説明してきましたが、以下のようにデメリットのもあります。

• サーバーダウンなど利用できない可能性がある
• セキュリティ対策が必要

 

サーバーダウンなど利用できない可能性がある

ワークフローシステムによっては、サーバーダウンやメンテナンスなどで利用できなくなる可能性があります。

書類を電子にすべてしていることによって、システムが復旧するのを待つしかありません。

この対策としてメンテナンスなどの保守作業をしっかりとしている業者を選ぶことが重要です。

 

セキュリティ対策が必要

現在では様々な理由から、セキュリティ関連の事故が起こることがあります。

ワークフローシステムは社内の重要な書類を保管しているので、侵入されてしまうと重要な情報が漏洩することになります。

暗号化するなど、十分なセキュリティ対策をしていることが大切です。

自社サーバーでなくクラウドの仕組みを使っていてもアクセス権限などの設定が適切でないと情報漏洩の危険性はあります。

この点を十分に理解しておく必要があります。

また、セキュリティの点から言えば、外部のみが悪用の対象とは限りません。

このため担当者や役員などのみログインできるようにするなど、アクセス権限での対策が必要になります。

 

ワークフローシステムを導入する注意点

ワークフローシステムを導入して、失敗しないようにするためにいくつか注意点があります。以下の3つの注意点をしっかりと把握してから、導入するようにしてください。

• 自社にあったワークフローシステムを選ぶ
• 操作が難しすぎる
• アフターフォローがしっかりとしている

 

自社にあったワークフローシステムを選ぶ

企業によって業務の流れは違います。

そのため自社の流れにあったワークフローシステムを選ぶことが重要です。

またシンプルな流れなのに、スペックが高いワークフローを選んで、無駄に費用をかけることもさけたいものです。

 

 

操作が難しすぎる

「せっかくワークフローを導入したいのに、社員から評判が悪い」

このような意見が出るときは、ワークフローの操作が難しすぎる、また画面などの見方が難しすぎることがあげられます。

従業員全員がＩＴに強いということはありません。ワークフローシステムは、あくまで利用者が使いやすくないと業務効率化にはつながりません。

そのためシンプルな使い方ができるワークフローシステムがおすすめです。

またせっかく機能であるかといって、カスタマイズしすぎるのも同じ理由でおすすめできません。

 

アフターフォローがしっかりとしている

ワークフローシステムを使い始めて、「思った通り動作しない」といったトラブルが起きることはどうしてもあります。

そこでアフターフォローのしっかりしているワークフローシステム業者を選ぶことが重要です。

 

まとめ

ワークフローシステムは、企業の申請書や稟議書などの書類をすべて電子化することをいいます。

電子化すると書類を作成、管理する必要がなくなり承認を受けることも簡単になります。

これらをすることで、業務効率化またコスト削減をすることが大きな目的となります。

しかし操作が難しいなどの社内にあわないワークフローシステムを選んでしまうと、かえって手間になってしまうので注意が必要です。

 

 

ワークフローシステム導入のITパートナー探しをされるのであれば

ワークフローシステム導入のITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。

以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。