契約書管理のMS Excel管理が限界であることを提案する開発パートナーとは？

「MS Excel」というMicrosoft社製の表計算アプリケーションソフトウエアを聞いたことがないという方々は少ないことでしょう。

契約書を管理するためには「契約書台帳」の作成することが基本です。

お取引先様とビジネスの契約文書を管理する台帳を作成しないと「契約先」「契約範囲」「契約期間」が曖昧になり得ます。

契約書管理のアプリケーションを導入せずにMS Excelの表計算ソフトウエアで、管理台帳を作成して関係者間で共有することが可能です。

適切に管理するためには契約書管理データベースが必要なことがあります。

MS Excelは業務管理用ツールとして活用できますが、管理が煩雑になるケース・運用が現場の負担になるケース、部門の生産性を低下させる因子になるケースがあります。

これから「契約書管理」とはなにか？MS Excelによる台帳管理のメリット・デメリット、MS Excelを継続活用する方法、MS Excel管理が限界であることを提案する開発パートナー選びのポイントを紹介していきます。

 

 

１．契約書管理とは何か？

「契約書管理」とは、ビジネス活動を行う上で必要不可欠な書類にあたり、業務の内容や業務期間を記載した「契約書」のことです。

お取引先様と企業・団体間で取り交わす約束事項を明確にした文書です。

「契約書」には多くの種類があり、商取引に関するもの・会社運営に関わるもの・知的所有権に関するもの・不動産や動産の売買・貸借に関するものと広範囲で書式も違います。

「契約書」は個々の項目が契約内容と債権債務の根拠となり、不測事態が生じたときに、契約書を取り交わした企業・団体間で権利主張をする裏付けになる重要書類です。

しかし、「社内に契約書が散在していて当該書類が見つからない」「その都度管理部門に依頼して内容の確認をする」等、「契約書」は「必要な時にすぐに確認できる」状態であることで、「貴重なビジネス機会の喪失」「企業・団体に致命的な損失を被る」可能性があります。

上記事象を未然に防ぎ、「契約書」を適切に「管理・運用」する必要があります。

そのために「契約書管理」をする必要があります。

「契約書管理」を支援するアプリケーションがありますが、Microsoft社の表計算ソフトウエアMS Excelの活用事例が多くあります。

 

 

２．契約書管理のMS Excel管理するメリット

「契約書管理」をMS Excelで管理するメリットを紹介します。

第１に導入しやすいことです。

MS Officeは業界・職種を問わず広く使われているオフィスアプリケーションです。

従来からパソコンを購入するとMS Officeがプレインストールされています。

そのためMS Excelは多くの利用者が共通のツールとして活用しています。

第２にトレーニングコストが削減できます。

MS Excelは30年の歴史があります。

Windows95に搭載されたExcel5.0/Excel95の登場で全国・世界に普及しました。

MS Excelは、大勢の方々に馴染みのある表計算アプリケーションなので、社内研修は不要になります。

第３に業務内容に見合った処理・分類が可能です。

MOS知識を有するハイスキル者は、分類・レポート・グラフ作成を容易に作成します。

その結果、業務内容に見合った資料をします。

さらに、関数・マクロを駆使して、複雑な処理を組み込むこと可能になります。

第４に組織内の資料共有が容易になります。

MS Excelが実装しているパソコン間で、当該のMS Excelをサーバー機のフォルダに収納することで、ファイルを共有できます。

 

 

３．契約書管理のMS Excel管理が限界であること（デメリット）

「契約書管理」のMS Excel管理が限界であること（デメリット）を紹介します。

第１にMS Excel編集・更新の非効率性があります。

共有フォルダに収納したMS Excel　Bookで作成した「契約書」台帳を共有・閲覧します。

通常は、当該Bookは複数の利用者が同時に編集・更新することができません。

他の利用者が更新中のとき「使用中通知」が表示されて「読み込み専用」の限定使用になります。

複数の利用者で共有して更新する運用をするときは、運用の取り決めをする必要があります。

「共有Book機能」を使用すると同時更新ができますが、更新タイムラグが発生することがあり得ます。

第２にMS Excelは複数人管理のファイルの保護が難儀です。

複数人でMS Excelを更新するとき、更新履歴を追跡することができません。

多くの利用者で当該Bookを閲覧するとき、役職・部門による閲覧・更新の権限設定ができません。

特定の情報を閲覧できるような詳細設定はMS Excelではできません。

他の管理アプリケーションを検討しましょう。

第３に情報の登録容量が増加すると処理スピードが低下します。

MS Excelは登録情報量・複雑な関数、マクロ設定が増えると処理速度が低下します。

処理速度の低下によって業務効率が劣化し、作業工数が増します。

さらに容量が大きくなると破損のリスクがあります。

第４に属人化すると保守が難儀になります。

MS Excelに複雑な関数設定・マクロ組み込みをしているときは、メンテナンスが難儀になり得ます。

メンテナンスはハイスキルの技術者に限定され、属人化するケースがあり得ます。

需要な業務は単純な仕組みにしましょう。

第５に他のツールとの連携が困難なことです。

MS Excelは他ツールと連携するはできません。

一度CSVファイルを介して相互にエキスポートとインポートをする必要があります。

他のツールにCSVファイル移出・移入する機能がないと、手入力することになります。

 

 

４．MS Excelでの管理の限界を感じてもMS Excelで契約書管理にこだわる方へ！

MS Excelでの管理の限界を感じてもMS Excelで「契約書管理」にこだわる方に向けた気を付けて活用できる点を紹介します。

第１にMS Excel Book内の「Sheet」を分けないことです。

「契約書台帳」Book内で、年度・部門ごとに「Sheet」を分けた管理をしているようです。

「Sheet」を分割するとフィルターによる選択やキーワード検索が煩雑になります。

将来的に他のアプリケーションやクラウドサービスに移行するのであれば、「Sheet」の分割はおすすめできません。

第2にセル内の表記ルールを決めておきましょう。

契約日・満了日の日付項目は西暦8桁、カタカナ表記は全角で統一する、アルファベットは半角で統一する等のルールを決めましょう。

さらに、セルに「データの入力規制」の属性設定をすると良いでしょう。

第３に「契約書管理」台帳の管理番号は原本と合うようにしましょう。

MS Excel上の管理番号を「契約書」原本に付記しましょう。

原本に直接付記でませんので、クリアポケットやクリアファイルを活用して管理番号を付記しましょう。

第４に契約書原本は番号順にファイリングしましょう。

ファイリングするときは、管理番号順にファイリングしましょう。

年度別・お取引先様別のファイリングをすると余計な工数を生じることがあります。

その理由は、

①年度別・お取引先様別にファイリングをするとそれぞれにバインダーを用意することになります。

管理番号別のファイリングをしてバインダー・収納庫の経費削減を図りましょう。

管理番号は「契約書」台帳で検索できます。

②お取引先様別にバインダーにファイリングするときは、契約日順に並び替えをします。

収納庫から該当のバインダーを探す・時系列にファイリングする工数がかかります。

管理番号順にファイリングされていれば、事前に管理番号を検索して迷わず原本を到達します。

③将来的に他のアプリケーションやクラウドサービスに移行するときは、原本をスキャンしてPDF等の電子文書にします。

スキャンした電子文書に「名前を付けて保存」するときには管理番号を名前に付けましょう。

MS Excelの「契約書管理」台帳と一緒に移行するので、電子文書は管理番号による管理の利便性がアップします。

電子化された「契約書」に契約日・お取引先様名・担当者などをファイル名にすることは工数が掛かるのでおすすめできません。

MS Excel上の管理番号と電子化された文書のファイル名が結合キーになります。

第５にMS Excelの「契約書管理」台帳の収納件数が、5,000～10,000件を超えるとレスポンスが低下するとされています。

MS Excel上の列項目数によりますが、上記件数を超えるようであれば、MS Excelでの管理が限界である決断をしてもよいでしょう。

 

 

5．契約書管理のMS Excel管理が限界であることを提案する開発パートナーとは？

「契約書管理」に特化したアプリケーションやクラウドサービスを導入するときは、企業・団体が導入している基幹システムとの関連性がないようです。

しかし、企業・団体が導入している基幹システムの顧客管理システム・販売管理システム・営業支援システムなどのソースデータや履歴情報を活用できることあります。

企業・団体が導入している基幹システムの開発パートナー企業にデータ移入・移出ができないかヒアリングをしてみましょう。

いままで「契約書管理」をMS Excelで管理していた企業・団体は、専用のアプリケーションやクラウドサービスに移行することが良いかどうかを、企業・団体が導入している基幹システムの開発パートナーや付き合いのある経営コンサルタントなどに相談してみることをお勧めします。

大手電機メーカー、ITベンダー企業は基幹システムをする部門とは別に「電子文書管理・文書デジタル化」を支援サポート部門があります。

現行の基幹システムを導入した開発パートナーの営業担当やプロジェクト・マネージャーに相談してみましょう。

 

 

まとめ

「契約書管理」は、帳紙媒体台帳からMS Excelに移行したケースが多いことでしょう。

MS Excelのメリット・デメリットを把握して、専用のアプリケーションやクラウドサービスへの移行を検討しましょう。

2022年のMS Excel は機能アップしていること・パソコンのスペックが向上しているので、Excel5.0/Excel95よりも高度な機能を利活用できます。

新システムへの移行は、初期費用・利用者への研修が必要です。

しかし、長期にわたってMS Excelを活用していることで企業内の業務効率化に貢献しています。

MS Excel管理継続と専用アプリケーション・クラウドサービス管理導入の費用対効果を見極めて導入を検討しましょう。

 

 

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。

以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。