システムを導入する際のスケジュールとは

企業にシステムを導入するためには、まずスケジュールを考えることが必要です。

システムによっては、すぐに導入できるものと初期の工事に時間がかかるものがあります。

企業のスケジュールにあわせて、どのようなシステムを選ぶのかなと詳しく説明していきます。

 

すぐに導入できるシステムと時間がかかるシステム

それではまずすぐに導入できるシステムと、導入までに時間がかかるシステムを紹介していきます。

 

すぐに導入できるシステム

クラウド型のシステムであれば、運用可能まで時間がかかりません。

また初期費用が無料もしくは低額に設定していることが多く、さらにプログラムは常に新しい状態にダウンロードできるので、管理者が設定する必要はありません。

 

また社内のパソコン以外でも、スマートフォンやタブレットなどでも確認、編集することができるシステムです。

しかし月額料金がかかるのでランニングコストがかかるほか、セキュリティ面でやや弱いといえるでしょう。

またカスタマイズをできる範囲は限られています。

 

導入まで時間がかかるシステム

クラウド型とは逆に、サーバーなどのIT設備をすべて社内に設置し利用者が管理するシステムのことをいいます。

自社で管理して運用、保守作業まで行うタイプです。

そのため初期費用が必要になり、工事などを時間を考えても導入まで時間がかかります。

 

しかし自社専用のシステムとなるため、自社の業務フローなどにあわせたシステムを作ることができます。

保守作業やシステムのサポートができる人間が社内にいるのが条件となります。

また保守作業のみ外注をする方法もあります。

 

 

事前準備

システムを導入する際、まずは事前準備が大切です。

この事前準備によって、システム導入が成功するかどうか決まるといっても過言ではありません。

まずは事前準備するべき内容を説明していきます。

• 課題を明確化
• システム導入の目的を明確化
• システム導入後のゴールを設定
• 予算の設定
• ベンダー依頼か社内で開発か
• スケジュールの確認

 

課題を明確化

システムを導入したいと考えるということは、なにか課題を改善したいということが多いでしょう。

まずは課題をはっきりと明確化してください。

また大まかに課題を考えるのではなく、現在の残業時間などはっきりとした数値で課題を明確にすることも必要です。

システムを外注する場合でも、この課題がわかっていないと思ったようなシステムを作りにくいのです。

課題が明確であれば、課題を解消するためにシステムを作るのでシステム作成業者と考え方にずれができにくいのです。

 

システム導入の目的を明確化

システムを導入するためには、目的を明確化することが重要です。

システムを導入する背景に、なんらかの課題をあることでしょう。その課題と、システムを導入することにより解決できるいった目的設定が必要です。

システム業者に依頼するにしても、現状の状態とシステム導入する目的がわかっていないとカスタマイズするのがむずかしくなります。

また目的が明確でないと、システム導入自体の費用対効果を分析できなくなります。

 

システム導入後のゴールを設定

システムは決して導入することがゴールではありません。

例えば残業代でいくらコストをカットできる、営業が売り上げを求めることに集中できる環境になるため売り上げいくらアップなど、はっきりとしたゴール設定が必要です。

システムは短期間で結果がとは限らず、1年間など長期でのゴール設定が重要です。

 

予算の設定

システムを導入した場合の、予算の概算設定は必要です。

予算が不明確だと、結果的にシステムを導入してコスト削減につながらないなど効果を判断しにくくなります。

 

ベンダー依頼か社内で開発か

システムを導入する場合でも、社内で開発するケースとベンダーに依頼するケースがあるでしょう。

社内のエンジニアが開発できる範囲なのか、人件費などを考えてどちらがコストパフォーマンスがよいのかなどを検討する必要があります。

また社内で開発した場合、開発だけでなく保守作業もすべて自社で行う必要があります。

それだけで大きな負担になるので、十分に検討する必要があります。

 

またベンダーに依頼するにしても、現在はシステム開発業者は数多くあります。

ベンダーサービスや価格などをよく調べて打ち合わせをすることも必要になるでしょう。

そのうえで自社で開発するのか、ベンダーに依頼するのかを選ぶようにするとよいでしょう。

 

スケジュールの確認

システムを開発するにあたり、開発完了まの期間や工程などを確認するようにしてください。

現在のスケジュールからの段取りなど、計画を立てることが必要になります。

 

システム導入後

システムを導入する際のスケジュールですが、システム導入後にすることまで計画に入れておくようにしてください。

 

効果を測定

システムを導入して終わりではなく、システムの効果を測定する必要があります。

その結果によって導入したシステムを導入し続けるのか、他システムを導入することを検討するのかなど判断する必要があります。

1ヵ月、6ヵ月、1年など短期間から長期間などわけて効果を測定するとよいでしょう。

効果測定は数値だけではなく、実際に使っている従業員の声を聴くことも必要です。

従業員の負担が減ったり、コア業務に集中できる率があがるなどさまざまな要素があります。

 

まとめ

システムにもよりますが、ある程度の規模のシステムの導入であれば、導入を検討してから効果を測定するまで1年かかることがほとんどです。

そのためシステムを導入することを検討した時点で、スケジュールをしっかりと決める必要があります。

また中にはクラウドシステムのように、契約してからすぐに利用できるシステムもあります。

これはクラウドシステムは設定工事が必要ないためです。

しかしクラウドシステムは他と比べてややセキュリティが弱い、また毎月の料金が必要などのデメリットもあるので、その点も踏まえてスケジュールを考えるとよいでしょう。

 

 

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