メールアーカイブシステムとは？

アーカイブは、電子メールや文書などの重要なアイテムを保存するために、多くの組織で使用されている方法です。

例えば、システム障害が発生した場合、メールのアーカイブは重要な情報を安全に保つための非常に有用なバックアップとなります。

必要な添付ファイルなどのデータが、アクシデントなどにより消えてしまうことがあります。

しかしメールアーカイブシステムに保存をしていくことで、大事なファイルを失うことはありません。

このようにメールアーカイブシステムにはさまざまなメリットがあります。

ここではメールアーカイブシステムの特徴を説明していきます。

 

 

メールアーカイブとは

メールアーカイブとは、メールサーバーで中継されたすべての電子メールの本文と添付ファイルをすべて保存するプロセスのことです。

いくつかの電子メールシステムの特殊な機能で、ユーザーは自分の電子メールの複数のコピーを1つのアーカイブに保存し、参照や検索に利用することができます。

メールアーカイブは、インターネットでの電子メールアドレスの保存方法と似ています。

システムは、ユーザーとの間で交わされたすべての電子メールと添付ファイルの本文を保存しなければなりません。

本文に加えて、システムは添付ファイルを専用の保存領域に保存する必要があります。

またすべての電子メールと添付ファイルを、同じデータベースに保存しても、別々のデータベースに保存することもできます。

別々のデータベースの場合、システムは添付ファイルを同じデータベースに格納することもでき、添付ファイルを格納するのに必要な分だけ各データベースが使用されるように、別々のデータベースにも格納可能。

 

 

メール・フィルタリングとの違い

フィルタリングとは、情報の伝達を制御するシステムのことです。

フィルタリングは、企業の情報を保護するための重要な手段であり、頻繁に使用されています。

フィルタリングシステムは、どの情報が受け入れられ、どの情報が受け入れられないかを判断することで機能します。

メールフィルターは、スパムやフィッシングメッセージを排除するだけでなく、重要な他のメッセージも残しておくことができます。

電子メールは、世界中で普及している新しいコミュニケーション手段です。

電子メールは使いやすく、素早く送信でき、ビジネスにとって非常に価値のあるものです。

しかし、電子メールには限界があります。

電子メールフィルターは、電子メールをスパムやウィルスなどの問題から保護できることが重要です。

それが可能なメールフィルターはたくさんあります。

フィルターがうまく機能すれば、低い帯域幅で電子メールを送信することができ、速度が向上します。

しかしフィルタリングにはデメリットもあります。

設定を間違えると必要なメールまでフィルターをかけることになります。

メール今や電子メールはビジネスに欠かせないものとなっています。

必要な電子メールが届かないと、ビジネスに大きな支障をきたす可能性があります。

 

 

メールアーカイブの特徴

情報漏洩を調査

電子メールを使用した情報漏えいイベントが検出された場合、企業/組織はそれを調査して報告する必要があります。

このとき、企業と外部との間でやり取りされるメールのデータがユーザーの手だけにあると、調査が困難になる場合があります。

便利なのは、現時点で適切に保管されているメールアーカイブです。

メールアーカイブを持っているときにユーザーが使用しているクライアントPCをチェックしなくても、スムーズに調査できます。

内部調査だけでなく、調査機関からの証拠として提出を要求することもあります。

以前、米国のマイクロソフトが独占禁止法違反で訴えられたとき、証拠としてスタッフの電子メールが採用されたことは有名です。

国内でもメールを証拠として採用するケースが増えています。

 

長期間、送受信メールのテキスト全体を保存できます

メールアーカイブの基本的な機能は、送受信メールの全文を保存することです。

使用容量を過ぎても、メールに記載した情報が必要になる場合があります。

メールアーカイブを使用すると、メールのタイトル、本文、添付ファイルなど、別のサーバーに長期間保存することができます。

保存されたアーカイブデータは、変更できないメカニズムです。

 

過去のメールを検索しやすい

過去のメールをスピーディーに検索して活用できます。

商売をしていて、いきなり過去のメール情報が必要になったとき、たくさんのメールの中から探すのが面倒です。

メールアーカイブにはカラフルなチェック機能が搭載されているため、特定のメールを効率的に検索できます。

取り出したメール情報や添付ファイルをアーカイブから任意のメールアドレスに転送して送信することができます。

 

情報漏えいの抑制とコンプライアンスの強化

従業員による情報漏えいは企業の信頼性を著しく低下させるため、高い確実性が求められます。

メールアーカイブを導入する際に送受信メールを統合できるため、メールによる機密情報の消去を防ぐことができます。

情報流出が発生した場合でも、迅速に実施した人物を特定することができます。

メール全体が別のサーバーで保存されていることが社内で知られるようになると、メールの誤用を抑えることにもつながります。

電子メールには、取引先との重要なコミュニケーションや機密情報が含まれているため、適切に管理する必要がありますが、メールアーカイビングを行うことで、安全に長期保管・管理することができます。

特に、情報漏えいやシステム障害など、さまざまな情報セキュリティリスクの管理にも有効です。

電子メールアーカイブ・コミュニケーション管理ソフトウェアは、ビジネスを円滑に進めるために不可欠なツールです。

電子メールには、ビジネスパートナーとの重要なコミュニケーションや機密情報が含まれているため、適切に管理する必要があります。

 

 

メールアーカイブシステムとは

ここまでメールアーカイブを説明してきましたが、これらの作業をシステム化することでぎ業務効率化をはかることができます。

アーカイビングソフトウェアは、ビジネスにおいて、仕事や仕事に関連する文書を安全に保管するために不可欠なツールです。

すべての電子メールを継続的に保管する必要のあるビジネスには最適なツールです。

メールをアーカイブする必要がある場合、その方法はたくさんあります。

電子メールアーカイブプログラムを使用することもできますが、それだけではありません

 

 

メールアーカイブシステムが需要が高い理由

2000年代の初めにアメリカから日本に来たという「メールアーカイブ」の考え方が伝わってきます。

SOX法は、2002年に米国で実施され、企業およびグループには、送受信されたすべての電子メールの保存と保管が必要でした。

保存期間は5年でした。

コンピュータに関する犯罪がシステムへのハッキングや機密情報の漏洩を引き起こしたとき、私は証拠の破壊の痕跡とデータの文字化けの痕跡を見つけ、原因の調査と調査に利用されます。

言い換えれば、過去の電子メールの履歴の解明は、犯罪の証拠として今求められる可能性があります。

企業が電子メールの内容を完全に変更することなく、それを裁判所に提出するための保存されたシステムが必要でした。

システムは「メールアーカイブ」でした。

モーダル日本版SOXではメールアーカイブの要求が明確に書かれていませんでしたが、グローバル化が進み、後に企業の社会的責任として「コンプライアンス（法令遵守）」が厳しく問われるようになった一方で、アメリカを採用する企業もありました。

標準化され、大手企業を中心にメールアーカイブを導入する企業が増えました。

個人情報漏えい事件は、国内の法的証拠保存の角度よりも連続しており、個人情報保護対策としてメールアーカイブが導入された事例が際立っています。

すべてのメール交換は記録され、大きな抑止力になります。

そのような背景で、個人が蓄積した電子メールを全社レベルでそれまで維持するように今すぐ要求することができます。

 

バックアップとの違い

メールアーカイブはメールサーバーに接続されており、添付ファイルも含めて企業のメール全体のやり取りが完全に保存され、消去やアドレスを不正に変更できない状態で長期間保持されます。

メールデータのバックアップは、「保管」という点でメールアーカイブに似ていますが、目的は大きく異なります。

バックアップとは、メールサーバーのハードディスクが破損した場合のデータ復元を目的としてメールデータをコピーして保存するものです。

データは定期的に更新され、最新の状態を維持できるように管理されています。

バックアップデータから誤って削除したメールを復元することは可能ですが、バックアップデータを更新する場合は、バックアップを復元できない前にユーザーが個別に消去したメールを上書きしたいのですが。

過去に消されていた事件のように。

一方、メールアーカイブはエラー回復の目的ではなく、データが上書きされないため、メールデータを最新の状態にする必要はありません。

ユーザーが消去した過去のメールもそのまま保存されます。

これは、オブジェクトが過去に戻って、すべてのメール交換を監査証跡として残すために持っているメールアーカイブです。

復元された目的のバックアップデータは、法的な「証拠」にはなりません。

 

大量のメールから目的のメールを検索可能

優れたチェック機能を搭載しているため、メールアーカイブシステムは大量のメールから目的のメールをすぐに見つけることができます。

蓄積されたメールも一種の知識ベースになります。

データ共有をしていることで、過去に戻って情報を共有することが簡単にできます。

昨今、企業のコンプライアンスが求められており、トラブル時の責任検査で取引履歴を購入することがあります。

このような場合でも、メールをすばやく確認できます。

 

削除されたメールの復元も可能

PCのメールクライアントソフトウェアで保存していても、クラッシュしたときにPCで保存していたメールは失われます。

誤って完全に排除された場合、復元することも不可能です。

メールアーカイブを取得する際に社内全体のメールデータが保存されるため、重要な情報の損失を回避できます。

 

圧縮によってディスクサイズを削減

メールサーバーやパソコンに大量のメールを保存すると、ディスクの量が圧迫されます。

メールアーカイブシステムで大量のメールを保存することを前提としたシステムであるため、優れた圧縮機能により容量が削減されます。

これにより、サーバーやストレージの容量増加を抑えることができ、結果メールサーバーの負荷軽減やコスト削減につながります。

 

 

まとめ

1.メールアーカイブは多機能なシステム

電子メールアーカイブは多機能なシステムです。

まず、ビジネスに大いに役立つメッセージの保存に利用できます。

会社からのお知らせや会社情報などを保存することができます。

また、Eメールアーカイブを使って、重要な会議や重要なお知らせなどの記録を残すこともできます。

 

2.ハッカーからビジネスの秘密を守ることができる

ビジネスの秘密がハッカーの手に渡ってしまうことは避けたいものです。

情報を安全に保管するシステムは、信頼できるものでありたいものです。

メールアーカイブは、ハッカーからビジネスの秘密を守るための重要なツールです。

メールアーカイビングは、自社や顧客、他社に関する情報を受け取るために必要なセキュリティを提供してくれます。

 

3.スパムからの保護を提供します

スパムは、あなたのコンピュータを感染させる深刻な問題です。

メールアーカイブシステムは、スパムなどのウイルスからPCやシステムを守ってくれます。

 

 

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