グループウェアとは？導入時のポイント
グループウェアを導入すると、インターネットを使用して、ファイルの保管や共有ができ、業務の効率化が可能です。
従業員同士のスムーズな連携や作業効率の向上目的で、グループウェアを導入する企業も増えています。
しかし、不慣れなシステムへの不安や、ITシステムが苦手な従業員には抵抗があるでしょう。
この記事では、グループウェアを導入する利点やポイントを解説します。
ITが苦手な人は、得意な人材に任せましょう。
目次
グループウェアとは？
グループウェアとは、違う場所にいる従業員同士が簡単にコミュニケーションを取ったり、スケジュール管理や掲示板などの機能を使ったりして、社内情報を確認できるツールです。
英語では、GroupwareまたはCollaboration Softwareと表記。
では、グループウェアを導入する必要性を解説します。
グループウェアを導入する必要性
グループウェアを導入する目的は、業務の効率化です。
情報の共有と可視化に優れているグループウェアを導入すると、社内でのやり取りがスムーズになります。
部門間で別々に使用しているスケジュール管理やワークフローなどを共通化することで、社内の情報共有がスムーズになり、従業員の業務状況を可視化。
業務効率化において、業務状況の可視化は不要な作業を見つけるうえで非常に重要です。
グループウェアを導入する3つの利点
グループウェアを導入することで、企業が得るメリットは以下です。
- 素早い情報共有が可能
- 書類のペーパーレス化
- コミュニケーションが取りやすい
グループウェアを活用すると、従来より早いスピードで情報を共有できます。
また、ペーパーレス化によるコスト削減や場所を選ばないコミュニケーションも可能です。
では、3つの利点を紹介します。
素早い情報共有が可能
グループウェアの掲示板機能を活用すると、簡単に業務状況や知識の共有が可能です。
簡単に資料やデータを相手に送信できたり、従業員全員に知らせたい情報を掲示板に掲載することで確認を促せたりできます。
グループウェアのチャットは他者も見るため、何かミスがあっても誰かが気づく可能性もあるでしょう。
情報共有をする際は、閲覧制限やファイルの暗号化ができるため、セキュリティ面は安全です。
書類のペーパーレス化
グループウェアの活用により、従来では紙で管理していた書類や資料をデータとして共有できるため、印刷にかかるコストや手間を削減できます。
検索や保存、共有や一斉配布をグループウェアではできるため、素早い情報共有が可能です。
コミュニケーションが取りやすい
従来では、メールや内線電話でおこなっていた従業員同士の連絡をチャット機能により、迅速に終わらすことができます。
また、グループウェアでは自宅や出張先からでも情報共有やコミュニケーションを取ることが可能です。
グループウェア導入時3つのポイント
グループウェア導入時のポイントは以下です。
- 導入目的の明確化
- 業務プロセスの見直し
- 従業員への説明
では、3つのポイントを見ていきましょう。
導入目的の明確化
グループウェアの導入で得られる成果や目的は明確にしましょう。
グループウェア製品の基本機能は同じでも、重視している機能や使い勝手は異なります。
自社の目的に合ったグループウェアを選択しないと、導入しても失敗するでしょう。
製品選びで失敗しないためには、グループウェア導入前に得られる成果や目的を明確にしてください。
業務プロセスの見直し
グループウェア導入前に、現在の業務プロセスを確認し、変更が必要な場合は業務プロセスを見直しましょう。
グループウェアの導入と業務プロセスの改善ができれば、作業効率が上がります。
従来の業務内容では、グループウェアに適さない部分もあるかもしれないため、必ず確認しましょう。
従業員への説明
従業員の仕事の進め方やオペレーションの変更を必要とするグループウェア導入は、従業員への説明が非常に重要です。
グループウェアを導入する目的や得られる成果を細かく伝え、新システム導入に了解を得ましょう。
グループウェアは、基本的に会社全体で導入します。
ITを上手く使えない従業員には、教育やサポートをおこない、会社全体で業務効率化に向けて取り組みましょう。
グループウェア導入に向けてITパートナー探しをされるのであれば
グループウェア導入に向けてITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。
以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。
