物件管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

物件管理は、建物の管理と入居者などの情報の両方にわかれます。

これらをエクセルなどにまとめていては大変で、そのため物件管理システムを導入するケースが増えています。

この記事では物件管理システムを導入するために必要なポイント、注意点を紹介していきます。

 

 

物件管理とは

不動産管理システムとは、その名の通り不動産会社の業務効率化を図るためのシステムです。

不動産管理業務は大きくメンテナンスなどを行う建物管理、そしてマネジメントなどを行う賃貸管理の2種類があります。

賃貸管理は、大家の代行として賃貸物件の管理を行います。

経理業務、空室物件の募集や入居希望者への対応、更新手続き、退去立ち会い、解約手続きなど賃貸物件に関するすべての業務が必要になります。

建物管理は文字通り建物の管理業務です。

建物はさまざまな点検が必要になり、外壁を塗り替えたり、消防の設備、交換などするべきことが多くあるのです。

さらに清掃業務も建物の管理の一つとなります。

 

 

物件管理に必要なこととは

物件管理は全ての物件に対しての契約書や重要事項説明書、請求書などの様々な書類を管理する必要があります。

業務ごとにエクセルで管理をしていたのでは、一つの物件に対して複数ファイルを利用する必要があり2度手間がかかってしまいます。

また様々な場所でデータ管理をしていると、入力ミスなどの可能性が増えてしまいます。

 

物件管理の契約書の保管期間とは

宅建法により事業年度毎に閉鎖後5年間、保管をする必要があります。

「宅地建物取引業者は、法第四十九条に規定する帳簿（前項の規定による記録が行われた同項のファイル又は磁気ディスクを含む。）を各事業年度の末日をもつて閉鎖するものとし、閉鎖後五年間（当該宅地建物取引業者が自ら売主となる新築住宅に係るものにあつては、十年間）当該帳簿を保存しなければならない。」

引用：宅建法

この他にも物件関連にはさまざまな法律があり、それらにも対応した管理が必要になります。

例えば「賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律」があります。

賃貸物件を管理する際に、トラブルを未然に防止するため契約提携時に規制を導入しています。

他にも登録制度も以下のように創設されています。

「（１） 賃貸住宅管理業の登録委託を受けて賃貸住宅管理業務（賃貸住宅の維持保全、金銭の管理）を行う事業を営もうとする者について、国土交通大臣の登録を義務付け」

さらに以下のように鎮西住宅管理業務をする人に対する義務付けもあります。

「①業務管理者の配置

事務所毎に、賃貸住宅管理の知識・経験等を有する者を配置

②管理受託契約締結前の重要事項の説明具体的な管理業務の内容・実施方法等について書面を交付して説明

③財産の分別管理管理する家賃等について、自己の固有の財産等と分別して管理

④定期報告業務の実施状況等について、管理受託契約の相手方に対して定期的に報告」

引用：国土交通省

例えば④の定期報告業務ですが、この報告をしたか同課の管理も物件管理システムにて行うことができます。

 

 

物件管理システムとは

上記のようなことから、契約書から重要事項説明書、請求書や 口座振替書など一つの システムで管理をする企業が増えています。

また消しこみや催促状送付などもシステムを見たら一括でわかるものも多く、仮に担当者がお休みでも現在の状況を把握することができます。

このため対応漏れを減らすことができ、住居者の満足度をあげることが可能です。

さらに担当者の負担を減らすことができ、業務効率化を図ることもできるなどさまざまなメリットがあります。

詳しいメリットは次に書いていきます。

 

 

物件管理システムのメリット

物件管理システムの大きなメリットは業務効率化です。

詳しくは以下のようにいろいろとあります。

• 管理業務を効率化できる
• 契約獲得率を向上できる
• 顧客満足度を上げることができる
• 不動産関連のトラブルがおきないようにする

 

管理業務を効率化できる

不動産管理システムの一番のメリットは、管理業務を効率化することです。

また、不動産などの高額商品を扱う業界ならではのメリットの一つは、セキュリティ管理業務を効率化できることです。

不動産業は個人情報を扱うことが多いため、徹底したセキュリティ対策が必要です。

不動産管理システムを導入することで、情報をデータとして一元管理できるため機密情報の漏洩リスクをなくすことができ、セキュリティに対しての手間を減らすことができ非常に効果的です。

 

契約獲得率を向上できる

不動産会社の多くは、ポータプルサイトへのデータ入力をして公開している場合があります。

しかし、そのためのデータ公開などの手続きは負担が大きいことからうまくポータプルサイトを生かせていないケースがります。

不動産管理システムの中には、簡単な登録手続きだけで、より多くのサイトに最新情報を掲載する手助けをするものもあります。

AIで分析しているシステムもあります。

これらの機能を活用することで、契約獲得率の向上が期待できます。

 

顧客満足度をあげることができる

不動産管理システムの導入は、意外なところでも効果を発揮します。

それが「顧客満足度の向上」です。

不動産業は賃貸契約者だけでなく、土地や不動産のオーナーや管理者、工務店や建設業者など、さまざまな人々が顧客となり得る業界です。

しかも不動産は高額な商品なので、管理も大変です。

不動産管理システムはこの管理業務を肩代わりし、社員は顧客とのコミュニケーション業務に集中できるようになります。

このことにより、社員は顧客のためになるように働けるようになり、顧客満足度が上昇するという効果が生まれます。

 

不動産関連のトラブルがおきないようにする

不動産には入金日を確認したり、きちんと入金されているかなどの管理が多くあります。

見落としをすることでトラブルになるケースもあります。

システム内のデータベースを利用して進捗状況を管理したり、更新日が近づくと自動的に通知する通知機能を利用したりすることで、タスク忘れを回避できます。

 

 

物件管理システムのデメリット

不動産管理ソフトのデメリットは、新しいシステムを導入すると担当者の作業効率が一時的に悪くなる点です。

どこに何を入力すれば良いのか、必要な情報の参照はどこをクリックすれば良いのかといった細かな作業に慣れるまでは、少し時間がかかります。

とは言え、このデメリットは担当者がシステムに慣れた後はなくなるでしょう。

 

 

物件管理システムを導入するためには

物件管理システムを導入するためには、以下の4点に注意をするようにしてください。

• データの出力、入力方法の確認
• 自社の特性に合わせた対応
• 取扱い可能な物件の種類
• サポート体制

 

データの出力、入力方法の確認

システムを導入する前に、管理をしていたデータが使えなくては、いちいちデータ形式を変換する必要があり、大きな手間になってしまいかねません。

企業によって、不動産管理用データはExcel、Word、PDFなどさまざまなファイル形式で使用されているため、すべてのファイルにシステムが対応しているかどうかの確認が重要になります。

データを連携できるようなシステムの導入が重要です。

 

自社の特性に合わせた対応

不動産管理システムには、さまざまな業務に対応できる柔軟性が求められます。

使われていない機能のコストが無駄になってしまうこともあります。

そのため、あらかじめ自社の特性に合わせて、機能をあわせられるようなシステムにすることが重要です。

特に効率化したい部分にあわせて、それらに強いシステムを選ぶことが重要になります。

 

取扱い可能な物件の種類

不動産管理システムを選ぶときは、自社が扱っている不動産の種類、つまり一軒家なのかマンションなんかなどを扱えるシステムでないといけません。

またさまざまな物件に対応できるシステムを選ぶと、今後業務が変わった場合でも無難に使いこなすことができます。

 

サポート体制

不動産管理システムは、不慣れな営業担当者でもすばやく使用できるように設計されていますが、それでもトラブルは起こり得ます。

そのため、トラブルが発生してもすぐに解決できるよう、サポートがどれだけ充実しているかで、システムを選ぶことも重要になってきます。

 

 

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