改正電帳法対策を推進する開発パートナー選びのポイント

「改正電帳法」という用語を聞いたことがありますでしょうか？「改正電帳法」とは、2022年に施行される改正電子帳簿保存法のことです。

2021年3月31日に公布した改正電子帳簿保存法は、企業・団体が税務署に提出する国税関係帳簿書類は、紙媒体を用いていました。

現在、日本国政府はデジタル化を推進しています。

そのため、2021年9月デジタル庁を開庁しました。

また、企業・団体が導入しているDX（デジタルトランスフォーメーション）化を促進するために、紙媒体の書類の電子化とペーパーレス化への対応が進められています。

企業・団体のDX化にともない、電子帳票保存法も改正されます。

これから、2022年に施行させる改正電子帳簿保存法の改正点と企業・団体がデジタル化・ペーパーレス化に対応するためのポイントなどを紹介していきます。

 

 

１．改正電帳法とは何か？

「改正電帳法」とは、2022年に「電子帳簿保存法」が改正なることを指します。

「電子帳簿保存法」は「電帳法」という通称あります。

経理・財務・総務部門で就業されている方々は「電帳法」で通じます。

「電子帳簿保存法」は、1998年に制定されました。

この法律は、国税関係帳簿書類を紙媒体で7年間または10年間の保管義務あった原本書類をデータ化書類として保管できるようになりました。

原本書類のデータ化は、所管の税務署への届け出や申請をして、保管要件を満たすことが必要です。

企業・団体が勝手に原本をデータ化することは、問題ありませんが、届け出や申請をしないと原本書類を廃棄することはできません。

国税関係帳簿とは「仕分帳」「総勘定元帳」「売上帳」「仕入帳」「固定資産台帳」などが該当します。

国税関係書類とは「決算関係書類（貸借対照表、損益計算書）」「契約書」「発注書」「納品書」「請求書」などが該当します。

上記の紙媒体書類を7年間または10年間保管する義務がありますが、企業・団体には保管場所を確保する必要がありました。

1998年施行の「電帳法」により、紙媒体書類をデータ化することで、保管場所が不要になりました。

2022年の「改正電帳法」では、原本書類の保存要件が緩和されます。

運用のハードルが下がりクラウドコンピューティングを活用したペーパーレス化が可能になるようです。

経理・財務業務の効率アップが図れます。

 

 

２．2022年（令和4年）の改正内容

2022年（令和4年）電子帳簿保存法改正内容を紹介していきます。

改正項目を紹介します。

①税務署長の承認が不要になることです。

②請求書・領収書への自筆署名が不要になることです。

③本人が作成または受領した書類の入力期限が2ヶ月以内に統一されます。

④一定の条件でタイムスタンプが不要になります。

⑤紙原本と画像の確認が不要になります。

⑥定期検査が不要で紙媒体書類の破棄が可能になります。

これから①～⑥を具体的に紹介します。

第1に税務署⻑の承認が不要になることです。

現行の法律では、紙媒体書類をスキャナー機能で保存開始するとき、開始の90日前までに所管の税務署へ申請して税務署長の承認を得る必要がありました。

「改正電帳法」では、税務署長の事前承認が不要になります。

第2に請求書・領収書への自筆署名が不要になることです。

改正前までは受領者自身が電子化保存するときに「自筆署名」が必要でした。

「改正電帳法」では、「自筆署名」が不要になります。

第3に本人が作成または受領した書類の入力期限が2ヶ月以内に統一されます。

改正前までは受領者自身が電子化保存するときは、受領後３日以内に処理をする必要がありました。

「改正電帳法」では、２ヶ月以内に統一されます。

第4に一定の条件でタイムスタンプが不要になります。

「タイムスタンプ」とは、電子保存書類が改竄されていないことを証明するマーキングです。

改正前までは、書類の発行元と受領側に「タイムスタンプ」のマーキングが必要でした。

「改正電帳法」では、電子化したデータの訂正・削除・更新ができない仕組みが導入されていれば「タイムスタンプ」のマーキングが不要になります。

第5に紙原本と画像の確認が不要になります。

改正前までは、紙媒体書類と電子化したデータを見比べて同等性を確認する「相互けん制」が必要でした。

「改正電帳法」では、「相互けん制」が不要になります。

第6に定期検査が不要で紙媒体書類の破棄が可能になります。

改正前までは、紙媒体書類を廃棄するときは「定期検査後」に実施していました。

「改正電帳法」では、電子化したデータの訂正・削除・更新ができない仕組みが導入されていれば「定期検査」前に破棄することが可能になります。

 

 

３．2022年（令和4年）の電子帳簿保存法改正で追加される罰則規定

2022年（令和4年）の電子帳簿保存法改正で追加される罰則規定を紹介します。

第1に電子化した保存データに改竄（訂正・修正・更新）が発見された場合、通常課される重加算税額に対して10％の反則額が上乗せされます。

不正経理を防ぐため社内規定を遵守することが求められます。

第2に電子化要件（前章で紹介しました）を満たさない電子化した保存データは、紙媒体書類を保管している必要があります。

紙媒体書類が保存されていないと必要経費に計上できません。

損金計上が認められない可能性がありますので、電子化要件を遵守しましょう。

 

 

４．電子帳簿保存法改正による企業のメリット

電子帳簿保存法改正による企業のメリットを紹介します。

紙媒体書類を電子化することで、企業・団体が抱える課題を解消することができます。

さらに、ペーパーレス化によるコスト削減・業務の効率化・安全性の向上の効果があるといわれています。

これから、ペーパーレス化によるメリットを紹介していきます。

第1にペーパーレス化により、大幅にコストの削減ができることです。

①紙媒体書類を保管するバインダー・ファイルやキャビネット設置場所や書類保管室、外部倉庫などの保管に関わる費用を削減できることです。

事業所の建物の地下階層に書類保管室などがある企業・団体は、その書類保管室が不要になります。

賃貸物件であれば賃借料が削減できます。

②申請書・契約書・納品書などの証憑書類・申請書を紙媒体書類として印刷することが不要になるため、印刷費用が削減できます。

③押印で使用していた印鑑・ゴム印・スタンプとス朱肉やインクの費用を削減できます。

加えて、印鑑・ゴム印・スタンプを管理するスタッフと保管場所が不要になります。

第2にペーパーレス化により業務の効率化を推進できることです。

①大量な紙媒体書類のファイリングをする必要がなくなることです。

紙媒体書類を項目別・勘定科目別に分類して専用バインダーに綴じこむ工数が削減できます。

②過去書類の探しだす工数が削減できます。

電子化した書類はキーワード検索をすることができるので、書類探しする必要がなくなります。

③紙媒体書類を用紙印刷する工数が削減できます。

第3にペーパーレス化により安全性が向上します。

①電子化した書類データをバックアップできるため、電子化した書類の消失リスクが軽減します。

②電子化した書類は改竄（修正・削除・更新）することができません。

そのため、必要書類の紛失リスクが軽減します。

 

 

５．電子帳簿保存法改正に備えて企業が確認すべきシステム要件

電子帳簿保存法改正に備えて企業が確認すべきシステム要件を紹介します。

電子帳簿保存法改正では、前章で紹介したように電子化した書類を規定の要件を満たして保存することが重要です。

特に注目される検索キーワードがあります。

「日付」「取引先名称」「金額」の３要素は、すぐに検索できる機能があることが求められます。

基幹システムの経理・財務・会計システムには、条件検索機能ありますが、実際に機能するか確認をしておきましょう。

さらに「改正電帳法」では、電子化した書類をeメールで受領したケースでは、メール本文の保存も必須になります。

メールアプリケーションソフトウエアには本文を保存する機能があります。

改竄できないデータ形式で保存できることを確認しておきましょう。

日本政府は2021年9月にデジタル庁を開庁しました。

現在、国家戦略としてデジタル化がすすめられています。

企業・団体はDX（デジタルトランスフォーメーション）を促進して国家戦略と同調しようとしています。

紙媒体書類の電子化とペーパーレス化対応は必要不可欠なシステム要件といえます。

 

 

６．改正電帳法対策を推進する開発パートナー選びのポイント

「改正電帳法」対応は、企業・団体が導入している基幹システムの開発パートナーに相談してみることをお勧めします。

大手電機メーカー、ITベンダー企業は基幹システムをする部門以外に「改正電帳法」をサポートする担当エンジニアが常駐しています。

現行の基幹システムを導入した開発パートナーの営業担当や開発プロジェクトマネジャーに相談してみましょう。

また、企業・団体が導入している基幹システムの経理・財務・会計サブシステムには、電子帳簿保存法に対応しているケースが多いと思います。

現行のシステムに「改正電帳法」機能が組み込まれているケースがあります。

現行の基幹システムを導入した開発パートナーの営業担当や開発プロジェクトマネジャーに確認してみましょう。

 

 

まとめ

経理・財務・会計業務の電子データ化により、ペーパーレス化による経費削減・生産性向上を図ることができます。

企業・団体が導入している基幹システムには、電帳法対応済であるアプリケーションが多いと思います。

「改正電帳法」に対応可能か事前確認しておきましょう。

 

 

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