Web会議システムのメリット・デメリットとは？

新型ウイルスコロナの影響で、Web会議を使う機会が多くなっています。

遠くにいる場所の人とでも会議ができるWeb会議システムですが、メリットやデメリットはあるのでしょうか。

この記事ではWeb会議システムのメリット、デメリットを詳しく説明していきます。

 

Web会議システムとは

遠隔の場所にいても、顔をみながらさらに画像やデータなどを共有することができます。

なおかつインターネット環境があればPCでもタブレットでも、スマートフォンでも利用可能なので外出中や移動中に打ち合わせをすることができます。

またリモートワークが推進される現在、さらに需要が高まっていくことでしょう。

 

テレワーク推奨

総務省では新型コロナウイルス感染対策として、テレワークの活用を推奨しています。

テレワークは社会、企業、労働者それぞれにメリットがあります。

社会	働き方改革 労働人口の確保 生産性の向上 地方創生
企業	非常時の業務継続（BCP） 人材の確保・離職防止 業務変革（BPR、DX） オフィスコスト削減 生産性の向上
労働者	多様な働き方の実現 ex.育児・介護・治療との両立 通勤時間の削減

 

勤務地は在宅ワーク、また地方などに事務所を設置するサテライトオフィス、またモバイルワークがありますがいずれもWeb会議システムが必要になります。

 

ビデオ会議とWeb会議の違いとは？

よく間違えられるのですが、ビデオ会議とWeb会議は全く別です。

ビデオ会議は専用の機器や設置工事などが必要で、なおかつ音声と映像だけでやりとりをする必要があります。

そのため前もって準備をしている場合にしか利用できません。

 

メリットとしては、専用機器を使わないといけないので回線が安定することです。

さらに画像や音声の質はビデオ会議のほうが上でしょう。

その点Web会議に関しては、専用機器や工事は全く必要ではありません。

パソコンやタブレット、スマートフォン以外はインターネット環境があればどこでもできます。

さらにチャットや画像などのファイル共有もすることができ、会議に向いています。

 

デメリットは、状況にもよりますがネットワークが安定しないことがあります。

 

 

Web会議システムのメリットとは？

それではWeb会議システムのメリット、またデメリットをご紹介していきます。

• 低コストで運用可能
• 資料の準備がしやすい
• 働き方対策への対応

 

低コストで運用可能

Web会議システムはビデオ会議システムのように、特別な器具を設置する必要はありません。

そのため低コストで運用をすることができます。

また従業員が会社に集まって会議をするのに対して、交通費などのコストも削減することができます。

また出張中や移動中などでも打ち合わせをすることができることから、残業代の削減にもつなげることができます。

 

資料の準備がしやすい

普段まとめているパワーポイントやエクセル、PDFなどの資料を共有することができます。

そのため会議のために資料の準備をする必要がありません。

そのため資料を準備する時間を省くことができ、業務効率化につなげることができます。

 

働き方対策への対応

政府が推奨している働き方改革にテレワークがありますが、Web会議システムはテレワークに対応しています。

新型ウイルスコロナ対策だけでなく、残業対策や本社に来れない従業員を雇うことができるなど幅広い働き方につなげることができます。

 

 

Web会議システムのデメリットとは？

ここまでWeb会議システムのメリットを紹介してきましたが、以下のようにデメリットもあります。

• 通信が安定しないことがある
• 表情が伝わりづらい
• セキュリティ面での心配

 

通信が安定しないことがある

ネット環境により、通信が安定しないことがあります。

画面が固まってしまったり接続が切れてしまうこともあります。

Web会議システムを導入するためには、ネット回線にも十分気を付ける必要があります。

 

表情が伝わりづらい

Web会議は相手の顔が見えるのですが、ネット越しだと表情が伝わりづらいのがデメリットです。

そのため実際にあっていると考えなくてもいいことでも、Web会議だと思ったように伝わらないことがあります。

 

セキュリティ面での心配

Web会議において一番のリスクはセキュリティ面も問題でしょう。セキュリティ面に関して、詳しく以下にまとめました。

 

 

Web会議システムにおけるセキュリティとは

Web会議をするにあたり、以下のようなセキュリティ対策が必要となります。

• ガバナンス・リスク管理
• 脆弱性管理
• マルウェア対策
• 通信の保護・暗号化
• 教育

 

ガバナンス・リスク管理

Web会議にて個人情報や会社の機密情報などをやり取りするケースもあり、リスクマネージメントをする必要があります。

そのためには情報セキュリティ関連のルールをしっかりと決める必要があります。

 

脆弱性管理

セキュリティの脆弱性を、アップデートを重ねて排除をしていく必要があります。

 

マルウェア対策

Web会議システムをマルウエアによる感染から守る必要があります。

マルウエアとは、不正な動作をすることを意図して作られたソフトウエアです。

メール添付などで社内のシステムに入り込み、データの改ざんなどをするウイルス感染させることが目的です。

 

通信の保護・暗号化

特に個人情報を扱う場合は、ＳＳＬ通信などで通信の保護をする必要があります。

個人情報の漏洩は会社にとって大きな痛手となり、ひどい場合は営業ができなくなるケースもあります。

 

教育

セキュリティに関して知識のある従業員の教育が必要になります。

担当者の設置はもちろんのこと、全従業員がセキュリティに対する意識をすることが大切です。

例えば「おぼえのないメールを開いてしまう」「メールの誤送信に注意する」など特にWeb会議をする場合は注意することが大切です。

 

 

まとめ

新型ウイルスコロナの影響により、政府はテレワークを推奨しています。

それ以外にも残業対策や業務の効率化をするために、Web会議システムを導入する企業は増えています。

Web会議システムは低コストで導入でき、スマートフォンやタブレットなどでも対応できるのが大きな魅力です。

しかしネット回線によっては回線の安定性とセキュリティ面で不安が残ります。

 

 

開発のITパートナー探しをされるのであれば

開発のITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。

以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。