人事関連のシステム導入する際に注意点

人事は採用業務の他にもいろいろな業務があります。

従業員の採用から退職に至るまでの対応、また従業員を育成することも大きな仕事です。

従業員が成長できるような研修したり、公正に評価するなど、企業が経営していく上で重要なポジションなのです。

また社長や役員などとのかかわりを持つことが多い、責任のある業務でもあります。

人事関連の業務は、管理することが多く書類も多く発生します。

そこで人事関連のシステムを導入する企業が増えているのですが、導入にあたり注意点もあります。

この記事では人事業務とは、また人事関連のシステムに関して詳しく説明していきます。

 

人事業務とは

• 採用業務
• 従業員の教育
• 従業員の評価
• 就業管理
• 退職手続き

 

採用業務

前年度の売上状況などを把握し採用計画の立案から始まります。

この時点で新卒採用と中途採用の人数などを決定して、年間を通して採用活動を始めます。

求人サイトやエージェントサービスなどへの登録、ハローワークや採用イベントなどさまざまな活動をしていきます。

またこのほかにも学生インターンを採用している企業もあり、採用業務だけでも1年間続くのです。

 

従業員の教育

従業員は企業にとって財産となります。

人事課は全従業員が成長できるように、スキルアップの教育、また研修を行っていきます。

業績を伸ばすために目標が定められていることがほとんどであり、研修プロジェクトや教育カリキュラムを組んでいくのです。

人事部の仕事は研修の発案をしたり、外部に依頼をすることになります。

 

従業員の評価

人事が従業員の能力や成果を評価する必要があります。

それぞれの会社に評価制度があるのて、一点ずつ確認していき、さらに人事が面接を行うこともあります。

これらをもとに昇給や昇格、さらに従業員の適性を考え異動を命じることもあります。

そのため経営に直結し、さらに従業員のモチベーションにも大きくかかわる部署なのです。

 

就業管理

従業員が働きやすいように、就業管理をするのも人事部の仕事となります。

企業によって取り組みは違いますが、以下のような業務内容があります。

• 勤怠管理・給与計算
• 健康診断
• 保険の加入手続き
• メンタルヘルス

 

勤怠管理・給与計算

勤怠管理や給与計算は経理部の仕事と思われがちですが、人事部の仕事です。

 

健康診断

従業員の健康診断を手配するのも人事部の仕事です。

 

保険の加入手続き

社会保険や雇用保険などの手続きをすることも必要です。

そのため新入社員など従業員が入ってから、手続きをすることが多くなりハローワークへいくこともあります。

 

メンタルヘルス

近年メンタルヘルスに力を入れている企業が増えてきました。

定期的にカウンセラーを呼んだり、セミナーなどを開催するなどメンタルヘルス関連の業務が増えています。

従業員が強いストレスや不安を抱えたままにしないように、安心して働くための職場づくりをするのです。

 

退職手続き

従業員が退職するときも、採用したときと同じように手続きが必要になります。

 

 

人事関連のシステムとは

ここまで説明したように、人事部には幅広い業務があります。

そのため関連したシステムも以下のようにおおくなっています。

• 勤怠管理
• 給与計算
• 採用管理
• 人事評価

 

勤怠管理

人事課は全従業員に勤怠を管理することが必要です。

企業によっては従業員によっては勤務時間が違ったり、時給体系の従業員がいたり、フレックス制があったりなどと管理をするのは大変な業務です。

そこで勤怠管理システムを使って、自動的に一か月の就業時間を計算するのです。

また出社や退社の時に毎回カードを使うのではなく、パソコンのログイン時間などを使うシステムが多いです。

 

給与計算

勤怠管理システムと同じシステムである商品も多いのですが、給与計算システムも導入されているケースが多いです。

もし勤怠管理システムと別システムの場合、連携していないとかえって二度手間になってしまいます。

 

採用管理

採用数の管理や、採用募集方法、現在の面接状況などかなりの数の管理をすることが必要になります。

そこで採用管理システムを一つ使うことで、現在の採用情報を把握することができます。

また一括して管理することができるため、もしミスがあった場合でも迅速に見つけて対応することができるメリットもあります。

 

人事評価

企業には人事評価査定があります。

人事部が項目一つずつ査定をしていきます。

さらに人事面接など評価に関する内容を管理するシステムです。

またそれ以外にも、それぞれの従業員の徳性などにあわせて、部署異動を命じることもあります。

従業員にとって大きくモチベーションにつながり、あらに経営にも直結する内容です。

そのためシステムを使うことでミスをなくすことができ、さらに役員や社長などと情報を共有することで、認識の違いを防ぐこともできます。

 

 

人事関連のシステム導入する際に注意点

人事関連のシステム導入をする際に注意すべき点を説明していきます。

必ずしもすべての企業にメリットになるとは限りません。

また注意点さえしっかりと意識していれば、システム導入はメリットにつながるケースもあります。

• クラウド型を使った場合
• オンプレミス型を使った場合
• 他のシステムと連携できるか
• 従業員誰が使ってもわかりやすいシステムであるか
• 必要な人にだけ見られるような設定ができるか

 

クラウド型を使った場合

主に中小企業は初期費用が安くなるクラウド型を導入することが多いでしょう。

クラウド型は初期の工事や設置するものがなく、すぐに運用を開始することができます。

しかしカスタマイズできる範囲は限られており、システムの仕様が企業の業務にあっていないケースもあります。

そのためさまざまな業者のシステムを確認し、自社にあうかどうかを確認することが必要です。

また多くのシステム会社では無料期間が設定されているので、一度使ってみることをおすすめします。

 

オンプレミス型を使った場合

逆にオンプレミスとは、それぞれの企業用専門にシステムを一から開発して導入することを言います。

オーダーメイドになるので、業務内容にはぴったりあったシステムを作ることができます。

さらにセキュリティの高さは一般的にクラウド型より上です。

しかし初期費用が高くつくので、ある程度大きな企業でないと導入は難しいでしょう。

 

他のシステムと連携できるか

例えば人事関連だけでもいくつかシステムがあり、さらに経理部の売り上げ関連のシステムなどと連携できるとさらに業務効率化につながります。

逆に部署ごとに違うシステムを使っていたら、情報を共有するのがかえって手間がかかってしまいます。

 

従業員誰が使ってもわかりやすいシステムであるか

どのようなシステムでもそうなのですが、利用する人が誰でも使いやすいシステムである必要があります。

システムの使い方を覚えるだけで手間や時間がかかってしまっては逆効果となってしまいます。

また異動があったり、新しい従業員が入ったとき、その都度覚えるまでが大変になってしまいます。

特に画面を見て、すぐに内容が理解できないシステムはおすすめできません。

企業によって必要以上の情報が入っている場合もNGです。

 

必要な人にだけ見られるような設定ができるか

人事関連のシステムは、社内の従業員であっても他の人に見られてはいけない内容が多いです。

例えば人事評価の画面を全従業員に見られてしまっては大変です。

そのため必要な人だけアクセスできるシステムが必要になります。

また導入側も、他の従業員や外部に情報がもれないように日頃から意識することが重要になります。

人事部が扱う内容は、経営や従業員に直結することが多いため、もし問題があったら社内がぎくしゃくしてしまいます。

 

 

まとめ

人事部は業務が多く、以下のようにさまざまな内容のシステムが必要になります。

• 勤怠管理
• 給与計算
• 採用管理
• 人事評価

 

さらに経理部など他の部署と連携することも多くなるため、連携しやすいシステムを選ぶことが重要でしょう。

人事部は業務が多いだけでなく、経営や従業員に直結する業務が多いため、少しでも業務効率化できるようなシステムを選ぶようにしましょう。

 

 

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