業務効率化が求められる背景や目的とは

近年業務効率化をあげられることが多く、実際に業務効率化に関するシステムやソフトが多く登場しています。

これは労働時間による過労死などの問題が大きくあげられています。

また企業としても効率化を図り、売り上げをあげていくといった目的もあります。

働き方改革や新型ウイルスコロナの影響などにより、働き方自体が大きく変わっていく時期になっています。

ここでは、業務効率化が求められる背景や目的に関して説明していきます。

 

 

働き方に関する問題点

働き方に関する問題点はさまざまですが、特に以下のような点があげられます。

• 長時間労働による影響
• 少子化への対策や働き方の多様性

 

長時間労働による影響

長時間労働や、長時間労働による過労死の問題を大きく取り上げられ、政府は働き方改革をかかげています。

長時間労働が原因となり、脳や心臓疾患など重い病気につながることがあり損害賠償にまで発展しているケースがあります。

 

少子化への対策や働き方の多様性

少子化への対策、また以前のように定年まで正社員で働く以外に、フリーランスや派遣、独立などさまざまな働き方があります。

これらに対する対策が必要となります。

 

 

働き方改革とは

厚生労働省において、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」に対応するために「働き方改革」の実現に向けた事業主への支援をしています。

 

働き方改革推進支援助成金

労働時間の縮減や年次有給休暇の促進に向けた環境整備等に取り組む中小企業事業主に対して、必要な費用の一部を助成してくれます。

1. 労働者災害補償保険の適用事業主であること。
2. 交付申請時点で、「成果目標」１から３の設定に向けた条件を満たしていること。
3. 全ての対象事業場において、交付申請時点で、年５日の年次有給休暇の取得に向けて就業規則等を整備していること。

支給対象となる取組

1. 労務管理担当者に対する研修
2. 労働者に対する研修、周知・啓発
3. 外部専門家（社会保険労務士、中小企業診断士など） によるコンサルティング
4. 就業規則・労使協定等の作成・変更
5. 人材確保に向けた取組
6. 労務管理用ソフトウェアの導入・更新
7. 労務管理用機器の導入・更新
8. デジタル式運行記録計（デジタコ）の導入・更新
9. 労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新

（小売業のＰＯＳ装置、自動車修理業の自動車リフト、運送業の洗車機など）

引用：厚生労働省

 

成果目標

1. 全ての対象事業場において、令和３年度又は令和４年度内において有効な３６協定について、時間外・休日労働時間数を縮減し、月60時間以下、又は月60時間を超え月80時間以下に上限を設定し、所轄労働基準監督署長に届け出を行うこと
2. 全ての対象事業場において、特別休暇（病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇、新型コロナウイルス感染症対応のための休暇、不妊治療のための休暇）の規定をいずれか１つ以上を新たに導入すること
3. 全ての対象事業場において、時間単位の年次有給休暇の規定を新たに導入すること

引用：厚生労働省

 

業務改善助成金

生産性向上をすることで、賃金の引き上げにつなげた場合でも助成金がでます。

生産管理システムなどさまざまなシステムがこれにあたります。

支給の要件

1. 賃金引上計画を策定すること
   事業場内最低賃金を一定額以上引き上げる（就業規則等に規定）
2. 引上げ後の賃金額を支払うこと
3. 生産性向上に資する機器・設備などを導入することにより業務改善を行い、その費用を支払うこと
   （ (1) 単なる経費削減のための経費、 (2) 職場環境を改善するための経費、 (3)通常の事業活動に伴う経費などは除きます。）
4. 解雇、賃金引下げ等の不交付事由がないこと

など

その他、申請に当たって必要な書類があります。

引用：厚生労働省

導入例を厚生労働省のHPで以下のように記載されています。

• POSレジシステム導入による在庫管理の短縮
• リフト付き特殊車両の導入による送迎時間の短縮
• 顧客・在庫・帳票管理システムの導入による業務の効率化
• 専門家による業務フロー見直しによる顧客回転率の向上　など

 

 

長時間労働への対策

日本では過労死の問題が多く取り上げられるほど、長時間労働が問題となっています。

厚生労働省は「過労死等ゼロ」緊急対策として以下のような内容をかかげています。

 

違法な長時間労働を許さない取組の強化

新ガイドラインによる労働時間の適正把握の徹底企業向けに新たなガイドラインを定め、労働時間の適正把握を徹底する。

長時間労働等に係る企業本社に対する指導違法な長時間労働等を複数の事業場で行うなどの企業に対して、全社的な是正指導を行う。

是正指導段階での企業名公表制度の強化過労死等事案も要件に含めるとともに、一定要件を満たす事業場が２事業場生じた場合も公表の対象とするなど対象を拡大する。

３６協定未締結事業場に対する監督指導の徹底１違法な長時間労働を許さない取組の強化

メンタルヘルス・パワハラ防止対策のための取組の強化

メンタルヘルス対策に係る企業本社に対する特別指導複数の精神障害の労災認定があった場合には、企業本社に対して、パワハラ対策も含め個別指導を行う。

パワハラ防止に向けた周知啓発の徹底メンタルヘルス対策に係る企業や事業場への個別指導等の際に、「パワハラ対策導入マニュアル」等を活用し、パワハラ対策の必要性、予防・解決のために必要な取組等も含め指導を行う。

ハイリスクな方を見逃さない取組の徹底長時間労働者に関する情報等の産業医への提供を義務付ける。

事業主団体に対する労働時間の適正把握等について緊急要請

労働者に対する相談窓口の充実労働者から、夜間・休日に相談を受け付ける「労働条件相談ほっとライン」の開設日を増加し、毎日開設するなど相談窓口を充実させる。

社会全体で過労死等ゼロを目指す取組の強化

労働基準法等の法令違反で公表した事案のホームページへの掲載」

引用：厚生労働省

 

 

業務効率化の目的

業務効率化には以下のような目的があります。

• より多くの利益
• 従業員満足度の向上
• 離職防止や優秀な人材の確保
• 働き方改革の実現
• 業務の可視化

 

より多くの利益

ルーティンワークを自動化することにより、従業員はコアな部分に集中することができます。

より良い商品を作り、より良いサービスをすることにより利益につながるのです。

業務効率化はコストを抑えるだけでなく、利益につなげることができます。

 

従業員満足度の向上

業務効率を上げて利益率を上げることができれば、社員の福利厚生や社内環境を改善し、ボーナスや給料を上げることができます。

またルーティンワークを自動化することで、残業を減らすこともできます。従業員の待遇を改善することで、従業員の満足度を高めることができます。

離職防止や優秀な人材の確保

従業員エンゲージメントを最大化するためには、企業は、従業員のニーズ、欲求、キャリアアップの動機など、従業員のモチベーションを意識しなければなりません。

包括的な従業員エンゲージメントプログラムは、従業員の士気の向上、エンゲージメントの向上、従業員の維持に役立ちます。

 

働き方改革の実現

2016年1月に欧州委員会が採択した「雇用指令」では、500人以上の労働者を雇用する企業に対して、労働時間の認識に関する具体的な方針を採用することを求めています。

500人以上の従業員を雇用する企業の場合、すべての従業員に対して、必要な労働時間を働く必要があることを明確にしなければなりません。

これを「労働時間の承認義務」といいます。

目的は、企業が労働者の労働時間を認識する必要性をより強く認識することで、過剰な労働時間を減らすことです。

ルーティンワークを自動化させることにより、過剰な労働時間を減らし企業のイメージアップにつながります。

 

業務の可視化

ビジネスの効率化を図る上で最も重要なステップの一つは、不要なタスクを特定して排除することです。

例えば、メンテナンス部門がある会社では、社内のすべてのメンテナンス作業をリストアップし、それらを排除することができます。

排除したメンテナンス作業ごとに、その作業を定期的に行う担当者を決めておくのです。

不必要なメンテナンスタスクをなくすことで、コストを削減し、管理者の仕事量を減らすことができます。

これは、ビジネスの効率性を高めるために必要な重要なステップです。

 

 

ITツールの導入・活用

IT担当者が複数のプロジェクトを同時に進めているケースは珍しくありません。

生産性を最大限に高め、プロジェクトの遅延の可能性を減らすためには、プロジェクトの組織を理解することが重要です。

理解を深めるために、IT担当者はBasecampやTrelloなどのプロジェクト管理ソフトウェアを使用しています。

これらのツールは、プロジェクトを管理し、プロジェクトに関連するすべての情報を把握するために使用することができます。

時間を効率的に管理するために、IT担当者はカレンダーや時間管理ツールを使用します。

これらのツールを使って、IT担当者は、すべてのプロジェクトが必要なときに完了するようにスケジュールを作成することができます。

プロジェクトを正しくスケジュールするために、ITのプロフェッショナルは日々の活動を整理するのに役立つタイムトラッキングツールを使用します。

IT担当者は、プロジェクト管理ソフトウェアに精通していることが不可欠です。

単独のアプリケーションとして使用する場合でも、大規模なシステムに統合する場合でも、すべてのプロジェクトを追跡・管理する必要があります.

 

職場環境の整備

イノベーションと職場環境の改善は、ほとんどの企業が改善しようとしている分野ですが、プロセスの不備によって妨げられていることがよくあります。その良い例が、アメリカにおける残業の問題です。

残業は多くの従業員から嫌われているだけでなく、現金で支給しなければならないため、経済的にも大きな負担となっています。

残業問題に取り組んできた企業は、適切なポリシーやルールを導入することで、職場の効率が上がり、より生産性の高い人材が育つことを実感しています。

 

 

 環境や従業員に合わせた施策を行うことが大切

システムを導入する際には、従業員が新しいシステムを認識しているかどうかを確認することが重要です。

システムを導入するまでに、新しいシステムについて従業員とコミュニケーションをとっておくようにしましょう。

いくら便利なシステムであっても、企業に合わない、また従業員が使いこなせないと意味がありません。

 

 

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