会計システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

会計業務は月末など定期的に忙しくなります。

深夜まで作業をしている企業もあるのではないでしょうか。

そこで会計システムを導入することにより、業務効率化を図り従業員の負担を減らし残業を減らしているケースもあります。

この記事では会計システムを導入するために必要なポイントや注意点を説明していきます。

 

 

会計業務とは

会計業務は、税金の計算、また外部への開示がメインとなるのですがその他にも内部の管理があります。

また売り上げの処理や経費の清算なども広く定義をしたら、会計業務ということになります。

そのため会計業務は、幅広く対応する必要があります。

大企業の場合は、財務や経理と細かくわけて、狭く定義をしているケースもあります。

その場合は、経理は仕分けをさすことになります。

また財務は資金調達など、会計は金額を確認して記録をすることになります。

このあたりは企業によって、会計の業務が異なってきます。

そのため企業の業務にあわせた会計システムを導入する必要があります。

 

 

会計システムとは？

会計システムとは、会計業務に必要な内容をすべて一つのシステムで処理することができます。

また検索もしやすいので、もし万が一間違いを見つけたときでも、すぐに対応することができるのです。

他の在庫管理や勤怠管理などと連携することができるシステムもあり、社内全体的に大きく業務効率化につなげることができるのです。

 

 

会計システムのメリットとは？

それでは会計システムのメリットを説明していきます。

業務効率化につなげる他にも、以下のようにメリットがあります。

• ミスを減らす
• 紙を減らす
• 確定申告が楽になる
• コア業務に集中できる
• 経理担当の残業が減る

 

ミスを減らす

会計業務は手入力をしていると、どうしてもミスが発生します。

特に数字は間違いやすく、時には一桁間違えることも。

会計処理を間違えてしまうと、あとで修正するのが大変であり、手間も時間もかかってしまいます。

しかしシステムを利用することで直接入力が減り、ミスを減らすことができます。また他の従業員もチェックできるので、もしミスがあってもすぐに気づいて対応することができるのです。

 

紙を減らす

書類を使うことが減るため、紙を減らすことができます。

つまり紙代や印刷代金を大幅にコストダウンすることができます。

また紙を管理する必要がなくなるので、保管のスペースを確保する必要がありません。

 

確定申告が楽になる

1年間の会計データがシステムに残るので、確定申告をするのが楽になります。

他にも経費などのシステムと連携することにより、さらに確定申告をスムーズに行うことができます。

 

コア業務に集中できる

会計システムを導入することにより、よりコア業務に集中できるようになります。

そのたま会計ソフトを導入したことが、売上アップにつながるケースもあるのです。

 

経理担当の残業が減る

経理担当の残業が問題になっているケースは多いのではないでしょうか。

しかし会計システムを導入して、経理担当の負担を減らすことにより経理担当の残業を減らすことができます。

また残業が減る分人件費もおさえることにつながります。

 

 

会計システムのデメリットとは？

ここまで会計システムのメリットを説明していきましたが、デメリットもあります。

• システムが企業に合わない可能性も
• 他のシステムと連携できないとかえってマイナス面も

 

システムが企業に合わない可能性も

会計処理の方法は企業によって異なります。

またシステムもさまざまな仕様や機能があるものがあります。

そのため必ずしもシステムが依頼する企業にあうかどうかは限りません。

もしあわないと業務が増えるだけでなく、システムを導入した費用の費用対効果がマイナスになってしまうこともあります。

また規模の小さな企業であれば、エクセルなどで管理をしたほうが、手間がかからずさらにコスト削減になることもあるので、十分にシステム導入のために準備をして、あうあわないの判断も必要になります。

 

他のシステムと連携できないとかえってマイナス面も

企業は仕入れや売上、勤怠管理などさまざまなデータと連携をして会計処理をします。

そのためそれぞれの分野で管理している内容がばらばらだと、かえって手間になってしまうことがあります。

また現在エクセルで管理している場合、システムを導入すると入力が必要になるとその分手間になります。

そのため他のシステムと連携できるのか、また現在のデータを転送できるのかが重要な要素になります。

 

 

会計システムを導入するために必要なポイントとは？

• 導入前に準備をすること
• 中期的、長期的な運用計画を決めておくこと

 

導入前に準備をすること

いきなり会計システムを導入しようとしても、「今までのデータはどうする」「社員への周知は」などとてんやわんやになってしまいます。

またどのようなシステムがよいか、冷静に判断できなくなります。

そのため現在の会計処理の方法を十分に把握して、課題を洗い出し、その課題をシステムによって解決できるかどうかを判断することが重要です。

またシステムの導入が決まったら、従業員に早めに周知しておく必要があります。

早めに準備ができていれば、導入時もスムーズ進めることができます。

 

中期的、長期的な運用計画を決めておくこと

上記にでた課題に対しての対策、また費用対効果に関してもある程度中期的、長期的に目標をたてておくことが重要です。

それに向けて運用計画をたてて、これが実現できるかどうかシステム提供会社と打ち合わせをします。

またシステムを導入したあとも、予定通りに運用できているかどうか効果を測定することも重要です。

この結果によっては今後違うシステムを導入したり、システムの導入自体をやめないといけない可能性もあるのです。

 

 

会計システムを導入するための注意点とは？

• 必ず企業にあうとは限らない
• 他のシステムと連携できないとかえって手間になることも

 

必ず企業にあうとは限らない

会計処理の方法は、企業によってさまざまです。

そのため企業にあうとは限りません。

そのため十分にさまざまな会計システムを調べて、自社に合うかどうかの判断をするようにしてください。

機能はもちろんのことですが、コスト面で効率があるかどうかも、考える必要があるのです。

場合によっては、よりコストがかかってしまうケースもあります。

 

他のシステムと連携できないとかえって手間になることも

会計処理は会計単体で動くわけではありません。

購買や営業の売り上げ、勤怠管理などさまざまな処理が会計処理に係わってきます。

つまり他のシステムを連携えきない場合は、かえって手間になり、費用対効果があがらないケースがあります。

 

 

まとめ

会計処理は月末など定期的に忙しくなります。

毎月に売り上げや経費などをすべて計算して、書類などを準備する必要があります。

数が多いとミスがおこりがちで、ミスを対応するだけでも時間がかかります。

そこで会計処理の情報をすべて管理できる会計システムを使うことにより、ミスを減らすことができさらにミスがあった場合、問い合わせがあった場合でも検索しやすいのですぐに対応できるようになります。

 

 

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