労務管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

働き方改革など、近年労働条件に対する見直しがされています。働き方に大きくかかわるのが労務管理です。

そこでこの記事では労務管理について、また労務管理を扱う労務管理システムについて導入するために必要なポイント、注意点などを説明していきます。

 

労務管理とは

労務管理とは労働者が働くための環境や労働条件など全般的に管理をする仕事をいいます。

安全面やモチベーションアップなど、労働者にスムーズに業務できるようにさまざまな対策をする仕事です。

人材は企業によって重要な資産であると感がられており、重要な仕事内容です。また多くの労働法にかかわる仕事でもあります。

そのため労働基準法や労働契約法、男女雇用機会均等法などのさまざまな法律にも詳しい必要があります。

近年では長時間労働による過労死や、適正な給与の支払いがされていないまた休みがとれていないなどの問題が多く、労務管理が管理する内容は幅広いのです。

 

労務管理システムとは？

労務の業務は、勤怠管理、給与計算そのほかにも多くの書類を作成する必要があります。

そのため従業員が在籍していればいるほど、管理量が増えることになります。労務管理者に負担を減らすために開発されたのが労務管理システムです。

また労務管理システムの多くが電子申請に対応していることから、システムで管理している内容でそのまま申請することができるのです。

 

 

労務管理システムのメリットとは？

上記に説明した内容以外の、労務管理システムのメリットは以下のようになります。

それぞれ詳しく説明していきます。

• 業務の効率化
• クラウド型なら場所を選ばず
• リアルタイムで勤務状況を確認できる
• 法律が改正されたときも対応可能

 

業務の効率化

システムでまとめている内容をそのまま電子申請できるので、手続きをスムーズに行うことができます。

そのため受領される時間も早くなり、労働者にとっても満足度があがります。

 

クラウド型なら場所を選ばず

新型ウイルスコロナの影響で、在宅ワークをするケースが増えています。

労務担当もクラウド型のシステムを導入することで、自宅からでも入力が可能になります。

また外出先からスマホやタブレットを使って入力も可能であるため、入力のためだけに会社に戻る必要がなくなります。

このため労務管理担当者の残業時間対策にもなるのです。

 

リアルタイムで勤務状況を確認できる

長時間労働が問題になっている今、リアルタイムで各従業員の勤怠状況を管理できるのはメリットです。

例えば月中ですでに残業が増えている場合、調整してもらうなどの対策をすることができます。

また勤怠状況を分析し、業務効率化や一人ひとりの負担に対しての見直しをすることができます。

 

法律が改正されたときも対応可能

労働法など勤怠関連の法律は、頻繁に変わります。

毎度修正されるたびに労務担当は管理方法を変えないといけないので、大きな負担になっているのが現状です。

しかしシステム化しておくと、自動的に新しい法対応ができるようにアップデートされるので、負担を減らすことができます。

また自動的に変更されるので、間違った管理をすることもありません。労務管理者はシステムにしたがって入力していけばいいだけなのです。

 

 

労務管理システムのデメリットとは？

ここまで労務管理システムの特徴やメリットを説明していきましたが、以下のようなデメリットもあります。

導入する前にデメリットも理解しておくようにしてください。

• システムが勤務形態に合わない可能性がある
• コストがかかる

 

システムが勤務形態に合わない可能性がある

勤務形態は企業によってばらばらです。

派遣社員のほうが多いケース、出向社員が多いケース、24時間で3交代制のケース、フレックスタイムを導入しているケースなど勤務時間帯や給与計算方法などがばらならな場合もあるのです。

そのため労務管理システムによっては、勤務形態に合わないケースもあります。

また就業規則も企業によって異なるため、カスタマイズしても対応しきれない可能性もあります。

 

コストがかかる

料金の安いクラウド型だと、カスタマイズがあまりできないので上記のように対応できないケースがあります。

オンプレミス型であれば対応可能ですが、初期費用がかかってしまいます。

また会社の規模によっては、労務管理システムを導入するほうがコストがかかることがあります。

導入するまえに、システムを導入する前と、したあとで1年間にかかる費用を比較することが必要です。

システムを導入すると、従業員の負担が減ることにより残業代が減る、紙代が減るなども含めてシミュレーションをすることが重要です。

それでも明らかにコストがあがるようであれば、あまりおすすめできません。

しかし多少コストが上がっても、従業員の負担をへらすことを重要視する考え方もあります。

従業員を大切にすることは、長い目でみたら売上が上がるなど利益につながるケースがあるのです。

 

 

労務管理システムを導入するために必要なポイントとは？

労務管理システムを導入する際に、気を付けたいポイントを説明していきます。

• 導入の準備をしっかりとすること
• 勤務形態にあったシステムを導入すること

 

導入の準備をしっかりとすること

さきほど説明したコストのシミュレーションの他に、導入時にシステムを扱う会社に現在の状況や課題、システムに何を求めているかなどを伝えることが必要です。

目的などがはっきりしていないと、どのような提案をしていいのか困ってしまい、思ったようなシステムを導入することができません。

またシステムの導入目的がはっきりしていないと、導入効果があるのかもはっきりさせることができません。

導入後は定期的に、効果測定をするのですが目的が不明だと効果測定もあやふやになります。

 

勤務形態にあったシステムを導入すること

さきほど勤務形態にあったシステムがないと説明しましたが、システムをうまく使うためには勤務形態に合っていることが必須です。

カスタマイズで対応できる場合もあるので、前もって説明をするとよいでしょう。

 

 

労務管理システムを導入するための注意点とは？

最後に労務管理システムを導入するための注意点を説明していきます。

• セキュリティ面に注意
• 使いやすいシステムを導入することが大切

 

セキュリティ面に注意

労務担当者は多くの個人情報を扱うことになります。

そのためセキュリティが充実しているシステムを選ぶことが必要です。

個人情報が漏洩してしまうと、従業員だけでなく会社としての信頼を失ってしまいます。

また場合によっては、営業が続けられなくなるケースもあるのです。

どのようなセキュリティ対策をしているかは、前もってシステム管理を扱う担当者に確認することが重要です。また個人情報を扱うシステムの実績が多い会社を選ぶことをおすすめします。

実績がすべてではないですが、業者を選ぶ時の参考材料の一つとなります。

 

使いやすいシステムを導入することが大切

これは労務管理だけでないのですが、使いやすいシステムであることが一番重要です。

つかいづらいシステムだと、かえって手間がかかってしまい時間がかかります。またミスが発生する可能性もあります。

使いやすいシステムだと新しい人が担当になっても、引継ぎが楽になります。

これまでの情報がすべてわかるので、引継ぎもしやすいのではないでしょうか。

 

まとめ

労務管理は労働者が業務に集中しやすい環境を作るのが仕事です。

賃金や就業時間、安全対策、健康管理などさまざまな業務をします。

また労働法など法律にも大きくかかわることであり、勉強することも多いです。

そこで少しでも負担を減らすために、労務管理システムが導入されているケースが多いです。

使いやすいシステムを選ぶことが重要で、また個人情報を多く扱うためセキュリティ面でも注意する必要があります。

 

 

開発のITパートナー探しをされるのであれば

開発のITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。

以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。