入退室管理システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

勤怠管理システムを利用するときに関連するのが入退室管理システムです。

また会議室など予約をして共用している場合、誰がいつ使ったか管理できるような使い方もできます。

この記事では入退室管理システムを導入するために必要なポイント、注意点を説明していきます。

 

 

入退室管理が必要な理由とは

昨今、有名企業の情報漏えい問題が世間を賑わすことが増えてきています。

そこで企業には、情報漏えい対策を行う必要性が迫られています。

 

オフィスの入退室管理を強化する必要性

企業は、従業員から収集した情報をどのようにして保護すればよいのでしょうか。

個人データウェアハウスの作成、定期的な監査を伴うセキュリティポリシーの設定、データを安全で隔離された環境に保管すること、会社のデータを安全な集中データベースに保管することなど、いくつかの方法があります。

データは貴重なものですが、ハッカーに盗まれたり、事故でデータが流出したり、データがハッキングやデータブリーチの対象になることも少なくありません。

したがって、データを管理・保護するシステムを構築し、すべてのデータが法的に準拠した安全な方法で使用されるようにすることが非常に重要です。

暗号化やクラウドストレージの利用は、データの保護やデータの完全性の確保に役立ちます。

 

 

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、部屋を使った入退室や現在の利用状況、勤怠管理システムと連動して使うなどさまざまな使い勝手があります。

入退室管理システムは、さまざまな用途とニーズに対応した豊富な種類があります。

• 暗号認証、非接触型ICカード、生体認証などによる多様な認証システム
• ドアや窓の施錠忘れを検知する通知システム
• 侵入者をキャッチする通報システム

最高のセキュリティを得るためには、侵入者からデータを守ることが重要です。

データを安全に保つためには、情報の保存とアクセスに適切なセキュリティ対策を採用する必要があります。

データセンター・マネージャーは、データを保護するために、データ・セキュリティおよびセキュリティ管理ツールを活用することができます。

入退室管理システムの主な機能は以下の3つが挙げられます。

• 人の出入りを制限する
• 人の出入りの履歴、分析
• 侵入者の監視

入退室管理システムの主な機能は、許可されていない人が目的の部屋に入ることを不可能にすることです。

この機能を実現するためには、対象となる部屋に人や物が出入りするのを監視するシステムを導入する必要があります。

万が一、許可された時間を超えて人や物が部屋に残っていることが判明した場合、システムは自動的に対象の部屋を閉鎖する必要があります。

入退室管理システムは、可能な限りシンプルに設計されているべきでしょう。

 

入退室管理システムには2つの基本的な種類があリマス。

いずれも「最小特権の原則」と呼ばれる基本原則に基づいています。

最小特権の原則は、アクセスコントロールシステムが不正アクセスを防ぐために使用する最も基本的なものです。

最少特権の原則は、人間の知能の限界を認識することに基づいています。

正しい情報を持っている人は、部屋がロックされていない限りアクセスできません。

 

 

入退室管理システムのメリット

入退室管理によって人の出入りを把握することで、企業にとっては以下のようなメリットがあります。

• セキュリティ強化
• 内部不正の抑制
• ほかのシステムと連動も可能

 

また、オフィス関連のトラブルで最も多いものといえば、2つのタイプがあります。

侵入トラブル

オフィスのセキュリティシステムは不正な侵入を防ぐように設計されています。

しかし、一部の従業員は物理的なセキュリティ装置を回避しようとします。

 

データ盗難の問題

オフィスのセキュリティ機構は、十分な冗長性を考慮して設計する必要があります。

どの社員がアクセスキーを持っているのかを知る方法がないと、リスクが高まります。

セキュリティ・ソリューションは、通常、ハードウェアではなくソフトウェアで提供されます。

セキュリティ・ソフトウェアの設計は、特定の環境に合わせて行う必要があります。

セキュリティ・ソフトウェア製品は、物理的なセキュリティから従業員のアクセス・コントロールまで、オフィスやビジネス環境のさまざまなセキュリティ・ニーズに対応することができます。

入退室管理ソフトウェアは、オフィスへの入退室を管理したり、従業員の入退室を監視したりするためのソフトウェアパッケージです。

セキュリティを意識したシステムは、ハードウェアとソフトウェアを組み合わせたシステムです。

 

 

入退室管理システムのデメリット

• 紛失やなりすましのリスク
• スマホを使った場合のリスク

入退室管理システムは、紛失をした場合他の人が入ってしまうリスクがあります。

またなりすましをして、第三者が入社することもありえるため十分に注意をする必要があります。

またスマホを使った入退室管理システムの場合は、スマホが故障した場合、またハッキングされた場合にリスクがあります。

 

 

入退室管理システムを導入するためには

記録を残す理由は、答えるのが難しい質問の一つかもしれません。業界によっては答えが明確な場合もありますが、判断できない場合もあります。

企業の従業員の多くは「遠隔地」にいるため、記録に「物理的」にアクセスすることはできません。

したがって、これらの人々の記録をどのように保管するかを理解することが重要です。

それらを踏まえて入退室管理システムの導入を検討する必要があります。

 

 

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