電子契約を推進する開発パートナー選びのポイント
「電子契約」という用語を聞いたことがありますでしょうか？「電子契約」はインターネット環境・イントラネット環境を介して契約する仕組みのことです。
紙媒体の契約と異なり契約までに時間が要しません。
インターネット環境・イントラネット環境で完結するため、近年は注目を集めています。
「電子契約」は、2018年ごろから急拡大し始めました。
感染症拡大の影響で在宅勤務・テレワーク勤務・リモートワーク勤務が広がりをみせていることと、2022年1月から改正電子帳簿法が施行されたとことに伴い注視されています。
これから「電子契約」の基礎知識、メリット・デメリットなどを紹介していきます。
目次
１．電子契約とは何か？
「電子契約」は、今までの紙媒体による契約書から、電子データ上で契約を結ぶ方式のことです。
社判・実印の等の印鑑の代わりに電子署名を活用する・契約書の改竄防止証明のためにタイムスタンプ（電子署名を行った日時・時刻に電子文書が存在していたことと、安全性を証明するデジタル印鑑のことです。）を設定・配置して電子データの契約書として保存する仕組みです。
契約書用紙と印鑑（印鑑証明書を含みます。）が不要となり、インターネット環境・イントラネット環境上の取引で契約を完結させることができる仕組みです。
２．電子契約の種類
「電子契約」の種類を紹介します。
「電子契約」は「当事者署名型」「事業者署名型（立会人型）」の2種類があります。
「当事者署名型」は契約する当事者が電子署名を行う仕組みです。
「事業者署名型（立会人型）」は電子契約サービス事業者が電子署名を行う仕組みです。
電子署名は、今までの紙媒体による契約書等をデータ化した電子文書に対して付記される署名のこといい、契約内容が改竄されていない証明する機能です。
「当事者署名型」は、電子契約サービス事業者から電子証明書のファイルを発行してもらう必要があります。
「事業者署名型（立会人型）」は、eメール認証で本人確認をすることができます。
近年は「事業者署名型（立会人型）」が手軽に導入可能性であることから普及しています。
紙媒体による契約書と電子契約データの相違点は下記表のとおりです。
項番 項目 紙媒体の契約書 電子契約データ
- 押印 印鑑・印影 PDF等の電子データ媒体
- 本人証明 印鑑登録証明書 電子署名
- 改竄防止証明 契印・割印 タイムスタンプ
- 書類の管理 書棚・書庫・貸金庫 サーバー機の電子データ媒体
- 印紙 契約額に応じた印紙 不要
以上のように、紙媒体の契約書と異なり、電子契約は実本がありません。
印刷コスト・印紙費用がかからないことが特徴です。
但し、セキュリティー面の懸念があり得ます。
３．電子契約が注目される背景
「電子契約」が注目される背景を紹介します。
日本政府がデジタル化をすすめています。
行政手続きをワンストップで提供すること、ペーパーレス化、文書改竄防止を目的にデジタル庁を開庁しました。
行政手続きがデジタル化することで、民間企業・団体等はデジタル手続き・デジタル申請をすることに変遷していきます。
そのため、デジタルトランスフォーメーション（DX）が推進されるなかのひとつの機能として「電子契約」が注目されています。
また、2018年に日本政府は「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」が発表しました。
2022年1月に「改正電子帳票法」が施行されたことで、デジタル化・電子データ化が普及されるようです。
さらに、新型コロナウイルス感染症対策で、政府は企業・団体は在宅勤務・テレワーク勤務・リモートワーク勤務の要請をしたことで、「電子契約」の仕組み導入を後押ししたようです。
４．電子契約の仕組み
「電子契約」の仕組みを紹介します。
第1に「電子署名」技術が採用されています。
「電子署名」は、法務省・デジタル庁の電子認証局から発行される「電子証明書」を用いています。
署名や捺印などの電子化を実現しています。
また、「電子証明書」の発行は、国の認定事業者・電子契約サービス企業です。
第２に「公開鍵暗号方式」による安全対策が施されています。
「電子契約」の「公開鍵暗号方式」技術は、送信元が公開鍵（誰でも取得できる鍵）でメッセージやデータ送信をして、受信先が秘密鍵（受信先だけが取得できる鍵）で暗号を解いて、メッセージ・データを開く仕組みです。
秘密鍵によって、犯罪集団からメッセージ・データの盗難・搾取される気遣いが不要です。
５．電子契約のメリット
「電子契約」のメリットを紹介します。
第１に紙媒体に関わる費用削減が実現できます。
「電子契約」はインターネット環境・イントラネット環境上で実行されます。
そのため、紙媒体に関わる費用が削減できます。
紙媒体に関わる費用とは、①用紙代、②コピー費用、③インク代、④封筒代、⑤郵送費用、⑥印紙代があげられます。
それぞれの契約書に関わる費用は僅かなものですが、月間・年間で積み上げると大きな費用削減になります。
また、印紙代は契約金額によって変動します。
数万円の印紙費用がかかることがあります。
印紙代費用削減は大きな金額になるでしょう。
第２に業務効率化につながります。
紙媒体による契約書は、印刷・製本・印紙貼付・押印・割印・郵送等の手作業が必要でした。
紙媒体による契約書を郵送・回収するためにリードタイムやタイムロスが生じることがあります。
しかし「電子契約」はeメールによるメッセージ送受信で実行できますので、タイムリーに業務効率が図れます。
第３にコンプライアンス（法的順守）の強化で実現できます。
紙媒体の書面契約は紛失等のリスクがあり得ます。
「電子契約」は紛失することがないので、コンプライアンスの強化が実現できます。
６．電子契約のデメリット
「電子契約」のデメリットを紹介します。
第１に契約先・取引先との合意が必要です。
「電子契約」は発注者・契約先が合意することで成立します。
近年のIT技術の進化と普及にともない、eメールや契約書を閲覧するアプリケーションを導入していない企業・団体はないようですが、事前に合意することが前提であることを認識しておきましょう。
第2にセキュリティーリスクがあります。
前章で紹介しましたが「電子契約」は、「電子署名」「公開鍵暗号方式」技術が採用されています。
しかし、犯罪集団によるサイバー攻撃・ランサムウェア侵入の可能性が皆無になったとは言い切れません。
「電子契約」の仕組みを導入するときは、インターネット環境・イントラネット環境の出入口に不正攻撃・侵入を防御するセキュリティーの仕組みを導入することが大切です。
７．電子契約に関する法律
「電子契約」に関する法律を紹介します。
第１に「電子署名法」です。
「電子署名法」は2000年に施行されました。
これから紹介する要件が必要になります。
①電子文書に電子署名が付与されていることです。
②電子署名が本人（電子文書の作成名義人）の意思で付記されたものであることです。
第２に「電子帳簿保存法」です。
「電子帳票保存法」は1998年に施行されましたが、2022年1月に「改正電子帳票法」が施行されました。
「改正電子帳票法」では、デジタル化をすすめるために、規制が緩和されています。
緩和内容を紹介します。
①電子契約導入の承認制度が廃止されます。
改正される前までは、電子契約の仕組みを導入するとき、導入の３か月前までに所管の税務署長の許可が必要でした。
改正後は不要になりました。
②タイムスタンプ要件が緩和されました。
作成した電子契約データに３営業日以内にタイムスタンプを付記する規則でした。
改正後は２か月以内に付記するようになりました。
③検索要件が緩和されました。
改正される前までは、検索条件に取引日付・勘定科目・取引金額の設定が必須でした。
改正後は、取引日付・取引金額・取引先の条件設定になります。
８．電子契約を推進する開発パートナー選びのポイント
「電子契約」対応は、企業・団体が導入している基幹システムの開発パートナーに相談してみることをお勧めします。
大手電機メーカー、ITベンダー企業は基幹システムをする部門以外に「電帳法・電子契約」をサポートする担当エンジニアが常駐しています。
現行の基幹システムを導入した開発パートナーの営業担当や開発プロジェクトマネジャーに相談してみましょう。
また、企業・団体が導入している基幹システムの経理・財務・会計サブシステムには、電子帳簿保存法に対応しているケースが多いと思います。
現行のシステムに「改正電帳法・電子契約」機能が組み込まれているケースがあります。
現行の基幹システムを導入した開発パートナーの営業担当や開発プロジェクトマネジャーに確認してみましょう。
まとめ
「電子契約」導入により、業務効率化・経費削減のメリットがあります。
しかし、電子署名・公開鍵暗号方式の規定があるだけで、セキュリティー対策が保障される仕組みではありません。
企業・団体が導入している基幹システムを含めたセキュリティー対策を万全にした環境下で「電子契約」導入しましょう。
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