システム導入をするリスクとは

すべてのシステムを効率的に導入できるわけではありません。

新しいものではエラーが発生しやすいものもあります。

また、オーバーヘッドが大きいシステムもあります。

そのため、新しいシステムを導入する際には、まずデータの管理や運用方法を適切に行う必要があります。

新しいプロセスを導入することで、ビジネスの運営に悪影響を及ぼすエラーが発生する可能性があります。

例えば、ビジネスの会計処理方法を変更しなければならない場合、これを実現する方法はいくつかあります。

最も良い方法は、段階的に変更を実施することです。

最初の段階では変更を実施し、その変更が実施された後に、他の変更を追加または修正することができます。

これにより、プロセスの全体的な複雑さを軽減することができます。

 

 

システムの導入に失敗する理由とは

失敗は、時間がないことでも起こります。

新しい機能を追加したり、既存の機能を改善したりしたいという思いから、プロジェクトが遅れてしまうことがあります。

この遅延により、プロジェクトの実施が遅れてしまうことがあります。

このような可能性があることを念頭に置き、時間をかけて効果的にシステムを導入できるようにすることが重要です。

システム導入にかかる時間を考慮して準備をしてください。

また、技術の不足による失敗もあります。

システムを効果的に導入する能力は、なかなか得られないものです。

そのため、プロジェクトのある部分を維持することができない人が増えてしまいます。

システムを導入する能力が低いと、プロジェクトが遅れたり、中止になったりすることもあります。

 

導入の目的や効果を考えていない

マネジメントシステムが導入されたら、マネジメントチームは、その運用を検討し、システムが最適な状態で運用できるかどうかを判断する機会を持たなければならない。

これは、システムを評価し、そのシステムが企業のニーズに応えられるかどうかを判断するための重要なステップです。

これは、システムの運用を改善するための最初のステップです。

次のステップでは、企業はシステムの目標を設定し、それを実行するための手段を設定しなければなりません。

システムの目標が設定されたら、それを実行するための手段を設定する必要があります。

例えば、従業員のパフォーマンスを監視する新しいシステムを構築する場合、各マネージャーは、そのシステムのパフォーマンスを測定する手段を決定しなければなりません。

 

自社に適していないシステムを導入した

いくら便利なシステムであっても、自社に適しているシステムでないとかえってコストがかかったり、業務が進まないことがあります。

従業員がなかなか使い方を覚えられないようなシステムのもおすすめできません。

システムの利用になれるだけで時間がかかってしまいますし、従業員が新しく入るたびにまた時間がかかります。

システムを提供する業者に、企業の課題を説明してシステムがその課題を解消できるかどうかをよく話すことが重要です。

また業者とコミュニケーションをとれないようでも問題です。

 

企業に導入できる環境が整っていない

マネジメントシステムとは、企業経営のための仕組みを提供するシステムのことです。

また、有用な使い方をすれば、企業の経営状態を改善することもできます。

しかし、経営陣が生産管理システムのメリットを理解しておらず、導入に協力的でない場合は、導入が失敗する可能性が高くなります。

また、製品を生産する担当者の意見を聞かずに、会社の意向に沿って無理やり生産方式を変えてしまうと、従業員のモチベーションや満足度が著しく低下してしまいます。

場合によっては、そのような対応の甘さから人材が離職してしまうことも予想されます。

マネジメントシステムを導入するためには、経営陣、各部門、現場の担当者が理解と関心を持つことが重要です。

ちなみに、単にスペックの高いシステムを選ぶのではなく、そのようなシステムでなくてもいいのです。

 

導入しただけで終わってしまう

新しいシステムを導入する必要がある場合、どうすればいいのでしょうか？導入を始める前に知っておくべきことはたくさんあります。

まず最初に自分自身に問いかけるべきことは準備をしっかりとできているかどうかということです。

準備ができたら、新しいシステムの詳細なシミュレーションを作り始めるべきです。

これだけのことをできていれば、導入しただけで終わってしまうということはないでしょう。

 

システムは100％ではないことを理解する

ビジネスのシステム化を避けるためには、システムがどのように導入されるのかを知る必要があります。

システムを導入する前に、そのシステムがどのように使用されるのかを知る必要があります。

そして、そのシステムが必要かどうか、実現可能かどうかを判断しなければなりません。

システムを導入したら、システムは100％思い通りに動かないことがあることを理解しなければなりません。

ビジネスを成功させるためには、これらのシステムをしっかりと維持する必要があります。

ハッキングされたり、ビジネスに損失を与えたりする恐れがあることを認識しておくことが重要です。

また、システムは定期的なメンテナンスやアップグレードが必要です。

これは、システムを維持することが難しくなってくるからです。

最新のテクノロジーに対応するための準備が必要になります

 

 

システム導入するリスクとは

システムを導入するには、以下のようなリスクもあります。

これらのリスクまで十分に考慮して導入をする必要があります。

 

不正アクセスやサーバダウンなど

外部からの不正アクセスにより、個人情報が漏洩する可能性があります。

また従業員が外部に情報をもらすなど、人為的ミスがある可能性もあります。

このようなことがないように、十分対処をしておく必要があります。

またサーバーダウンなどハード面でのトラブルに対して、よくシステム導入会社と話し合い保守面の確認をすることが大切です。

 

自然災害でのダメージ

地震や火災によって、システムがとまってしまいデータを失ってしまう可能性がゼロではありません。

こちらのケースも同じように、マニュアルなどを作り対処方法を従業員に周知しておく必要がありません。

また普段からバックアップをとっておくなどの対応が必要です。

 

 

システム管理基準とは

システム管理基準は以下のように、経済産業省にて指定されています。

「(1)  情報システム部門長は、自然災害等のリスク及び情報システムに与える影響範囲を明確にすること。

＜主旨＞情報システム部門長は、情報システムにかかわる災害時、テロによる破壊行為発生時及びサイバー攻撃の情報システムの対応策を具体化するため、地震、洪水、テロ及びサイバー攻撃等のリスク及び情報システムに与える影響範囲を明確にする必要がある。

＜着眼点＞

①  自然災害は、すべて想定するとともに、テロ等による破壊及びサイバー攻撃も含めていること。

②  被災の規模は、業務継続が困難となる規模を含めて想定していること。

③  被災の想定は、地理的、組織的､物理的及び業務的視点から検証していること。

④  想定した影響範囲について、将来を考慮していること。

⑤  事業継続に関わる情報セキュリティ管理基準の該当事項を参照し確認すること。

(2)  情報システム部門長は、情報システムの停止等により組織体が被る損失を分析すること。

＜主旨＞情報システム部門長は、情報システムに係る被災の程度に応じた業務の復旧の重要性及び緊急性を明確にするため、情報システムの停止等によって組織体が被る損失について利害関係者を入れ、分析する必要がある。

＜着眼点＞

①  情報システムの停止及び機能縮退によって組織体が被る損失を分析する対象範囲には、影響を受ける業務を網羅していること。

②  利害関係者の合意を得ること。

③  損失の分析は、組織体の損害及び社会的損害を明確にしていること。

④  業務の復旧の重要性及び緊急性を明確にしていること。

⑤  事業継続に関わる情報セキュリティ管理基準の該当事項を参照し確認すること。

(3) 情報システム部門長は、業務の復旧許容時間及び復旧優先順位を定めること。」

引用：経済産業省

以上のように自然災害などさまざまな原因により、さまざまなリスクがあります。

リスクがあった場合どのように対処するべきかをマニュアルなどを作成しておく必要があります。

マニュアルがあるのとないのでは、実際に自然災害などにあったときの被害の大きさが異なってきます。

 

 

まとめ

業務をシステム化すると効率化が図れる反面、デメリットをどうやって上手くカバーしていくかが大きな課題となります。

やはり最終的にたどり着くのは綿密な打ち合わせと計画でしょう。

同じ規模の企業でシステム化している経営者や従業員に、直接意見を聞いてみるのも良い参考になります。

費用がかかることなので、費用対効果を見極めながら適宜軌道修正し、安定するまでは何度も利用者の意見を聞きつつ、改善案やシステム化の範囲を変えていくと徐々に上手く業務がシステム化していきます。

ただ単に有名なシステムだから導入するという安易な考えではなく、企業に合ったシステムを使いましょう。

 

 

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば

システム開発のITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。

以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。