業務システムを導入するために必要なポイント、注意点とは？

業務管理は文字通り業務の実効性の管理ですが、従業員が仕事に費やす時間を認識することで、仕事の作業をより正確に測定する必要があります

従業員が仕事にどれだけの時間を費やしているかを推定することは可能で、それらを行うことで業務の効率化などを図っていくことができます。

日々の業務を把握し、意思決定のプロセスに役立てることで効率的な業務運営を行うことができます。

 

 

業務システムとは？

業務システムとは企業が日々のビジネスを効率的に運営し、自信を持ってビジネス上の意思決定を行い、効果的なコミュニケーションを行うためのシステムです。

主に以下のようなシステムがあります。

• 営業管理システム
• 販売管理システム
• 購買（発注）管理システム
• 在庫管理システム
• 生産管理システム
• 会計システム
• 税務申告システム

 

 

業務システムのメリットとは？

業務システムでは以下のようなメリットがあります。

• 業務の効率化につながる
• 管理データの品質を保てる

 

業務の効率化につながる

業務システムを導入することで、正確でスピーディーな処理が可能になり、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

もちろん、紙の書類を保管するためのスペースも節約できます。

また、業務システムはゼロから構築されることが多いため、企業のビジネスニーズに最適なオーダーメイドのシステムを作ることができます。

最後に、ビジネスシステムを導入することは、優秀な従業員を確保する上で有利になります。

システムを導入しておけば、ある人が別のポジションに移ったときに、その人の職歴がファイルに残らなくなります。

そして、次のポジションに再応募してもらうことができるのです。

もちろん、そのためには誰もがアクセスでき、使いやすいシステムが必要です。

また、ビジネス・システムを導入することで、従業員がお金を稼ぐ手段を提供できるというメリットもあります。

携帯電話やパソコンにダウンロードできるソフトウェアパッケージなど、物理的な製品だけでなく、デジタルサービスも販売することができます。

これにより、従業員は自分の製品を販売することができます。

 

管理データの品質を保てる

ビジネス・システムとは、数字やテキストファイルといった単純なものではなく、データを管理するための方法です。

ビジネス・システムの例としては、会計システム、在庫システム、財務システムなどがあります。

これらをシステムで管理することでデータの品質を保つことができます。

 

 

業務システムを導入するための注意点とは？

最初に注意すべき点は、業務システムが現在の業界標準に適しているかどうかです。

これは、業務システムが、ビジネスプロセスや業界標準に適合していなければならないからです。

業務システムに互換性がなければ、その業務システムを適切に使用することは困難です。

そのため、業務システムが自社の現在の業界標準に適合しているかどうかを確認します。

その上で以下の確認を行います。

 

業務フローを洗い出し、可視化する

業務フローを洗い出すために情報を収集したら、必要な情報をデータベースに集め、作業を開始し、情報を後々まで役立てるためには、理解しやすい形に整理する必要があります。

ビジネスフォームを作成し、それを使って必要な情報を集め可視化を行います。

ある程度の可視化が行えないと業務におけるフローが煩雑になっていることですので、システム導入の障壁は上がります。

 

業務における課題を明確にする

各人のタスクを明確かつ簡潔に設定し、適切な人物に割り当てる必要があります。

これらのタスクはできるだけ短くしますが、チームがプロジェクトを理解するのに十分なほど詳細でなければなりません。

プロジェクトに一連のタスクがある場合は、チームメンバーがすぐにプロジェクトを把握して実行できるように、タスクを分割する必要があります。

各人がプロジェクトを理解し、なぜそれを行うのかを理解する必要があります。

 

システムの提案依頼書（RFP）を作成する

RFPは、プロジェクトの目的とその達成方法を定義するために必要です。

この文書には、システムで使用するソフトウェアや、貴社が取り組むビジネス上の課題について、明確で簡潔な情報が記載されます。

また、システムの要件や、システムを導入するベンダーも明らかにします。

業務システム導入要件書は、システムオーナー、ビジネスアナリスト、ソフトウェアアーキテクトなどの業務システムチームが作成する必要があります。

ビジネスシステム実装要求文書は、その正確性を確保するために、システム管理者がレビューし、承認する必要があります。

 

まとめ

業務システムと非常に幅広い定義ですが共通的に言えることはフローの整備を行い、可視化し、プロセスを明確にすることです。

システムの導入にあたってはフローでのトラブルを整備していくことが非常に重要となります。

人に依存しない形での業務の取りまとめを行い、整備していくことで企業の発展に貢献することも大きいでしょう。

システム化はそのためのステップと言えます。

 

 

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