DXでの業務効率化へのポイント
多くの企業が抱えている問題である業務効率化。
現在では、在宅ワークなどの働き方改革が浸透しており、今後ますます業務の効率化が重要視されます。
DX推進のために必要になる、優秀な人材の確保や維持にも働き方改革への取り組みが大切です。
この記事では、業務効率化と何か、取り組む際のポイントやツール・システムの活用方法を紹介します。
目次
DXでの業務効率化とは？
業務効率化とは、日常業務の不要な部分を見つけ出し、減らして改善することです。
DXでは、いかにコア業務へ人員を避けるかが重要になります。
業務効率化により、無駄な作業をなくすことでコスト削減だけでなく、従業員のリソースを確保を確保できるため、生産性の向上も図れるでしょう。
ただ、業務効率化は1つの手段であり目的ではないため、何のために業務効率化に取り組むか把握することが大切です。
DXにおける業務効率化に取り組む際のポイント3つ
業務効率化に取り組む際のポイントは以下の3つです。
- 不要な業務を見つける
- 基準を決める
- 業務効率化ツール・システムの導入
ビジネスモデルを変革し、既存商品やサービスを変化させるDXではデジタル技術やIT化が重要になります。
いかに生産性のない業務を改善できるかが、企業の売上や成長速度に大きく関係するでしょう。
では、業務効率化に取り組むポイントを解説します。
不要な業務を見つける
業務効率化の基本は、無駄な作業をなくしシンプルで簡単に改善することです。
業務を改善するにはまず、不要な作業や工程を見つける必要があります。
問題を可視化するために、現状の作業や工程を具体的に書き出しましょう。
たとえば、作業時間や作業工程に使用するツールやシステム、業務に携わる人数などです。現状を洗い出せば、ノンコア業務や生産性の低い業務がはっきりと分かるでしょう。
見つけ出したノンコア業務に、ツールやシステムを導入すると効率化しやすいです。
基準を決める
基準を決めず、ただコストや時間を削減しようとすると必要な作業までなくしてしまう可能性があります。
そのため、業務をおこなうことで、「何が生まれ、誰のためになるのか」を判断し、不要な作業とそうでない作業の基準を決めることが大切です。
基準以外にも業務を改善するには、1カ月あたりに削減できる残業時間や会議時間など明確な目標を立てましょう。
目標を数値化すると、改善できているか体感できるため、会社全体の認識が深まります。
業務効率化ツール・システムの導入
ツールやシステムを導入することで、業務にかかる時間を短縮できたり、不要な業務をなくせたりできます。
特に業務効率化を目指す企業が導入しているツールやシステムは、「ビジネスチャット」とグループウェア」です。
ビジネスチャットとは、社内の情報共有やタスク管理をサポートするシステム。
グループウェアとは、ビジネスチャット同様に、さまざまな機能を利用して作業を効率化できるソフトウェアです。
ツールやシステムを導入する際は、自社の課題に合った適切なものか正しく判断しましょう。
DXでの業務効率化に向けたツール・システムの活用方法
ツールやシステムを導入したくても、どのように活用すればイメージできないと不安ですよね。
そこで、業務効率化に向けたツール・システムの活用方法を2つ紹介します。
さまざまなデジタル技術を活用するDXでは、使用するツールやシステムの種類が多いです。
悩んでいる問題を解決できる、自社に合ったものを選びましょう。
Web会議
Web会議ツールを利用すると、地方にいる優秀な人材を効率的に見つけることができます。
地方に住んでおり、本社から遠いと移動時間やコストが多く必要です。
しかし、Web会議ツールでは離れていても面談ができるため、無駄な時間やコストを削減でき、地方にいる優勝な人材にもアプローチできます。
Web会議の導入は、企業側と求職側のどちらにも大きなメリットがあるでしょう。
クラウドサービスを利用
ネットに接続したサーバーが提供するサービスを、ネット経由で利用できるクラウドサービスでは、働く場所を選びません。
従来では、顧客の重要な情報や書類は会社に保存してあったため、出社する必要がありました。
しかし、ネットさえ接続していたら、どこにいてもデータを共有できるクラウドサービスにより住宅ワークも可能です。
自然災害や新型コロナウイルスなどの対策に、多くの企業がクラウドサービスを導入しました。
ツールやシステムの導入は業務が効率化するだけでなく、働き方改革に繋がります。
DXでの業務効率化に向けてITパートナー探しをされるのであれば
業務効率化に向けてITパートナー探しをされるのであれば「システム開発コンシェルジュ」で是非ご相談いただければと思います。
以下のフォームより開発でご相談いただきたい内容などご相談ください。
